ERP系统运行问题与对策研究

刘学刚

（中海石油炼化与销售事业部，北京 100029）

一、引言

A公司是一家大型炼化与销售一体化的国有企业，自2006年开始ERP（企业资源计划）建设，从2009年始，每年A公司都有ERP的建设项目，而ERP的应用依惯性前行。2011年8月22日，公司召开了第二次ERP系统升级动员会，为集团公司的ERP系统版本升级进行准备，A公司系统应该测试的业务流程有500个左右，工作角色有1 300个左右，也就是说该公司的业务流程复杂，工作角色众多。如何把复杂的ERP系统应用好、如何及时发现系统问题并及时总结分析继续深化应用，就成为当前公司ERP系统运行维护的首要问题。

二、ERP系统运行中的主要问题

1.没有形成统一的业务流程和制度体系

A公司ERP系统在逐渐整合统一的过程中，各二级单位尚没有形成统一的业务流程和制度体系，信息系统尚不能全面支撑业务运行，系统内对衔接的业务有不同的理解。如对公司的产销协同部分，生产企业和销售企业就有不同的理解。同时公司的信息系统对所属公司的管控刚刚起步，不论财务、人事、物资等主要管理内容，还是生产、设备等专业管理内容通过信息系统对所属公司的管控还处于空白状态。

2.ERP系统内的数据统一性和协调性不足

ERP系统内数据问题突出，集团公司的数据脱胎于能源行业上游，对下游产业的数据特点考虑过少；A公司主力炼厂的数据过于个性，没有全面考虑炼化产业的中小企业；销售、设备等数据缺乏统一的管理；HR等数据因控股联营公司情况复杂而没有涉及。这些造成了ERP系统内的数据标准不统一、协调性差，统一应用无从谈起。

3.ERP系统运行维护人才流失严重

A公司的ERP系统运行队伍主要以关键用户为核心，很多人员是兼职进行ERP系统运行维护，造成运行维护队伍的组织结构薄弱松散。炼油和化工系统的关键用户流失严重，运维护人员对系统只是局限在简单的维护支持，深化应用等开展较少。同时，集团公司ERP项目组人员流失也十分严重。

4.ERP系统的建设和管理还有待提高

下属公司虽然在A公司总部的直接推动下开始了系统的建设并卓有成效，但实际上下属公司的体系建设还处在发展过程中，ERP系统对业务的支撑、与业务的结合需要磨合一段时间。

A公司机关对系统应用和管理较少也是一个问题，如公司的ERP系统财务模块还只是简单的财务应用，HR模块只应用了机关的工资管理功能。整体上，公司机关员工并不太了解ERP系统，更谈不上应用系统进行管理，其他的ERP系统子模块在公司本部由于没有业务需求，因而没有实施，这就造成了本部ERP系统没有实际的业务支撑与推进，管理层级上下没有呼应。

5.ERP系统软件本身和配套系有待完善

目前，A公司有些下属公司ERP系统销售发货单的打印速度非常慢，经常点击打印后没有响应，要过20min甚至更久才能打印一张单据，严重影响了发货的效率。

ERP系统上线之初开发了许多便于日常操作的ABAP报表，如销售日报、订单查询、发票查询等，提高了销售业务日常操作的便利性。但目前多数公司反映，随着时间推移，此类报表查询速度很慢，经常半小时也读取不出一张报表，严重影响了工作效率。

6.设备数据管理水平有待提高

设备数据涉及设备描述、重量、规格型号、材质、设备资产编码、技术文档、所属组织结构等多维度描述的数据，目前，A公司有些下属公司对设备数据录入不及时，导致很多设备数据维度不全面，主要设备数据分散在各部门，设备采购时的设备数据主要存放在采购部门，采购部门只把与采办有关的数据录入采购订单，而未更新设备数据，同时设备还可分解为设备数据清单细化到部件，就需要更加仔细的数据录入，责任到人。

7.设备维修管理有待提高

设备维修单的录入数据过于简单，维修内容计划的创建和维修计划审批过于简单，文字描述不多，不知道因何创建该工单，在维修过程中对故障描述和维修过程描述较少，导致设备维修记录档案不全面或参考价值降低，不能很好地为下次设备维修提供指导，同时，开展设备经济评价的单位很少，无法准确判断是维修还是购买新设备更经济，设备维修是设备投入使用最重要的管理内容，是设备整个寿命周期管理的重点，通过完善设备维修数据，可对设备进行经济评价，同时可对设备生产厂商进行评价，重点设备可和生产厂商共同解决使用中的问题。

8.ERP系统中的设备报表有待进一步开发优化

目前，A公司ERP系统中的设备报表主要是技术报表，设备维修业务在ERP实施前没有关于维修费用方面的管理报表，需要到系统中查找相关数据。没有关于安全费用方面的设备投入与维修报表，使得企业计算税费时需要到系统中摘录相关数据，如摘录不全使得企业多缴纳税费，无法享受优惠政策。

三、ERP系统运行对策与措施

1.加强制度建设，固化ERP系统流程

随着A公司系统内的制度体系建设逐步完善，围绕着已经确定好的流程进行ERP系统建设与深化应用。新建和后续ERP系统依据制度体系，固化流程体系，完善制度的同时也完善ERP系统，让制度的落实与ERP系统的固化相结合。

2.统一支持运行维护、规范流程

在A公司系统内推进统一ERP系统的支持运行维护，统一规范运行维护流程。通过公司总体要求，规范ERP运行维护体系运作的各项细节，在人员流动及知识转移、系统深化应用等具体方面，予以重点要求；寻求培训资源对新增支持人员进行培训。参加集团总公司举办的新增关键用户培训，或者自行组织人员培训，提高相关人员的技术水平。

3.加大ERP系统人才培养力度

对于ERP系统关键用户及支持人员的培养，A公司应做出明确规定，下属公司人员调整需报公司总部审核，并做好相关交接工作。加大后续培训与支持力度，通过培训和考核选择优秀业务人员充实到ERP系统支持队伍当中。

4.提升硬件设施，完善ERP系统

加强各所属公司网络带宽，目前很多公司的带宽为2M，随着视频、NOTES等方面的流量不断增加，及时进行带宽扩容，保障ERP系统的正常运行。ERP系统运行一段时间后，数据量积累达到一定程度，抽取报表时需要对比往年数据，数据抽取及计算的复杂程度逐步提升，造成报表抽取速度大幅下降，同时需要对ABAP开发工具的处理功能进行完善加强。优化本地客户端设置，如客户端对连接打印的本地设置应尽量选择群组等待，而非指定一个终端点进行等待，这样可以在同等条件下由ERP系统自行进行优先选择，提高系统的运行效率。

5.加强跨部门合作，全面提升设备数据质量

对设备主数据进行整理、修补和完善工作，列出设备数据维度清单，明确各部门职责和数据录入责任主体，从采购、入库、领料、维修、经济评价、报废等各环节都提出数据录入要求，从而保障数据的完整性。通过抽查和考核等方式检查数据的质量，保障数据真实准确，切实提升设备的数据质量，为设备的各项管理工作提供基础数据和素材。

6.加强设备人员的管理与培训

设备数据和维修出现的问题有管理问题也有培训问题，设备人员长期处于一线工作，接受培训的机会很少，有些企业对设备管理部门不重视，在企业中处于附属地位。通过ERP系统的上线，发现设备是企业安全生产和效益的基本保障，通过在系统中与财务模块的集成，能真实反映设备成本。

进一步明确ERP系统中各级设备管理人员、各岗位设备维护操作人员的权限和职责。通过岗位职责的明确和配套规章管理制度的到位实现了企业精细化管理。

强化对设设备管理等相关人员的培训工作，尤其是基层一线工作人员，多开展外部培训、多参加外部设备管理研讨会开阔视野，把一线工作做扎实。

7.进一步拓展设备管理模块的功能

在企业内部，要根据管理需要并会同相关部门，共同开发设备维修费用、安全费用、设备年运行费用等报表生产功能，提升管理水平；同时密切与设备生产厂商和ERP系统提供商的合作，三方共同探讨提升设备管理水平的途径，不断完善ERP系统中的设备管理模块。

四、结论

经过5年ERP系统运行，在的实践中不断发现问题、解决问题，提高了职工对ERP系统的认识，提升了系统内部信息分析和决策发布能力，增强了公司的企业竞争力。通过ERP系统固化管理要求，梳理了A公司的业务流程，加强了内部控制，提高了风险管控能力，做到“只认系统不认人”。如通过梳理风险控制环节，利用系统功能，在财务的费用控制、设备管理、物资与采购库存控制等方面进行了具体管控，降低了管理风险。

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