论推进企业OA信息化建设的经济效益

巫娜燕

（云南建工第六建筑工程有限公司，云南 昆明 650000）

1 概述

无论是企业还是政府机关,都会有大量的文案需要处理,复杂的工作流程需要安排,科学技术的进步使办公方式发生了巨大的变化，各类现代化办公设备日益普及，这不仅节省了人们的办公劳动，而且大大提高了办公效率和质量，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解救出来，从而有更多的时间和精力去思考和解决复杂的棘手的问题，最终达到促进发展，提高经济效益的目的。

2 办公自动化系统的特点

2.1 面向服务(SOA)架构

强大的用户自定义功能，政府用户可根据本单位内部的实际需求，构建各种业务功能和业务流程，以适应OA应用的不断发展和变化。

2.2 各个部门的收发文管理

办公自动化改变了过去复杂、低效的手工办公方式。通常各部门的业务，主要是进行大量文件处理。而利用计算机文字处理技术产生各种文档，存储各种文档，或采用其它先进设备，如复印机、传真机、扫描仪等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，既节省了人力和办公用品支出，又可以节约大量时间。所以，办公自动化是实现无纸化办公、自动化办公的重要环节。

2.3 信息高度共享

可实现各种部门文件、软件和文件档案自动化管理和快速查询。统一建立各种部门常用文件、软件和档案的电子文档资料共享，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享，可以提高文件和档案的管理水平，达到文件档案管理与资料检索查询的现代化。

2.4 信息的迅速传达

电子公告为政府用户建立了一个电子公告栏，用户可以发布通知、通告和各种消息，并提供方便浏览公告牌的手段，使用户可以在最短时间内得到信息。

2.5 会议管理

会议管理对政府机关内部的会议实现电脑化管理，主要包括会议安排、会议纪要、会议室的管理。会议安排管理主要是进行会议时间安排和地点安排、登记会议议程、参会人员、议题、主持人等。会议安排资料可以通过网络送达相关人员。

2.6 实现异地办公

当工作人员不在我单位时，可以通过Internet网络登陆到办公自动化系统上处理相应事务或知晓单位近期开展的工作。

以上列举了我单位办公自动化的几个最主要的功能。此外，办公自动化还有很多其他的辅助功能，如资料管理、车辆管理、日程安排、督办管理、值班记录、电子期刊、内部短消息、公共通讯录等，在此不一一赘述。

3 运行前期信息化建设情况

结合机关各部门信息化实际运作情况，OA单位管理员在近期根据各个部门在OA协同办公操作上所遇到的一些问题，进行了关于OA操作流程的具体技术性指导，除进一步让员工熟悉协同事项、在线消息、通知公告的发送、接收等技术流程外，还进一步就如何参与单位 OA平面建设为员工提供建设性的意见，逐步培养公司员工对OA协同办公的兴趣和认同。

公司办公室OA单位管理员会不定期的把总公司的最新信息及时通过OA、QQ的形式发布，每天也会在OA、QQ上发布各种信息鼓励员工交流有关使用OA的心得，以期让大家积极投入OA的日常化运作，及时发现具体运作工程中所遇到的技术层面的问题，并不断解决和完善，更好地落实总公司大力推进OA信息化建设的工作要求。

4 OA应用效果实例

以实施案例分模块来详细阐述一下使用办公自动化系统前后的工作情况：

4.1 发文管理 （使用办公自动化系统前）

文件拟稿后要文秘送给部门领导去审核，然后要送给某部门领导去会签，如果领导不在办公室就要重新送，这个过程可能会重复很多遍；如果领导出差或是有事情，文件可能要滞后很长时间，而且也浪费了传送者的很多时间。如果文件拟好后领导看完不合格要重新起草，这样会浪费很多纸张。如果很多领导对文件内容进行修改，会导致文件的页面非常混乱。文件办结后分发时要印出很多份，极大的浪费了纸张。要查看以往的文件时，需要人为去借阅，还要说出文件题目或是编号等比较具体的信息，并且一份文件一次只能由一个人借阅。据实际情况最快发一个文件要一周左右。一般情况发一个文件要用到10份以上的纸张。文件不规范、不统一。

4.2 发文管理（使用办公自动化系统后）

拟稿人直接在系统中拟稿，秘书只需要点一个按钮，文件就会自动送给相关领导，秘书随时可以监控文件的情况，如果领导出差或是长时间未处理，可以随时把文件收回，送给其他领导签署。处理一份文件最快的情况只需要几分钟。

领导看完文件觉得不合格可以直接回退，拟稿人可以修改之后重新流转。

多个领导对文件内容修改也不会导致页面的美观度，需要查看留痕时，只需要点击“查看留迹”按钮即可用不同颜色显示领导的修改痕迹。

文件分发也只需要选定分发的对象即可发送给相关人员查看，不需要打印很多份。要查阅文件可以到文件浏览里查看，所有的文件都会保存在文件库里，还支持模糊查询。发文件时间快，效率大大提高。发一个文件最多只需打印出一份文件存档，甚至不用打印。文件得到了规范，文件的传递更加人性化、合理化。

4.3 会议管理

开会首先要打电话去预定会议室，并要联系相关的人员整理会议室，申请一个会议需要很长时间，并且领导要随时去询问自己的会议情况，很不方便。

在使用OA系统后，单位的会议预定就快捷了很多，并且会议形成了周表，领导可以随时查看自己的会议安排情况。

4.4 信息发布

单位的信息情况基本是采用人通知人的方式或将信息打印出来，分发至各个部门，很不利于信息的共享且浪费资源。

信息可以分成不同的版块，并设置不同权限的用户查看不同级别的信息，使得信息的管理上更加规范，更加合理，也使信息的传递效率得到了大幅度的提高。

4.5 签报管理

单位的签报（请示、报告）很不规范，打了请示后没有经过部门领导审核或是部门级的会签就直接送到办公室，或是需要会签的部门迟迟不予办理，使文件滞后，给工作上带来了很多不便。使用系统后，使得签报的呈送得到了规范，并且签报的流转过程都可以监控到。

5 OA协同办公模块目前运行现状及今年后续工作计划

单位为了更好更快的推进OA的运行，办公室在去年下半年已经相应地对公司员工进行过四次内部培训，OA单位管理员对协同信息、公文管理、表单应用、知识管理、电子邮件、公共信息、个人事务等内容操作程序都进行过具体的现场讲解，但由于公司前期网络一直不稳定，影响了大家登录OA的热情，再加上一些管理上的疏忽，以至于很多日常性的OA信息传送工作无法流畅的开展，无法成为公司信息交流的一种常规化运作。

为改善目前公司内部OA运行的种种弊病，使OA信息化工作能良性化、日常化运作起来，真正地为公司发展建设服务，现结合集团总公司不久前制定的《信息系统应用考核办法》，办公室已结合公司现状制定出公司内部OA考核的量化细分标准。通过适当的激励机制和奖惩措施来完善OA流程模块的日常运用。

OA单位管理员根据各个部门在OA协同办公操作上所遇到的一些具体运用问题，来进行相关技术性指导，除进一步让员工熟悉协同事项、公文表单、在线消息、通知公告的发送、接收等技术流程外，还需进一步强化员工对OA的参与意识，逐步培养他们对OA协同办公的兴趣和认同。

要进一步加大各部门和基层单位的OA建设力度，要进一步强化对部门OA信息员的培训力度，使他们在熟悉具体技术流程基础上，能根据本部门OA运行所存在的问题提出具体建设性意见，并公司内部各方面的交流合作、群策群力，把OA信息化建设提高到一个新的水平。

6 运行信息化建设的工作

随着OA系统在我单位的推广运行，使我们更加的体会到了该系统的强大功能，在OA上如何进行电子邮件收发管理、计划管理、会议管理、公文表单的综合查询、博客管理等方面，我们将结合目前公司的运作现状不断作出相应的调整。继续强化公司每天的OA信息化维护，并对各位员工在使用过程中所发现的疑难事项及时在线解答或现场指导。我们将结合公司形象宣传的实际要求和员工的具体信息需求，加大单位空间和个人空间版面的美化力度，以求更好地反映出公司积极进取、精益求精的精神风貌。随着安宁草铺回迁房和首领公馆项目的展开，如何将OA系统流畅地运行在新开发的项目上，使OA系统能积极有效地为项目的各项事务服务，成OA系统建设的一个新的课题。

7 总结

办公自动化，首先能极大地提高工作效率,不用拿着各种文件,申请,单据在各部门跑来跑去,等候审批,签字,盖章.这些都可在网络上进行.其次是节省运营成本:包括时间和纸张.第三是规范单位管理:把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签,计划日志,用款报销等工作流程审批都可在网上进行.第四是提高企业竞争力,凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台.无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强.第五是使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

办公自动化系统可显著节约各单位的办公经费，同时提高了办公效率和决策的科学性、准确性及综合管理水平。

[1]周应萍.积极探索企业信息化建设的新路径.西安财经学院[J].商场现代化，2005.07.05.