高校图书馆办公室工作浅议

　　摘 要： 本文分析了高校图书馆办公室工作的内容、职责、特点和作用，针对当前形势下图书馆办公室所存在的问题，就如何做好办公室工作这一问题进行了探讨。
　　关键词： 高校图书馆 办公室工作 准确定位
　　
　　图书馆是高校的文献信息中心，是为教学科研服务的学术机构，与师资队伍、实验设备共誉为高校的三大支柱，更是同学们求学的第二课堂。把图书馆看作一个系统，高校图书馆办公室又在其中发挥着举足轻重的作用，它是图书馆的行政和业务管理部门，负责全馆的政策、计划、控制、协调、公关等工作。
　　1.高校图书馆办公室工作的基本内容
　　1.1围绕学院教学、科研工作，协助馆长搞好馆藏建设、开发与利用，为读者提供多元化服务。
　　1.2做好接待工作，搞好内外沟通，掌握各种信息，收集管理好上级文件及业务档案，为领导的决策提供依据。
　　1.3做好读者咨询工作，经常开展问卷调查，及时了解不同读者需求。
　　1.4接受和传达上级的指令，贯彻和督促各项规章制度执行，辅助馆长处理好图书馆内部行政事务和各项业务的开展。
　　1.5组织和安排好全馆各种会议学习、业务学习及公共活动，做好后勤保障工作。
　　2.高校图书馆办公室工作的特点
　　2.1服务对象多样
　　高校图书馆是为高校教学科研服务的信息中心，服务的对象是以学生、教师为主的群体。长期遵循“读者第一，服务至上”的宗旨，作为图书馆的综合性办事机构的办公室，同样体现了这一宗旨，只不过服务的对象更为宽泛。图书馆服务的对象仅仅是读者和教学科研机构，而办公室的服务对象还包括馆领导、馆内各部室、学校相关职能部门，兄弟院校，上级业务主管部门，以及图书馆界相关业务单位。
　　2.2行政事务繁杂
　　随着高校图书馆事业的不断发展，图书馆办公室的行政事务管理工作也由过去单一化、模式化转向了多元化、复杂化，具有较强的综合性和随机性特点。它在图书馆工作中是一个综合性机构，日常工作上到与地方图工委、图书馆学会及兄弟馆之间的联系，下到馆内龙头漏水的维修、库室钥匙的配备等，其工作内容十分繁杂、琐碎而具体。
　　2.3工作要求全面
　　图书馆办公室岗位的特殊性，要求工作人员既具备从全局出发的眼光和能力，胜任文秘工作、档案管理、设备管理、后勤保障、对外宣传、多方协调、会议组织、活动组织、财务管理等图书馆日常行政工作，又是优秀的图书馆专业技术人员，能够充分发挥专业技术能力，及时掌握和处理文献信息资讯，开展读者阅读咨询与辅导，积极参与图书馆科研项目撰写科研论论的同时，认真做好图书馆科研服务工作。
　　3.图书馆办公室的作用
　　3.1参谋咨询作用
　　办公室要为馆长决策当好参谋，为馆长决策提供文件、资料、情报，并为馆长想办法、提建议、献良策。决策的科学性，直接影响着图书馆的发展，所以要当好个参谋，必须具备敏锐的观察力和独立思考能力，并要有超前意识和创新精神，同时不断丰富自己的知识，提高分析问题、解决问题的能力。
　　3.2承上启下作用
　　图书馆办公室是领导和各基层业务部门之间的一个不可缺少的环节，它上承馆领导的意图，是领导层贯彻执行党的方针政策及上级部门指令的助手，下对各业务部门负有督导、检查和向领导层反馈情况的职责。
　　3.3综合协调作用
　　图书馆各部门都有着各自特殊的职能，要想使各部门充分发挥职能，整个图书馆工作系统运行和谐，必须有一个协调机构，这个机构就是办公室。它就相当于一个大家庭的管家，既要全面、准确地领会馆长的意图，又要将各部室的步伐协调起来，确保图书馆各项决策的执行效果。这个综合协调职能发挥的情况，直接影响着图书馆的整体工作。
　　3.4对外沟通作用
　　高校图书馆之间的密切联系，可以大大促进图书馆事业的发展。办公室在这其中应本着互相尊重、互相支持的原则，配合各业务部门开展好馆际互借、资源共享、经验交流、学术讨论、参观学习等工作，引进先进的管理理念、服务方法和服务内容，促进馆际之间互惠互利和共同发展、共同进步。
　　3.5后勤保障作用
　　办公室一项重要的工作就是做好全馆人员的后勤保障，如工资、奖金的发放，办公用品、劳保用品的领发，职工福利待遇的落实等工作。同时要关心同志们的生活，排解职工和领导的后顾之忧。
　　4.如何做好图书馆办公室工作
　　4.1明确两个定位
　　4.1.1办公室职责与定位
　　若要充分发挥上述高校图书馆办公室的作用，首先就要明确各方面具体工作的定位。
　　4.1.1.1处理事务。办公室要将众多繁杂的事务有条不紊地处理好，就要力争做到“到位”绝不能“越位”，要有“力度”又不能“过度”，要“主动”又不能“妄动”。
　　4.1.1.2参与政务。尽职尽责完成图书馆行政事务。在对本馆基本情况、整体工作全面了解的基础上，办公室要向领导决策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通览一遍，摘出要点，为领导决策做好服务工作。
　　4.1.1.3服务工作。办公室上服务领导，下服务馆员、读者，服务对象多，情况又各不相同，这就要求办公室要增强高效服务、主动服务意识，切忌推诿扯皮、拖拖拉拉，要做到让领导放心，馆员、读者满意。
　　4.1.1.4会务办理。组织和策划会议是办公室工作的一项重要内容。在办会过程中要求细心，考虑周全，将会议可能出现的情况都考虑进去，如会场布置的合理性，灯光、音响、投影等设备故障，照、录像人员的安排，等等，要做足后备，确保会议的顺利进行。
　　4.1.2办公室主任角色的定位
　　办公室主任是图书馆办公室的责任人，直接参与图书馆发展规划和各项规章制度的制定与实施，肩负着联系上下、沟通馆内外的使命，在图书馆的行政体系中扮演着十分重要的角色。
　　4.1.2.1“参谋员”角色。办公室主任应为领导决策主动提出实施方案或进行可行性论证，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影响领导决策。
　　4.1.2.2“协调员”角色。办公室主任应协调好馆领导和馆员之间的关系、办公室和各业务部门之间的关系及各业务部门之间的关系，将各部门步调协调起来，使其有机配合。
　　4.1.2.3“监督员”角色。办公室主任应监督领导决策的落实情况，掌握各项工作的进展和执行情况，并及时向馆领导做汇报，保证各项工作的顺利开展。
　　4.1.2.4“服务员”角色。办公室主任应具备脚踏实地、淡泊名利的个人品质，秉承“服务至上”的工作宗旨，任劳任怨，甘于奉献，对工作耐心和细心，对同事和读者有诚心和爱心。
　　4.1.2.5“宣传员”角色。办公室主任应具备主动宣传的意识，利用网络、报纸、展板甚至电视等媒介向广大师生读者宣传图书馆做了哪些工作，取得了怎样的成绩，将来打算如何开展工作。通过宣传使读者了解图书馆工作，懂得如何利用图书馆，树立图书馆良好的形象。
　　4.2突出四个字
　　4.2.1慎
　　高校图书馆办公室工作大到领导重要决策的实施，小到灯泡、龙头的维修，都看似为一些琐碎小事，但稍有纰漏就很可能变成大问题，因此各项工作的开展都要慎重，要做到大事不误，小事不漏。尤其是关乎职工利益的事情，办公室要高度重视，切忌漫不经心;对待馆内其他业务部室，自己也不可颐指气使，把办公室凌驾于其他部门之上。
　　4.2.2精
　　高校图书馆办公室工作事无巨细，但每个环节都关系全局，这就要求办公室工作人员具备严谨、求“精”的作风，一丝不苟，追求卓越。在具体工作中善于思考和谋划，条理清晰，未雨绸缪，预计可能出现的各种情况，做到“精心、精细、精准、精益求精”。
　　
　　4.2.3勤
　　办公室的工作人员还应做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、脑勤、手勤、腿勤”。“嘴勤”就是要勤请示，勤汇报，准确领会领导意图，做到反映问题不失真，传达指示不走调。“眼勤”就是要多观察，多学习，多看一些有利于工作的资料。“脑勤”就是平时多思考、多想几个“为什么”，多想几个“怎么办”，不断提高预见和应变能力。“手勤”就是要多写、多记，注重平时材料的积累，有备无患。“腿勤”就是要经常深入各个部门调查研究，克服困难，多做工作。
　　4.2.4和
　　办公室工作需要团队协同“