浅谈人事档案工作存在的问题与对策

王淑萍

（辽河油田公司机关党委，辽宁 盘锦 124010）

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。准确、齐全、完整的人事档案能历史全面地记载一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案对人才资源开发起着重要作用。但是当前的人事档案工作还存在着不少问题直接妨碍了其作用的发挥。现结合自身的工作实践，浅谈一下人事档案工作中存在的问题:

一、人事档案收集工作缺乏力度

一是收集归档工作制度不健全执行不严格。少数管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则，内容不具体、不全面。即使建立了制度也在不同程度上存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。二是收集归档的材料不全面、不准确。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案收集归档的范围作了规定，但当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。首先有的单位一些材料还没有收集上来或收集得不齐全，如干部的考核材料、支农扶贫、派出国境人员的鉴定材料和反映人的能力水平的材料等多数为零散材料。其次一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案是记载一个人的经历和德才表现的材料它的内容，应该是真实、准确的。而现在人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉多使用套话内容形式相同不能准确反映每个人的真实情况。

二、档案材料填写格式不规范，内容不完整

在实际的人事档案管理中我们发现，有的仅仅是参加了课程培训班、专业证书班，拿的是结业证。在填表时却填成了大专、大本或研究生，鱼目混珠，真假难辨。有的组织考核、考查、评鉴材料，不规范、不严格，只有优点没有缺点，对干部的评价不愿具体化、尖锐化、而是公式化、一般化、简单化，不能真实的反映干部本人的实际情况。还有些档案材料或是纸质很差或是圆珠笔写，字迹模糊；或是书写顶格、顶边等填写格式不规范，不利于档案的保存和利用。

三、人事材料的装订方法不够灵活

三孔装线的传统方法使档案材料易保管，不易散落，适用于档案室内查阅。但目前人事档案的使用率逐渐提高，职工退休审核、终结劳动合同备案、晋升职务职称都要借用档案中的相关材料办理手续，或复印或提供原件。频繁的拆装给材料的保管、保护造成一定影响。并且打孔给材料造成的损失也是不可弥补的，尤其目前人才流动频繁，档案转移后很多单位要重新整理，各个单位打孔机的孔径、孔距虽然差异微小，但多次打孔给材料造成的损坏也是不可避免的，探索采用装订夹的形式装订档案势必会减少这种缺憾，也提高了工作效率。

面对以上问题所采取的对策：

一、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

二、创新人事档案管理模式，把人事档案的基础做好，保证人事档案材料收集齐全、真实、准确、完整。实行信息化管理，提高人事档案的利用率。采用现代化手段利用计算机、复印机、扫描仪、摄像等设备和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术来收集、整理、鉴别、装订、保管和利用管理人事档案。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

三、改进档案的检索与查阅方法，对人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用起来既费时又繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

四、建立成熟的档案队伍，人事档案管理队伍的政治和业务水平的高低对提高人事管理水平，推动人事改革步伐有着极为重要的作用。人事档案管理人员，除必须具备忠诚党的事业，思想作风正派，办事公道等良好的职业道德外还必须具备一定的政治理论知识，现代化管理知识，计算机操作技能，人事管理知识和档案业务知识。同时，要加强专业管理人员的培养。在数字化档案管理实施进程中，企业单位应创造条件，让档案人员通过自学或进修培训掌握从事档案管理工作的基本知识和技能，或外出参观学习督促档案管理人员不断提高自己的政治素质、文化素质和业务水平，以适应人事档案现代化管理的需要。

[1]戴雪枫.新时期人事档案工作的思考.浙江省科技信息研究院.【期刊】图书馆研究与工作.2008-09-15