刍议图书档案数字化建设的必要性与具体策略

　　随着信息化的深化，新技术的应用和发展必将冲击甚至取代传统的信息载体和管理方式。当前，电子文件已被越来越多的机关、团体、企事业单位甚至个人广泛应用，由此转化而来的电子档案数量也越来越多。因此，加快图书馆网络数字化的建设已成为公共图书事业发展的必然趋势。
　　一、图书档案数字化是时代发展的需要
　　1.图书档案数字化是图书管理的要求。
　　与传统的档案载体相比，数字化的载体档案（数字化录音、录像、照片等）在形成、保管、利用上具有明显的优势。首先，在形成过程中不产生额外的购置费用。用于形成数字化特殊载体档案的数码设备，在使用中不需购置如录音带、录像带、胶卷等耗材，所有的数据全都存储于可重复使用的存储设备上，日常使用费用只是用于购置电池或给可充电电池充电的费用。其次，在保管条件上没有太多特殊要求。最后，查阅方便，不挑设备，所有操作在一台计算机中即可完成，而且携带、交换方便。
　　2.图书档案数字化是图书事业发展的需要。
　　图书数字化对现代公共图书事业发展的推进作用是无与伦比的。首先是存储量的改变。一张光盘可以容纳3.4 亿个字，相当于1700 本、每本20 万字的文件，能给社会节省大量笔墨纸张、人力物力，也减少了馆藏图书的存储空间。二是信息独立于载体之外。它不但可以依附于不同的载体，而且可以脱离载体，快速、安全、真实地传递到地球上任何一个有网络或接收装置的地方。三是电子图书管理中“序”是任意排列、任意组合的。对传统的图书管理要求，重要的一条是图书有序：有序地排列、有序地摆放、有序地编码，等等。电子图书中的一切信息都可以根据人的要求存放，只需轻轻一点鼠标和键盘即可完成。四是电子图书的检索极其简便。由于图书信息中的每一个文件、每一个字在存储器中都有一个确定的地址，利用者想用到它们时可以随手拈来。
　　二、图书档案数字化具有可行性
　　由区域性档案馆直接形成数字化特殊载体档案，一般要承受两方面的费用：一是设备的购置费用，二是日常使用费用。普通设备主要有。
　　1.数码录音笔等录制设备。
　　数码录音笔用于制作录音档案，它是一种采用先进的音频压缩技术，直接将声音信号录制为数字信号的工具。它采用内存或移动存储卡为存储载体，因其外观大多类似笔形，故称之为“笔”。其优点是音质好，反复复制不会损害数字信号，不损音质，便于携带，体积比一支笔稍大，重量一般不超过100 克，录制时间长。录制完毕后，通过连接线就可快速地传输到计算机中，而录音笔中的存储空间则可再次重复使用。录音设备发展速度极快，录音质量和录音时长、存储量都在不断提高。
　　2.数码摄像机等摄像设备。
　　形成录像档案需要使用数码摄像机。数码摄像机能将外界的信号通过光电传感元件CCD 转化成数字信号，存储在录像带中。目前，数码摄像机分为D8和DV 两类，DV 数码摄像机体积更小，是当前主流产品。数码摄像机的信号通过IEEE1394 接口传输到计算机中，即可进行后期制作。与传统的模拟制摄像机相比，数码摄像机画面质量高，信号可多次复制且不影响画质和音质，而且能与计算机方便地进行数据交换，便于后期处理。数码摄像机兼有数码相机功能，亦可用于形成照片档案。
　　3.扫描成像设备。
　　扫描设备是用来将图形文件转变为数字信号的工具。扫描设备将图形文件转变为数字信号传输到计算机中，在相关软件的支持下即可进行后期编辑，而且形成数字信号后可多次复制，不影响画质。
　　4.多媒体计算机。
　　通过数码录音笔、数码摄像机、数码相机形成的特殊载体档案，最终都要传输到计算机中进行编辑和存储。所以，一台多媒体计算机是必不可少的。
　　5.刻录设备。
　　由于计算机的存储空间有限，而且将所有重要数据全部存储于一台计算机中也不安全，这就需要在计算机上加接一台刻录机，将档案数据分期分批地刻写到刻录光盘上，这样就可无限制地扩充计算机的存储能力。
　　三、图书档案数字化建设的举措
　　1.提高档案标准化、规范化水平。
　　目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。我认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
　　2.着眼于提高系统的整体水平。
　　档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。在一些单位进行较高水平的试点，以取得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
　　3.加快实现档案数字化网络建设。
　　从电子计算机网络化时代的出现，到20世纪80年代后期，由于采用通信标准，成千上万个局域网连成一个地区网络，乃至形成全球性的网络。在80年代后期，“电子文件”概念逐渐出现，并由此得到国际档案界的广泛认同和采纳。随着人类进入信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用。
　　4.有重点地抓好数据库建设。
　　目前，档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。
　　5.注重档案信息的安全建设。
　　档案信息数字化建设必须采取一系列的措施保证档案信息的保密和安全，采取的措施为制度管理和技术保证，在数字化建设过程中对此应形成一套严格的管理制度体系，并有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。
　　档案数字化建设，应该是国家综合档案馆与时俱进、转变职能、坚持科学发展，在信息时代对传统载体档案管理功能的继承、延伸和发展。档案信息数字化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。