疾病控制机构采购药械设备的竞争性谈判

陈润生

《中华人民共和国政府采购法》对组织实施采购规定了5种采购方式，其中竞争性谈判在响应用户需求、缩短采购周期、降低采购成本、提高采购质量上具有很大的优势[1]，逐渐成为除公开招标、邀请招标外最为常用的采购方式。实践证明，在药械设备领域中竞争性谈判方式采购运用得当，更容易取得节约财政资金的效果。目前，竞争性谈判的程序只在《中华人民共和国政府采购法》里有比较概括和原则性的规定，而在国家相关立法层面，迄今尚未出台具体而全面的竞争性谈判方式的操作程序规定。竞争性谈判本身是一种相对灵活的采购方式，如果不能正确运用，不但不能提高采购效率、节约财政资金，还可能产生诸多弊端。

1 准确界定竞争性谈判的适用范围

根据《中华人民共和国政府采购法》第三十条的规定，竞争性谈判适用于下述4种情形[2]。

1.1 招标后无供应商投标，或无合格标的，或重新招标未能成立

这3种情况就是说招标失败后变更采购方式时适用，例如招标后投标供应商没有达到3家以上，或者虽然有3家供应商参与但合格供应商不足3家，招标无法继续进行时可以将原招标方式变更为竞争性谈判，继续执行采购[3]。需要注意的一点是变更方式时须按相应的权限要求，与上级卫生主管部门和主管政府采购工作的行政机关进行沟通，且须履行一定的申报程序，如果单纯为了提高采购效率而直接在现场变更的做法是不妥当的。

1.2 技术复杂或性质特殊不能确定详细规格及具体要求

这种情况常见于采购对象具有相当的技术复杂程度和特殊性质时，如采购对象为疾病控制机构科学研究的专用、非标设备时最易出现[4]。某些高端设备，由于技术含量高、专业性强，采购人对采购对象本身的性能、技术参数、市场行情等并不十分了解，只是根据自己某方面的需要提出模糊的采购要求，很容易造成采购人主观认识上的片面性。出现这种现象时，如果采用招标采购的办法，不但会给评标工作带来比较大的困难，更易出现采购来的货物与采购人的实际需求产生较大的偏差、无法充分满足要求的情况。而采用竞争性谈判的方法与供应商在技术参数上做充分的交流和探讨，对供应商设备的性能特点等情况作更进一步的了解，对于采购对象有更为清晰的认识，把握好采购对象的关键技术参数，从而可以结合自己的实际使用需要，修正并完善采购需求，综合考虑各方面因素后选定成交商，使采购人的利益得到最大限度的保证[5]。

1.3 采用招标所需时间不能满足用户紧急需要

公开招标采购有着严格的时间周期规定，一些环节规定了最低的时间限制，因而采购周期必然相对较长，而竞争性谈判其时间机动灵活，没有硬性的规定，当执行紧急采购任务时选择竞争性谈判更为适宜。疾病控制机构在面对突发疫情和灾情时以及需要应急采购大批量的防灾或减灾物资时，采用竞争性谈判采购程序，可以极大缩短公开招标采购的周期，达到事半功倍的效果，为卫生防病救灾提供物资保障服务。

1.4 不能事先计算出价格总额

当采购的货物或服务较为繁杂时，如实验室改造装修工程，隐含不可预知的因素，采购人员以前不曾采购过且缺乏成本信息，这时不易估算出价格总额,如果采用一锤定音的招投标方式标底难以确定，会给采购工作带来困难。这种情况下采用竞争性谈判，在与多个供应商进行反复交涉的过程中能够逐步摸清该货物或服务的行业内基本情况，了解该类型货物或服务的成本构成，从而可在进一步的谈判中明确采购要求，争取到较高性价比的货物或服务。

2 掌握采购的竞争性谈判基本程序

正确运用竞争性谈判方式进行采购必须深入理解《中华人民共和国政府采购法》中所规定的下述5个基本程序[2]，在基本程序的基础上以公开、公平、公正为原则执行采购。

2.1 成立谈判小组

竞争性谈判具有较强的主观性，评审过程不易控制，因此专家的选取要借鉴招标采购中评标评委会的组建办法，同时还应注意3方面的问题：①在专家的选取方式上，无论是从专家库中随机抽取还是直接邀请，至少要有采购人的代表和有关专家3人以上的单数组合，应该保证所选择的专家在谈判小组成立前与该采购项目未发生联系，以利于谈判小组在采购过程中不受外界干扰，能够公平、独立地行使职能；②应根据采购项目的特点，保证专家的专业结构合理，知识水平和综合素质相当[6]，应顾及到采购项目的技术和经济等各个方面；③在谈判开始前谈判小组的名单应保密，同时还应遵循利害关系回避的原则，尽可能避免产生不公平现象因素的存在。

2.2 制作谈判文件

合理的招标文件是确保招投标活动顺利实现的基本前提[7]。竞争性谈判文件的编制应保证内容完备和措辞准确，保证其严肃性和完整性。根据法规的要求，合格的谈判文件必须包含谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等诸多要素，使参与谈判的厂商在响应采购需求、谈判小组在采购过程以及之后的供需双方合同签署等环节中均有章可循、有据可依。同时，注意谈判文件的措辞不能与招标文件混淆，概念描述要清晰，文字表述要到位且明确，避免“开标”、“评标”、“评委”等用语的出现。最为重要的是谈判文件和招标文件相同，一定要避免歧视性条款出现。特别是在供应商数目相对较少时如果谈判文件中对具体的技术参数、标准性能、技术服务等内容写得过于详细明确，则容易有指定品牌构成歧视性条款之嫌。当采购要求不够清晰时可以先提出原则性的要求，在通过多轮次的沟通和谈判逐步予以明确，对于未经充分调研而轻易写入一些具有倾向性的条款，则是竞争性谈判采购方式的禁忌。

2.3 确定参加谈判的供应商名单

根据采购法要求，参与谈判的供应商不得少于3家，除了由于招标失败转为谈判的情况其他可以按照公开招标做法，完全公开采购信息邀请厂商参加，也可由采购方直接确定参与谈判的厂商[8]。采购需求的信息完全公开的作法最能体现公平原则，但难免会因延长采购周期而不适合应急需求的采购项目，而由采购方直接确定入围名单的方式快捷简单、效率高，但给暗箱操作留下了较大的空间。为保证采购工作的公平、公正，应以公开采购信息邀请厂商参与的方式为主。当采购项目时间急迫时可以采取直接选择满足条件的厂商进行谈判的方式，但要注意选择该行业内知名且实力接近、长期互为竞争对手的厂商，以保证竞争的充分性，避免“陪、围、串”情形的出现，同时应该考虑引入相应的监督机制，如邀请纪检、监察、审计等相关部门的人员全程共同参与[5-6]。

2.4 谈判

谈判阶段是竞争性谈判采购方式中最核心的步骤，在此阶段中，采购方可以修正谈判文件以更好地满足采购需求；而供应商也可以修改方案和进行多次报价，在多轮次的谈判中，采购方容易购得性价比较高的货物或服务。谈判环节中有着相当大的灵活性，既是充分展现竞争性谈判优势、体现沟通和谈判艺术、提高采购效益的载体，也是易滋生各类弊端的温床。因此，在谈判环节中，以下要素应该予以注意。

(1)谈判的轮次要根据所采购的货物或服务的繁简程度来决定。对于预算金额高、技术复杂的项目,不能简单地把商务和技术问题集中在1轮中谈完，而应该至少采用2轮的方式。第1轮重在了解各谈判供应商的响应情况，比较各方优劣，检查采购人的实际需求；第2轮可以在修正采购需求的基础上，在与供应商充分的谈判过程中争取对采购人最为有利的条件。特别复杂的项目可采用3轮以上的谈判形式，每轮单独就某个重大复杂的问题或具体细节沟通谈判，最终汇总多轮谈判成果进入后续的评审。如果供需双方没有充分将存在的各种问题交换清楚，往往造成后续签约、履约过程中纠纷不断。对于一些预算金额小、技术简单、标准统一的项目完全可以在1轮里面将各种问题谈清楚，达到高效快捷，这种情况进行多轮次的谈判不但成效不大反而会延误采购进度[7-8]。

(2)谈判文件的修正要慎重，把握好实质性变动的含义。通过在谈判中与多个供应商充分交换意见，采购方可能会发现自己最初提出的采购要求不尽完善，这时采购方通常会修正采购文件的要求以保证采购质量。根据采购法的要求，当谈判文件有实质性变动时需以书面形式通知参与谈判的所有供应商，以避免出现信息对于供应商的不公允性[9]。

(3)掌握实质性变动的范围是保证程序合理的基本要求。各方面经验表明，涉及到供应商报价是否为有效报价和可能对报价产品作出重大变换和变动的，均为实质性变动。如供应商的资质、业绩、技术参数、需求等技术信息以及采购对象的质量、数量、交货期等条款的变动均应以书面形式通知所有参与谈判的供应商。在谈判文件的修正中不能引入歧视性条款。对各个供应商均给予平等的谈判机会。各供应商对自己方案的陈述时间应该相同；修改谈判文件后各供应商应该有同等机会在同样条件下提交新的方案[10]。谈判小组对各供应商的提问和质询应该一致，不应出现对个别供应商避实就虚或穷追猛打的情况。谈判顺序需避免以直接确定的方式执行，可按照递交谈判响应文件的先后顺序，最好采用随机抽签的方式予以确定[5]。

2.5 确定成交供应商

竞争性谈判的最后一个步骤是确定成交供应商，在这个环节里需要注意如下问题。

(1)规定好最后报价的时间，政府采购法规定在谈判结束后所有参与谈判的供应商应在规定时间内进行最后报价。确定此时间应注意：①体现公平，留给各个供应商的报价时间要相同；②报价截止时间应限制在当日，不宜过长，否则会延缓采购进度，同时避免给供应商留下串通报价的机会。因此，应采取在各供应商最后一轮谈判时间结束后15～30 min内密封提交最终报价，减少供应商之间见面交流的机会，争取最大限度地保证公平、公正。

(2)在实践中，设备质量和服务相等且报价最低的原则适用于一些简单的通用产品，如输变电设备、水泵等产品，但对于技术复杂、功能要求多、涉及内容广的产品，如高端科研设备、信息系统集成等产品则较难把握，因为各供应商提供的货物和服务各有特色或侧重，往往很难进行比较评定，因此这时如果一味追求低价则有可能选择不符合科研实验人员要求或质量不甚可靠的产品[11]。应采取以最低价为标准排除同品牌、同型号、同等服务的供应商，再借鉴综合评审的办法，仔细比较各供应商的报价方案，确定最终成交的供应商。

2.6 做好谈判资料的存档备案

谈判资料是证明该谈判项目合法合理的证据，是采购工作流程的真实再现，也是规范采购工作管理的要求。谈判采购结束后采购经办科室应按照相关程序要求，整理相关资料提交相关部门或科室存档备案，表示该项目采购工作已顺利结束。

3 结语

疾病控制机构通过竞争性谈判这种采购方式规范了采购程序，节省支出，降低运营成本，可为单位取得一定的经济效益和社会效益，也为采购部门的“阳光采购”发挥约束和引导的作用。倘若在实际操作中不把握原则和操作流程，有可能使药械设备采购工作落入违规操作的陷阱。只有严格遵守相关法律、法规，结合采购项目自身的特点，深入理解法规要求的基本程序，以公平、公开、公正为准绳，以保证采购效益、效率为根本目的，才能正确的运用竞争性谈判采购的方式，为疾病控制机构的药械设备采购工作提供高质和高效的服务。

[1]王宇强.浅析竞争性谈判[J].中国招标,2006,11(5):23-24.

[2]中华人民共和国政府采购法[M].北京:法律出版社,2002.

[3]严歆.政府采购中竞争性谈判需要注意的细节和事项[J].北京物资流通,2006(4):16-18.

[4]董炜.竞争性谈判应注意的几个问题[J].北京物资流通,2007(4):10-13.

[5]兰山.竞争性谈判采购方式的应用[J].实验技术与管理,2009,26(1):167-169.

[6]陈琼.竞争性谈判采购的要点[J].企业管理,2008(3):76-77.

[7]文志林.医院邀请招标的方法及实践探讨[J].医院装备,2005,18(7):29-31.

[8]陈世龙.竞争性谈判需把握好15个“节点”[J].中国政府采购,2007(8):63-67.

[9]马海涛,姜爱华.政府采购管理[M].北京:北京大学出版社,2008:125-126.

[10]许高峰,董烨.竞争性谈判采购的工作程序研究[J].中国招标,2004(15):15-18.

[11]江自强.浅谈竞争性谈判在采购货物中的应用[J].福建农机,2007(1):30-31.