加强学校档案管理的几点思考

　　摘 要： 档案是记录学校工作的重要载体， 学校管理者可以从档案中总结经验、教训， 对学校现阶段或未来的发展具有很大的指导作用和借鉴意义。本文主要对加强学校档案管理提出几点思考。
　　关键词： 学校 档案 管理
　　
　　档案工作是一项系统工程，档案的开发、整理、积累利用是学校管理工作的一项重要内容。学校档案为学校的教学、科研和发展提供依据，在学校的建设中具有不可替代的作用。相对于其他系统学校的档案有其特殊性，在档案的管理和开发上有不同之处。我校是广东一所市属中职学校，如何加强学校档案管理？在前人研究的基础上［１］—［７］，我结合我校的档案管理实际工作提出几点思考。
　　1.提高全员档案意识。
　　学校要定期组织全员培训，学习《档案法》和有关档案法律知识，强化全体教职员工的档案意识，充分认识档案资料对个人的作用，以及学校发展的价值，使全体教职员工在日常工作中能自觉配合档案管理人员做好档案的整理、收集、立卷、归档工作。档案是学校最宝贵的信息资源，是职业学校持续发展的基础，档案资料涉及学校各方面工作。因此，要做好档案管理工作，学校就必须高度重视，大力宣传档案工作的重要性，使档案意识潜移默化地影响全校教职员工。学校领导要将档案工作纳入学校总体规划之中，并将其列为有关职能部门目标管理的考核内容；学校要明确科室职能和专人负责档案管理，档案管理人员要有具体的工作职责。
　　2.加强管理，完善制度。
　　只有把学校档案管理纳入目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，从而促进学校整体工作水平进一步提高。建立健全学校档案管理制度，使档案工作做到有法可依、有章可循，促使学校有效收集、整理、利用档案资料。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理工作的关键。学校领导应高度重视档案管理工作，根据本校校情，针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节，认真制定和落实各项制度，如《学校档案室工作职责》《学校档案室管理制度》《学校档案利用制度》等，并让专人具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。要重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范。档案制成材料应符合要求，归档材料必须统一使用A4规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，凡是不符合要求的，都必须退回，重新处理后方可归档。
　　3.充分发挥学校各级教学管理部门的作用，全面提高学籍档案管理水平。
　　我校是广东一所市属中职学校，在多年的办学过程中，已根据教育特点形成了自身管理的特色。学籍信息管理主要由几个部门负责：招生办形成招生信息，教务处形成学生个人基本状况、学业成绩、毕业和学位情况信息；教研室形成学生学习考试原始记载的信息。我校首先要着重抓好三级管理，建立以学校档案室为主导，教务处、招生办为主体，教研室为基础的学籍档案管理收集网络。各中职学校由于办学规模、办学定位及内部管理模式的不同，因而学籍管理方式有所不同。一般学籍档案分散在招生就业、系、教务处和学工处等部门，中职学校应在《分类法与工作规范》总体要求下，根据档案内容，建立健全符合学校自身管理特色的学籍档案管理的运作模式，确保准确全面高效地开展学籍管理工作。在《分类法与工作规范》的指导下，明确各级管理内容、管理职责；各级管理实行分工合作，信息共享，集中归类，以逐步形成我校学籍档案管理的有序状态。其次，要重视学生实习档案管理。否则教学意识和档案管理意识不强，往往容易出现学生实习档案管理不善、不规范的状况。必须抓好薄弱环节的管理，学校应经常对学生实习档案抽查，对有关人员培训指导，及时发现问题，及时更正，准确和完整地反映学生在校各个时期的学习表现等情况。
　　4.进一步提高各级专兼职档案人员的素质。
　　由于学校档案工作是一项基础性的管理工作，是默默无闻、为他人作嫁衣的配角的工作，因此档案工作者要具有宽大的胸怀、良好的心态，以事业为重，脚踏实地、兢兢业业、无私奉献。档案人员的素质是政治素质、业务素质、知识素质的总和，是档案人员完成专业工作的必要条件。当今社会科学技术日新月异，知识化、信息化迅速发展，档案载体丰富多样，这就要求档案管理人员不但有较高的档案业务素质，而且掌握先进的科学管理技术，精通计算机、网络技术、多媒体技术，具备信息处理和分析能力。
　　5.做好教学档案的利用服务工作。
　　在中职学校的教学档案中存在大量的本校独有的原始信息，应当充分利用这一优势，有针对性地整理，形成具有实用价值的、准确性、权威性较强的教学档案信息，为学校领导和有关部门科学决策和教学研究提供高质量的服务。在教学档案服务的方式上，要改变那种“等客上门”的固定时间、固定地点的被动服务方式，开展多渠道、各层次的综合服务。
　　6.应用计算机网络技术管理教学档案。
　　运用计算机网络技术开发利用档案信息是一项技术性较强的工作，首先要加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员要认真学习计算机技术、网络技术、多媒体技术等，并将其应用于档案管理与信息技术的开发利用中。档案管理人员要运用现代化的管理手段，建立系统有效的目录和检索体系，开发和使用档案管理软件，实现档案信息网络共享，积极有效地开发教学档案的信息资源。加强学校教学档案部门的硬件基础设施，配备先进的设备，为学校教学档案现代化管理和档案信息资源的开发利用提供强有力的保障。建立现代化档案管理系统，是快速准确地开发教学档案信息资源的有效途径。
　　7.提高档案信息咨询服务工作。
　　中职学校可以充分利用自身人才与管理的优势，为一些企事业单位提供档案工作方面的咨询服务。与图书馆参考咨询略有区别的是，档案咨询范围一般以档案内容、馆藏档案知识及查阅方法（查找途径、检索工具的使用法等）为限，即使是事实性咨询（指各种事物、数据、规定等特种事项的提问），也只用档案中记载的内容回答，分析研究不是档案咨询服务的任务。中职学校档案室作为一个专业性很强的档案管理机构，要依靠馆内高素质人才丰富的专业知识，对外提供信息咨询服务，全面开展信息服务工作，例如档案管理业务咨询、档案管理流程咨询等。由档案工作人员根据用户要求提供档案资料，大到为学校决策提供依据，为基本建设项目提供图纸，小到为教师、学生的具体问题，如调令、成绩单等提供依据。用户经常提出的有关咨询项目有：政策性、法规性条文；数据、图表；事件发生的时间、地点、条件、过程；部门和个人的情况。档案工作是一个单位工作发展的基础性工作，做好档案工作能够为学校带来意想不到的积极效果，使工作的开展事半功倍，因此越来越多的学校认识到档案管理的重要性，迫切希望得到档案业务方面的指导，提高学校的档案管理水平。
　　
　　参考文献：
　　［１］刘书旺.注重档案依据作用 提高学校评估的客观性［J］.学校档案，2003，（2）.
　　［２］夏裕莹.进一步发挥教学档案作用的思考［J］.学校档案，2003，（2）.
　　［３］何新红.加大创新力度，推进档案信息化进程［J］.中国档案学，2002，（9）.
　　［４］刘守华.在服务中创新，在创新中服务［J］.科技档案，2002，（9）.
　　［５］孙荣平.刘树生.浅析高校学籍档案管理与完善［J］.黑龙江教育（高教研究与评估版），2005，（3）：28-29.
　　［６］冯文平.浅谈学籍档案管理中的问题与对策［J］.开封大学学报，2004， 18（2）：77-78.
　　［７］范天吉.高等院校学籍学历规范化管理实用手册［M］.吉林电子出版社，2004：198-199.