加强新时期高校学籍档案网络化管理的思考与探索

　　摘 要： 随着时代的发展与进步，高校学籍管理工作越来越受到各国政府、主管部门和高等院校的重视和关注。尤其是我国，随着办学规模的不断扩大、专业设置的增多、招生人数的增加和出国留学人数的上升，原有的学籍管理办法和制度已不能适应新时期高等教育发展的需要与要求。将学生入学、在校学习直至毕业证发放等过程融为一体的“一条龙”式的学籍档案网络化管理系统，正被我国各高等学校采用与推广，其科学化建设、有效管理等问题迫切需要深入探讨和研究。
　　关键词： 高校学籍档案管理 网络化管理 四个方面
　　
　　学籍档案网络化管理是档案工作适应信息化发展的必然趋势，是提高档案工作为社会服务能力的不可缺少的有力手段。近年来，随着我国高等教育改革的不断深入，各高校办学规模日益扩大、专业设置迅速增多、招生人数逐年增加，利用学籍档案了解毕业生情况的人也越来越多。原来基于小型数据库、半手工操作的学籍档案管理模式已难以适应高校发展的新需要。学籍档案管理网络化正是适应这一趋势，逐渐发展扩大起来的。学籍档案管理网络化，既是高校教学管理的发展机遇，又是对相关人员管理综合素质的考验。如何提高高校学籍档案管理的水平，使学籍档案管理方式网络化、现代化，管理内容规范化、系统化，确保学籍档案的安全性和保密性，是当前教学管理人员需要认真探讨的重要课题。
　　一、学籍档案网络化管理的意义
　　1.相对于传统的学籍档案管理，网络化管理的信息容量大，可使学生信息得到系统化和规范化管理。随着学生在校信息越来越多元化，学籍档案需要收集的信息内容会越来越多，除了学生学习成绩以外，还有各类竞赛成绩、各种评比表现、思想品德鉴定、学籍异动、考研就业等。这些信息若是依靠传统的档案管理方式操作，内容就容易出现差错或遗漏，学籍管理的规范性和完整性得不到保障，降低了档案信息的可靠性。目前我国许多高校都已逐步开始使用学籍网络化管理系统进行学籍管理，根据系统提示要求，填入内容即可，既规范又清晰还及时。
　　2.学籍档案网络化管理的服务查询功能可得到有效利用，随时随地能利用网络进行远距离信息求证。目前，学籍档案网络化管理的服务查询功能主要体现在以下三个方面：一是为学校的教育教学改革和发展提供系统的研究数据。学校从招生档案中可以总结得到生源质量信息和专业受欢迎的程度，从毕业档案中可以分析出理论与实践教学的成效和学校的社会信誉度等。二是为学生毕业离校后的就业、考研、出国等提供系列服务。当用人单位需要学校提供成绩、品德、综合能力、特长爱好等方面的信息，管理人员可直接从学籍档案管理系统中调出，方便快捷，内容详尽。三是为远距离的信息求证提供方便快捷的查询功能。随着计算机技术和网络技术的普及和提高，高校学历信息与全国高等教育学生信息网联通，使远距离查询就业学生的学籍信息得以实现，提高了信息化管理的利用率，同时严厉打击了买卖假文凭活动，为用人单位招聘人才提供了极大的便利。
　　3.通过网络化手段进行信息的远距离检索，为教师和学生提供随时查找资料的平台，为管理人员进行规范化管理给予指导。不但节省了管理人员、教师和学生们的精力、经费和时间，而且使学校的管理进入高效、高质的良性发展轨道，大大提升了学校的管理水平。
　　二、加强学籍档案网络化管理的主要途径和方法
　　为了推进高校学籍档案网络化管理工作的顺利进行，应从以下四个方面加大力度。
　　1.大力建立和完善学籍管理制度，树立现代教育观，依法进行学籍管理。对学校来说，要组织师生认真学习关于学籍管理规定的文件，统一教育思想，转变教育观念，牢固树立依法管理、以人为本、以学生为主体的教育理念。应该清楚地认识到实行学籍档案网络化管理是一种必然的趋势。
　　2.提高学籍管理人员的信息化意识，建设一支高素质的学籍管理队伍。学籍档案网络化管理由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化，档案管理水平的不断提高，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识、相关学科知识及管理水平和能力等多方面都提出了新的更高的要求。学籍档案管理人员除了应具备广博的知识外，还应熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识。随着电子文件等多种新型载体的大量出现，要掌握计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进的管理手段，使学籍档案管理从经验管理、科学管理过渡到现代化管理，因而学籍管理人员应当结合实际，创造性地开展实验和研究。
　　3.建立院系二级学籍管理体制，适应学生动态学籍管理的需要。设立院、系两级学籍管理体系，其宗旨是方便学生，服务学生。随着各高校学分制的实施，学籍管理工作必须提高网络化程度，重视信息的流通和交换，特别是要实行弹性学分制。要充分发挥系一级在学籍管理中的主体作用，调动系教学秘书的积极性。学籍管理中的分支工作应该在系一级完成，如成绩录入、学生的注册、考勤登记、选课等。教务部门应在学籍管理中主要发挥指导作用。
　　4.加强制度化、强化管理人员的责任意识。在学籍管理信息系统中，院、系管理系统之间相互共享数据，而分管各系统的工作人员又相对独立，甚至分属于不同的行政部门，而任何一个环节中的数据错误都会影响到学籍管理其他环节的正常工作。这种特性要求管理人员具有高度的责任心，严格保证自己录入的数据的准确性与时效性。因此，必须有相应的制度来保证，教务处是统筹教学管理的职能部门，必须制定相应的关于教学运行管理的工作细则及惩罚规定，从制度上约束教务处本部门工作人员，使各系部教学管理人员树立质量意识。只有这样，才能更有效地增强教务管理人员的责任心，降低差错率。
　　总之，高校学生档案是高校的宝贵财富，是学生管理工作不可缺少的重要信息资源，起到了不可代替的作用。高校要重视学籍档案管理工作，优化学籍档案管理，在实践中要不断摸索，加快档案管理工作网络化建设，积累高校学生档案管理工作经验，让档案信息真正能及时有效地为社会提供服务，使学籍档案管理工作走上规范化、制度化、科学化的道路。
　　
　　项目来源：湘南学院科学研究课题（2011YY16）