抓好SAP系统深化应用促进企业精细化管理

丁东华 杨贵强

（中海油能源发展采油服务公司，天津塘沽，邮编：300452）

1.0 前言

海油发展从2007年5月开始实施SAP系统，2008年9月异地非法人单位合并，2008年10月实施SAP项目管理模块，2009年以后部分单位结合实际业务进行SAP三、四期项目的建设。到目前为止，SAP系统覆盖了整个海油发展的生产经营管理层面。SAP系统已经成为海油发展追求最佳资源组合、取得最佳效益的有效手段之一。抓好SAP系统深化应用是促进企业精细化管理的基础。

2.0 SAP系统应用的基本情况

经过几年的使用和完善，海油发展SAP系统整体运行平稳，大部分业务能够按照上线时设计的流程正常运行，部分业务模块SAP系统应用取得明显成效，SAP系统已经成为海油发展经营管理的核心平台。

2.1 系统运行总体平稳，设计流程基本启用，对海油发展经营管理工作的支撑作用不断增强。

从SAP系统覆盖海油发展生产经营业务范围、系统业务处理的及时性和完整性、海油发展对SAP系统的依赖程度三方面来衡量，海油发展SAP系统覆盖了人事、财务、采办、项目管理、销售、设备管理等企业核心业务，有效解决了过去动态信息传递不及时、控制手段落后而造成的对业务过程监控不到位等问题。海油发展SAP系统上线以来，系统应用工作逐步融入企业财务、采办、生产等主要经营管理工作，同时为部分专业职能管理提供了重要手段。海油发展的财务、供应、销售、投资计划等经营业务主要基于SAP系统展开。

2.2 在降低经营风险、提高经济效益方面发挥了重要作用。

海油发展通过SAP系统MM模块对采办方面的控制，变过去的事后控制为现在的事中控制，效果明显。SAP系统是可以变过去的事后控制为事前和事中控制，这需要一段时间来规范管理，真正做到事前控制。另外，通过SAP系统项目管理模块对项目的预算进行了严格控制，确保在系统中不发生超预算的事件。

2.3 进一步统一和规范了海油发展重要业务处理的流程，使海油发展的管理理念在系统中得到固化和体现。各单位进行优化体系，规范流程，把管理流程融入到SAP系统中去。

3.0 SAP系统应用存在的一些问题

SAP实施三年以来，通过对各二级单位使用情况的了解及和各单位关键用户之间的沟通初步掌握了目前海油发展各二级单位SAP应用的基本情况及存在的主要问题，主要表现在以下几个方面：

3.1 部分业务不能按照设计流程及时在SAP系统中进行处理，导致系统信息不能及时真实反映实际业务。

现行一些信息系统的使用影响SAP系统应用，例如，开发自己的采办系统，一些业务不在SAP系统操作。2.受生产计划、运输计划实际操作变数影响，SAP系统订单操作往往不能得到及时和真实的反映（事后补单）。3.SAP系统上线后，仍然有单位延续原有的工作方式，影响了一些模块的应用效果。4.业务集成的整体意识和观念不强，致使SAP系统企业之间和功能模块之间的集成应用效果不能显现。

3.2 内控制度和SAP应用及企业实际业务结合有待加强，影响企业SAP系统应用。

3.2.1 部分内控制度要求的控制点存在SAP系统线上审批和线下手工审批并行现象。

3.2.2 部分单位无法按内控要求进行集中管理。

3.3 SAP系统一些功能还不能完全满足企业日常业务处理及管理需要，部分业务还不在系统中处理，SAP系统在部分企业不能为企业决策提供有效支持。

1.目前一些单位没有实施销售模块，而又有采办进来物资进行销售的业务，这些业务没有在物质模块中进行管理，但采办价值量在财务模块体现。

2.SAP已上线的部分单位一些采办业务还没有纳入SAP系统MM模块进行管理，业务处理仍然游离于SAP系统MM模块之外 （2千以下的零星采办）。

3.普遍认为SAP系统业务术语与实际差异较大，以及系统操作相对比较复杂，致使一些领导、部门负责人不是经常使用SAP系统。

3.4 SAP应用管理和支持力度不够，存在不少影响系统稳定运行和规范应用的隐患。

1.一些单位推广应用的信息化项目没有充分考虑与SAP系统的应用集成，影响SAP系统的深层次应用。

2.SAP系统与相关系统的接口存在运行速度慢、数据堵塞和丢失现象。

3.目前大多数SAP上线单位均能按照总部内控流程和SAP运行规范的要求执行SAP系统日常工作，但监控的效果却并不明显。

4.系统垃圾数据需要进一步清理。垃圾数据的存在会浪费系统的存储空间、增加用户操作复杂性、降低系统数据质量，降低系统响应速度。

5.权限测试工作量大，带来困难。支持流程响应速度有待加强。

6.部分单位SAP支持和培训力度不够，SAP系统专项运行维护费（包括培训）得不到落实。

4.0 如何做确保SAP系统进行深化应用

4.1 高度重视SAP上线单位系统应用的管理工作，把SAP深化应用纳入总部、二级单位重点工作。

各二级单位要求总部加强对SAP应用工作管理的呼声较高，认为深化SAP应用，管理比支持更重要。一是要在企业中层以上管理人员中开展信息化教育和培训活动，从整体上提高企业管理人员的信息化素质。建议通过有组织地开展信息化培训活动，逐步使各级领导树立共享、协同、透明、高效的信息文化和信息化意识，通过培训使他们能够利用信息化的思维、技术和手段，及时解决企业SAP应用过程中出现的矛盾和问题，用好企业SAP等信息系统。二是各二级单位要成立SAP应用管理组织，明确SAP应用归口管理部门，专人从事管理维护（作为核心人才培养）。同时要研究建立日常SAP应用管理工作的机制，及时解决SAP系统应用过程中出现的问题。三是研究制定SAP应用目标、应用规范等工作，使上线单位SAP应用工作有目标指引，有前进方向，有规范要求。四是加强SAP应用考核，促进SAP的深化应用。

4.2 做好SAP系统提升和调优，满足企业经营管理需要。

建议总部定期开展SAP建设“回头看”和“向前探”工作沟通会，重点回顾和检查这几年SAP建设工作存在的问题和不足，找出SAP系统与企业实际业务需要之间的差距，认真规划和安排好下一步SAP系统提升和调优工作。

4.3 解决当前影响SAP应用的体制机制和管理方式问题。

发现一些长期以来存在的体制机制和管理方式、工作习惯等具体问题，在企业SAP上线后不断显现和暴露，对SAP系统应用带来了不同程度的影响。比如生产计划、运输计划之间的管理方式和衔接问题，采办部门和财务部门、销售部门与生产部门等的协调配合问题，少数专业管理部门库存管理强调手工账不认同SAP系统账的问题，以及检查工作仍沿袭老的习惯和方式等等，这些问题都是导致SAP系统数据不及时、不完整以及线上线下“两张皮”的重要因素。建议对这些具体问题，组织专题研究，提出切实可行的解决方案。

4.4 推进SAP系统与内控制度的融合，使SAP系统成为内控制度的重要支撑，形成SAP系统与内控体系之间的良性互动。

为促进SAP应用与管理相结合，使其真正成为企业生产经营管理离不开的核心信息系统，应该深入研究SAP系统如何全面支撑内控制度和体系问题。从加强内控管理的角度看，一旦内控制度嵌入了SAP系统，流程、控制点、权限就可由系统控制，可以大幅减少人为因素干扰内控执行情况的发生。建议一是在SAP系统中全面梳理流程控制点，能由SAP系统控制的则采用系统控制的办法，不能由SAP系统控制的则采用手工控制的办法，避免系统、手工双重控制造成的工作量大、工作效率低下的问题。二是针对目前内控制度要求少数控制点与实际业务操作不相符的问题，研究如何将需要控制的权限合理授予不相容岗位人员，达到既实现有效控制，又方便企业实际业务在SAP系统中的操作的目的。三是总部要明确规定企业在对内控制度进行细化时应该遵循的原则，保证内控在同类、同规模企业的一致性。四是尽快制定出专门针对SAP系统特点的内审制度，确保SAP系统规范管理。

4.5 加强体系建设，确保平稳运行。

目前各二级单位的支持体系建设差异较大，发展不平衡，总部应该建立一套标准的SAP支持体系。确保SAP支持工作能够满足SAP应用的需要来考虑，建议总部根据目前不同业务板块SAP系统运行的情况和支持体系建设的特点，进一步组织研究企业不同业务板块、不同规模企业的SAP支持体系建设的模式，明确SAP支持中心的支持和管理职责、组织结构、人员设置等。

4.6 加强关键用户团队建设

关键用户在SAP实施过程中具有十分重要的作用，首先是学习和掌握SAP理念和思想的先行军；其次是实现业务部门和咨询顾问有效沟通的桥梁。是数据收集的组织者，最终用户培训的讲师。在SAP上线运行过程中，关键用户是提供SAP支持的主力军，主要负责系统监控、数据检查、业务支持、问题解决、系统优化、根据新需求提升系统功能等支持工作。所以加强关键用户团队建设，培养后备人才也是今后SAP系统用好的关键。

4.7 加强相关培训

最终用户系统操作的熟练程度与刚上线初期相比，有了很大的提高，但是大部分仍然是基于最基本的操作，对SAP系统功能的认识还需加强，而且如果员工岗位变动了，就需要对最终用户进行重新培训。

关键用户虽然在项目中成长了起来，但SAP系统功能强大，所学内容也是冰山一角，所以关键用户的深入学习、培训也是重点。

SAP系统不仅是一个操作系统，更是一个管理系统。领导的培训是重中之重，通过培训使领导更加提高重视，真正体现系统价值。下一步工作就是打好基础、突出重点，提高领导层的SAP使用能力，使领导能够通过报表分析问题、发现问题。