浅析档案管理现代化①

王立芳

(河北省邯郸市中医院 河北邯郸 056001)

浅析档案管理现代化①

王立芳

(河北省邯郸市中医院 河北邯郸 056001)

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。当今社会的发展对档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案现代化管理。

档案管理 现代化

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。当今社会的发展对档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案现代化管理。

1 正确处理手工操作与现代化管理的关系

实现档案管理现代化,不可能一蹴而就,需要一个过程,在这个过程中,手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作,例如建档管理和档案文件搜集的鉴定、验收,案卷整理等等,主要靠的还是手工作业。我们必须正视这个现实、不能讲档案管理现代化就放弃传统的手工操作。因此,我们既要积极引进现代化新技术,也要重视传统技术的研究和改造,使传统技术与现代化技术有机结合起来。

2 建立档案管理的规范化和标准化体系

档案现代化管理的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的录入细则相容性不强,系统软件移植性差。档案现代化管理工作尚无统一标准,仅着眼于某一个专业,无法全面实施、推广统一标准。为防止档案管理中出现无章可循,无法可依,重复、繁杂的混乱局面,档案管理现代化首先要实现档案工作标准化,没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序,取得最优经济效益和社会效益的保障,同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中,需要在专业内取得一致的认识,为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时,档案标准的制定,必须汲取相关科学知识,来充实和发展档案管理学。

同时,档案现代化管理使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类、录入及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系,切实推动档案标准化、规范化、信息化。

3 加快软硬件建设,实现装备和技术的现代化

(1)技术是信息的生命,没有过硬的技术支撑,档案现代化管理形同空话。首先,要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备,要充分利用现代科技,利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用,加速实用、通用软件的研制,加快档案现代化管理数字化处理步伐。

(2)要设计开发出通用性的档案信息管理软件,使档案现代化管理建设与办公自动化系统融合贯通。

(3)要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

4 增强档案管理现代化意识,加强人才培养

(1)增强现代化意识。在实现档案管理现代化,发展档案事业的过程中,档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念,尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识,切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念,把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务,将封闭式服务转化为开放式服务,使档案工作适应知识经济时代的需要,适应社会发展的需要。

(2)加强对人才的培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程,在这一过程中,始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高,应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容,还要尽快培养既懂专业知识,又懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

5 建立安全管理制度

(1)现代化建设最终落实都要靠人来执行,所以人是档案现代化安全的第一道保护屏障。因此,对参加制作和参与管理的人员必须加强管理,以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度,以约束涉及档案人员的行为。实践证明,良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。

(2)加强对制作和管理人员的管理和教育。在档案的安全管理过程中,仅靠制度是不够的,还必须加强对涉及档案管理人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径,提高他们对保证档案真实、可靠重要性的认识,提高他们科学管理档案的素质,增强他们工作的责任感,并树立一丝不苟的工作作风。

(3)建立全过程的管理制度。要实现档案的科学管理,就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则;为保证档案的真实性、完整性、可读性与安全性,就必须采取一系列相应的技术措施和手段,以确保管理目标的实现。

综上所述,由于档案管理现代化是一个循序渐进的过程,而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同,经济条件、人员素质、环境条件等都存在着差异,因此,在档案管理现代化方面不能一哄而起,要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况,先试点,后铺开,坚持从点到面的方针,并注重总结工作经验,注重开发适合我国档案信息存贮系统的新技术、新产品,并且面对21世纪高科技和信息技术革命带来的机遇和挑战,与时俱进,那么我们有理由相信档案管理现代化的实现指日可待。

[1] 王洪敏.浅论高校档案管理现代化[J].商丘师范学院学报,2001(5).

[2] 徐雁.浅析档案管理现代化[J].开封教育学院学报,2009(3).

[3]王云兰.现代科技对档案工作的影响及对策研究[J].商丘师范学院学报,2002(1).

R197.3

A

1674-0742(2012)04(b)-0143-01

王立芳(1974～):女,汉族,党员,籍贯:河北邱县,研究方向:档案信息管理、挖掘、开发,本科。

2012-03-07