内部办公自动化(OA)系统的管理及质量提高

赵艳阳

南阳医学高等专科学校第一附属医院

内部办公自动化(OA)系统的管理及质量提高

赵艳阳

南阳医学高等专科学校第一附属医院

本文阐述了办公自动化系统在企事业单位信息系统中的重要性，分析了目前广泛应用的办公自动化系统常见的缺点和弊病，明确了评价内部办公自动化系统质量的各种指标，提出了有针对性的提高内部办公自动化质量的方法。

管理信息系统；办公自动化；办公自动化常见弊病；提高办公自动化质量

This paper introduces the office automation system in enterprises information system importance, analyzes the present widely used office automation system common faults and shortcomings, the evaluation of the inner quality of various indicators of office automation system.Puts forward the improving internal office automation quality method.Keywords

management information system; office automation; office automation is common malady; improve the quality of office automation

管理信息系统（Management InformationSystem，简称MIS）是由人和计算机网络集成，能提供企业管理所需信息以支持企业的生产经营和决策的人机系统。内部办公自动化系统（Office Automation System，简称OA）则是其在实际应用中的重要组成部分。因为面向组织的日常运作和管理，因而是员工及管理者使用频率最高的应用系统。

近年来，管理信息系统开发的深度和广度都有了新的发展，但内部办公自动化系统始终是一个薄弱环节，从总体上削弱了信息化程度、制约了信息化发展。目前专门的办公流程的软件系统尚不多见，真正投入使用的就更少。这种情况虽然与管理工作的复杂性、专业化有关，很大程度上也取决系统设计的质量。如何提高内部自动化系统的质量，成为亟待解决的问题。

1 内部办公自动化系统的常见弊病

1）从单位整体看，各个部门尤其是行政后勤部门已开发了各类信息系统，有些系统仍停留在单机使用的封闭状态，没能达到资源共享的目的，信息不能畅通流动，不能进行动态处理，更不能支持高层次的决策，使单位的信息利用率停留在低水平范围内。

2）必要的信息不完整或不准确、不及时，滞后的信息不能帮助管理者做出正确的决策，甚至导致决策失误。有些信息存贮不合理，未能进行挖掘和加工，使得许多信息得不到充分利用，甚至白白浪费。

3）由于管理具有复杂性、专业化的特点，加上一些单位管理标准化、规范化程度低，再加上软件商品化程度低和可选用的软件缺乏，在开发OA系统时，很难借用其它系统的应用软件，一切都要重新开始，花费大量精力进行重复性劳动，开发周期长亦使成本增高，造成人、财、物的极大浪费。

4）我国目前已形成的软件开发队伍，人员素质良莠不齐，一些人没有受过软件开发的正规训练，对系统分析、系统设计没有足够的认识，需求分析不切合实际，加上开发工具落后，致使开发出来的系统其功能满足不了用户要求，甚至是不能使用，白费工夫不说，还得不到用户的认可。

5）系统的维护缺乏专业的技术人员，文档资料不规范，系统通用性差。办公自动化系统的文档资料主要是在系统实施过程中产生的，且和实际情况同步生成，它有效地体现了管理人员和实施人员阶段性的工作成果，并为后续工作提供依据。缺乏必要的文档资料或者文档资料不详实，必然给项目管理、项目实施和项目维护带来很多严重的困难和问题。

由于建立内部办公自动化系统涉及单位的管理水平、管理方法、人员素质、组织体制、系统投资、外部环境等诸多因素，因而出现了系统开发实施难度大、周期长、见效慢等一系列实际问题。在系统的先进性、完整性、实用性等方面与国外差距很大，投入产出的效益也不明显，严重影响了内部办公自动化系统的建设和推广应用。以上问题如不能正确认识、认真对待，势必影响内部办公自动化系统向更深层次，更广阔领域的发展。

2 如何评价内部办公自动化系统的质量

内部办公自动化系统的质量是指运行的系统对其全部的功能目标的满足程度及其运行效益，其中至少包括两个方面，一是开发管理方面，包括系统开发时的各种组织管理工作；二是技术方面，包括各阶段的工作质量及成果质量。这两个方面的质量问题是相互关联的，管理方面的质量可促进技术成果的提高，技术成果的质量也可促进管理质量的提高。评价的目的是检查内部办公自动化系统的目标、功能及各项指标是否达到设计要求，满足用户的程度，资源的利用程度如何，找出系统的薄弱环节，以利于改进和提高。

1）系统的完整性。系统的完整性首先表现为系统功能的完整，是否能涵盖主要业务范围。其完整性还表现为各子系统或模块接口是否完备，数据采集、存贮格式是否统一，便于共享。

2）系统的效率。能够提高系统的响应时间，满足实时处理的需求。

3）系统的文档质量。每一阶段的文档都是后续阶段的工作基础。为保证整个系统的准确性、完整性和一致性，还要由文档解决子系统之间和开发人员之间的软件接口[1]问题。维护人员依靠文档进行维护，用户依靠文档进行操作。

4）信息服务质量。高质量的信息可增强系统功能。简洁友好的界面可减少培训工作量。

5）系统的安全性。对一个有多外数据录入口的局域网络系统，安全性控制功能[2]成为办公自动化系统能够正常投入使用的先决条件。内部办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，检错、纠错、容错处理，以及电子签名。这些手段必须足够严密，难以被攻破，但也要有足够的灵活性，方便使用者掌握和使用。当系统发生局部故障时，必须保障整个系统不至于全部瘫痪。有专门网络管理员进行日常的维护，包括文件备份、应用软件安装和维护、用户账户管理以及软硬件兼容性等问题。对用户进行外部设备共享和软件应用等方面培训。

6）系统集成研究和后续开发。鉴于管理信息系统的专业性和复杂性，办公自动化系统必须考虑可扩展性，即与其他系统的集成，预留未来的发展空间。系统在正常运行中，信息容量、内外功能应可以扩充，且不引起整体架构的改变。当应用环境[3]变化时，系统能较迅速修改参数和调整策略，以适应新情况、新变化的需要。

7）系统效益评价。内部办公自动化的目的不仅是把人们从事务性劳动中解放出来，更是要促进管理水平的提高，使单位获得较好的经济效益和社会效益。正确、全面、客观的分析系统效益，对系统的推广应用有着十分重要的意义。

3 提高内部办公自动化系统质量的方法

内部办公自动化系统，覆盖整个管理办公工作流程，是管理信息系统的重要内容，涉及行政、人事、后勤管理的各个方面。一般来说，典型的办公自动化应用包括公文管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、督查管理、政策法规库、内部论坛等应用等。内部办公自动化系统应以公文处理和行政事务管理(尤其以领导办公)为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能。其质量的高低涉及系统设计、计划与开发、技术手段、人员素质以及资源保障等方面。要保证高质量的内部办公自动化系统，应把质量问题渗透在开发设计的各个环节中。

1）开发科学化、工程化。按照软件开发工程的方法，系统的设计完成必经几个阶段：⑴问题定义。⑵可行性研究。⑶需求分析。⑷提纲设计。⑸详细设计。⑹编程联网及调试。⑺验收。⑻维护。根据经验，需求分析和提纲设计阶段在软件生命周期中占了相当大的比重，此阶段产生大量的文件及说明、各种文档，它们是保证项目质量的重要资料，也是维护阶段的主要依据。开发时应根据实际情况进行深入详细的调查，整理，搞好系统分析，制订切实可行的系统目标。在总体规划指导下，明确各阶段目标和文档要求。在系统设计时要特别重视结构复杂、重复引用较多的部分，在结构化程度、优化程度及安全性等方面做到功能选择合理，接口简洁清晰。采用标准的软件开发工具[4]和环境，可大大降低错误率，提高开发效率，避免不一致性，增强软件的可移植性；应用可重用软件，保证系统可靠性，减少开发工作量，降低开发成本，缩短开发周期；缜密考虑系统的可扩展性和适应性，为后续研发预留空间等等；从而提高系统质量。

2）提高各级管理人员的信息意识。要使全部计算机应用人员正确认识管理工作的计算机化是实现科学管理的必由之路，以及个体所承担的信息责任，积极参与系统的开发与建设。其中，领导最了解系统的战略目标和信息需求，须有单位领导直接参与，才能够确定系统目标，才有权利指挥和协调工作，有效地组织、疏导，在人、财、物上给予必要的保证。其次，各级管理人员是系统建设的主体，他们是系统的实际应用和操作者，最清楚系统的具体要求，如何简单易用，系统的质量最终由他们认同。

3）提高单位的管理水平。系统的应用在很大程度上受单位整体管理水平的制约。信息的录入和加工来源于管理人员。因此，机构设置合理、规章制度完善，分工和职责明确，管理工作程序化、业务标准化、报表凭证统一化，才能不断提高管理素质，提高系统质量。

4）培养知识结构合理的专业技术队伍。没有既熟悉管理业务又具有一定计算机知识或技能的管理人员，系统难以持久保持安全可靠的运行。计算机技术人员要不断拓宽知识面，更新知识，积累经验，才能保证高质量的办公自动化系统的开发建设。

5）充分利用、发挥内网微博的实时即用性

内网微博可作为单位内办公自动化的一部分，利用微博的实时广播，各科室、各部门都可以通过院内微博发布最新的进展、情况；行政部门可以发布最新的通知、突发应急事件，后勤部门可以根据一定时间内所出现的问题发布预警信息或展开讨论；每个人都能把与本单位息息相关的信息通过微博进行发布，信息共享，增强信息的对称性[5]，进行互动性的讨论研究形成学术氛围，通过相互了解，信息互动，群策群力，增强单位职工的凝聚力。

为了使内部办公自动化系统在实现管理功能的整体优化、深化和强化各项管理工作中发挥应有的作用，促进管理信息系统的建设，就必须不断提高内部办公自动化系统的质量。

[1]寇建秋,姬晔君.医院信息系统与医保系统软件接口的实现及应用[J].医学信息,2003(02)

[2]施卫峰,周俊,朱利刚.多用户信息系统中数据安全性控制及其实现[J].微机发展, 2003(01)

[3]史济民，顾春华，郑红.高等教育出版社,2009

[4]徐家福,郑国樑,徐永森,钱士钧.软件开发工具[J].南京大学学报(自然科学版),1982(02)

[5]韦沛文.企业利益相关各方信息不对称性与网络化管理[J].中山大学学报(社会科学版),2001(02)

Internal office automation (OA) system management and improving the quality of

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.23.038