信息时代电子档案面临的问题及应对措施

杨 静

（山西大学商务学院，山西 太原 030031）

1 电子文件的定义及特征

1.1 电子文件的定义。新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.2 电子文件的特征

1.2.1 操作方便 。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

1.2.2 传递快捷、实现资源共享。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

1.2.3 存储空间小。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。

1.2.4 具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形,声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

1.2.5 复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

2 电子档案在应用过程中面临的问题

2.1 电子档案的接收格式问题.我国住房和城乡建设部发布的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定"列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。"这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。

2.2 电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题

2.2.1 原始性问题

电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种"原始状态"，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2.2.2 真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容"出错"的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

2.2.3 完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清'

2.2.4 安全性问题。安全性由于计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。随着国际互联网和许多局域网的广泛应用，的确给人类信息的传播带来了极大的便利，但同时也给计算机病毒的入侵与蔓延打开了大门，这些病毒在网络环境下是很难被彻底清除的，且病毒的更新速度却永远领先于杀毒技术。

3 对策及建议

3.1 建立电子档案统一接收数据格式

推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一为一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。

3.2 采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。具体方法为：

3.2.1 采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。所谓"备份"是指为电子文件制作一份或几份相同的拷贝，并将拷贝后的电子文件放在一个安全的地方，一旦原文件被破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，这样就可避免因文件被毁所带来的重大损失。为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，电子文件的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。

3.2.2 消息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否"完好如初"，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。

为了防止无权限者操作系统和信息资源，通常在用户登录或实施某项操作之前，系统将对其身份进行验证，并根据事先的设置来决定是否许可。通常验明用户身份是采用口令来确认，安全的口令必须是位数长于六位、大小写字母混用、非字母和非数字符号混合使用，这样才能确保口令的安全而不被非法用户轻易破解，并要定期更改口令以防密码泄露。此外，为确保信息的安全，在电子文件传输过程中还可采用公共密钥和私人密钥相结合的加密方法，且这两者必须配对使用方可防止非法用户截获机密文档破解原文内容，以真正确保电子文件的完整和安全。

3.2.4.运用"防火墙"技术，防止非法访问或病毒入侵。所谓"防火墙"是一种访问控制技术，它是建立在专用网络和公用网络之间的一道保护墙。凡是符合事先设置的安全规定的信息允许通过，否则将拒之于墙外，以此用于实现访问控制，即杜绝外来非法访问和内部机要信息的非法输出。因此"防火墙"是当今电子档案网络安全技术不可缺少的保护神。与此同时，防止计算机病毒入侵也是保护电子档案不可忽视的重要内容。它包括预防和杀毒两个方面。为了防止病毒入侵，要杜绝使用非法软件及不随意从网络上下载软件，同时还必须在计算机系统中安装杀毒软件，并且还要不断升级更新杀毒软件，以确保网络与系统的安全，确保电子档案的真实性和安全性。

3.2.5.建立健全规章制度，提高档案管理人员的综合素质。为了确保电子档案的安全性，我们还必须建立一套完整的规章制度来加强管理，即建立岗位责任制和管理人员安全管理措施。我们不仅要对电子文件制作者的职责严格规范，还要对利用者的利用行为实施有效的监控，以此避免某些非法操作带来不必要的损失。此外，还要对档案工作人员加强管理和教育，提高档案工作人员的政治素质、职业道德和业务水平，加强对密码、口令、机房的安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，重视电子档案的安全管理。

结语。总之，信息时代的到来涌现出了大量的电子档案，给档案工作提出来新的课题。这就要求档案工作人员在实际工作中了解电子档案的特性，采取相应措施做到扬长避短，发挥电子档案的做大价值。

[1]陈卫民.高新科技在档案管理中的应用[J].黄河科技大学学报.2005年02期 .

[2]陈剑.电子档案的安全维护[J].现代情报.2005年09期.