科技期刊稿件外审应注意的若干问题

　　摘要：根据实际情况和审稿经验，从专家库的建立和管理、外审过程管理及稿件审回处理三个方面，总结分析科技期刊稿件外审中应该注意的若干问题。强调外审环节的重要性，明确编辑部在外审中应该担负的责任和注意事项。
　　关键词：科技期刊　稿件　外审　审稿专家
　　中图分类号：G232　文献标识码：A　文章编号：1009－5853(2011)03－0030－04
　　外审是指将稿件送本出版单位以外的专家或有关部门审读，旨在保证稿件质量，提升杂志形象，最大限度地发挥审稿专家的作用。外审虽然不能替代三审制中的任何一个审级，但因为审稿专家的评审意见是决定一篇稿件能否录用的重要依据，也是决定论文质量的主要因素，所以外审的重要性不言而喻。本文结合《中国中西医结合影像学杂志》(下称本刊)的外审实践，探讨稿件外审过程中应注意的问题。
　　1、专家库的建立和管理
　　1.1　专家库的分类
　　建立一个相对固定、高水平及资料完整的审稿专家库，并根据刊物栏目特点和审稿专家专业特点对专家库进行细致的分类和登记，是保证和提高审稿质量的前提和重要条件。比如，本刊把审稿专家分为CT专家组、普通放射专家组、磁共振专家组、介入专家组、核医学专家组和超声专家组等不同的专家组，相关稿件可以有针对性地送到专业对口的审稿专家手中。但是，单纯依照审稿专家登记的专业范畴送审稿件，结果未必令人满意，因为专家在填写登记表时，填写的专业范围往往比较宽泛和笼统，有的甚至涵盖影像学各个领域。而现代医学的发展，使影像学专业分化得越来越细，这就需要根据审稿专家的审稿情况确定他们最适合和最擅长的专业，然后分类整理，以便把稿件送到对口的外审专家手中。
　　1.2　专家库的管理和更新
　　任何事物都不是一成不变的，审稿专家也没有终身制。为了保证审稿质量，要及时整合和更新专家库，对不认真审稿或不具备审稿能力的予以调整。虽然绝大多数审稿专家都本着对杂志、对稿件负责的态度，认真完成审稿，但也有少数专家对审稿不够重视，不能很好地尽义务，审稿意见中客套话不少，却很少触及实质性内容。有的是因为公务缠身，抽不出时间审稿。有的是因为年事已高，身体状况不允许，或是他们掌握的知识已经难以应对当代医学的飞速发展。所以，每隔一段时间(基本上是半年，长者可以一年)，就需要对外审专家的审稿情况做简要的总结和评价，对那些不想、不能完成审稿任务或不认真的专家进行调整，以保证审稿队伍时时有充满活力的新鲜血液注入。
　　1.3　定期联系和沟通工作
　　如果说编辑工作是为人作嫁衣，审稿专家更是默默无闻的奉献者，他们通过审稿所得到的微薄报酬，与其付出的心血和承担的责任相去甚远。他们始终能够按照编辑部的要求，在百忙中完成审稿工作，理应得到更多的理解和尊重。本刊除了定期在杂志上公布审稿专家名单，给他们发聘书，给他们最大的精神鼓励外，还定期做好各种回访工作，及时听取他们对审稿机制的意见和建议，以便及时改进工作。在条件允许的情况下，还组织各种形式的联谊会或集中审稿会，给审稿专家提供最好的条件和环境，从而激发他们的热情，提高他们审稿的积极性。
　　2、外审过程管理
　　2.1　把好编辑部的初审关
　　稿件外审切忌一刀切，只要收到稿件一律外审。对那些质量不高，或根本不适合本刊的稿件，以及没有太大疑难问题的稿件，可以通过编辑部内部的三审完成对稿件的处理，无需送外审。这就要求编辑部严把初审质量关，为外审专家减少不必要的工作量。作为三审制基础的初审，工作量最大，任务最繁重，同时也起到判断稿件是否需要外审的把关作用，只有当难以把握稿件中专业性内容的质量时才将其送有关专家审读。如果不论稿件质量和水平如何都一律外审，不但增加外审专家的工作量，还会造成不必要的资源浪费，也很难保证外审质量。
　　2.2　坚持双盲审稿原则
　　因为本刊选定的审稿专家大多是在影像学各个学科领域有一定知名度的学者或领军人物，和稿件的作者(包括第二、第三作者)有着千丝万缕的关系，使得审稿专家有时很难客观地评价稿件。为了杜绝关系稿、人情稿，在外审时一定要严格执行双盲审稿。本刊在没有完全实施双盲审稿之前，曾经出现过审稿专家未经编辑部同意私下和作者联系，让作者按照他的意见修改到可以录用为止，不但让编辑部非常被动，而且造成了不良后果。如果双方公开，审稿专家即使不和作者联系，也有可能因为熟识对方而放宽审稿的标准和要求，作者也会干方百计和审稿专家拉上关系，不能保证审稿的公平性。
　　2.3　合理分配使稿件平衡
　　每家杂志都有一些审稿水平高、审稿速度快，让人非常满意和信任的审稿专家，每次来了相关方面的稿件，编辑首先就会想到他。可是人的精力是有限的，而且审稿专家往往在教学、科研或临床等多方面担负各项重要工作，审稿只是利用业余时间，如果稿件过多，不但会影响他们正常的工作和生活，还会无形中降低审稿质量。这就需要掌握好给每位专家的送审稿件数量，根据专家库的登记时时查找送审记录。本刊规定，每位专家在一个月内审稿的数量不能超过五篇，不能一次或是在短时间内给一位审稿专家送审太多的稿件。
　　2.4　尽到对审稿专家的告知义务
　　对外审专家要提出明确的审稿要求，让专家做到心中有数，尤其是对审稿内容和审稿时间的要求。
　　2.4.1　对审稿内容的要求
　　有的审稿专家可能会担任多家相关期刊的审稿工作，但每家期刊都有自己的编排格式和特点，因此，编辑除了定期给审稿专家寄样刊，让他们熟悉本刊的学术特点和稿件质量的定位外，还要对他们提出具体的要求。针对有的专家审稿较粗略，用程式化的评价语言(如该文设计科学，实验数据资料处理合理，建议刊用)，或者不提具体修改意见和退稿理由，本刊在设计外审稿件处理笺时，就明确提出了以下审稿要求。
　　该文若录用，有哪些特点，请从科学性、创新性、实用性等几个方面予以评价。
　　若不用，请写出不用的原因，以便编辑部在给作者写退稿信时能详细列出退稿的原因，给作者一个令人信服和满意的理由。
　　对那些能刊用但是需要作者修改的稿件，要明确指出要修改的内容，而且尽量做到一次到位。因为我们在给作者回修时发现，有些审稿专家提出修改意见，经作者回修后复审，又发现了一些当初就存在而没有被发现的老问题，于是作者又对这个问题回修…这样既增加了编辑部和作者的工作量，也人为地耽误了稿件的录用和刊出时间。
　　审稿要全面。一篇稿件包括正文部分、参考文献，论著还包括中英文摘要和图片，作为影像学杂志，本刊对图片的要求极为严格，一篇好的稿件，应该有清晰、对比度好的图片与文章形成相得益彰的补充和呼应。审稿专家在审阅稿件时，既要审读正文部分，也要对参考文献、图片等进行严格把关。
　　2.4.2　对审稿时间的要求
　　对每篇稿件限定审稿时间，因为经常会遇到一篇稿件送审后，迟迟不见审回意见，又不能催得太紧的情况。本刊在送审稿件时都会规定审稿时间，一般是20天左右。为了避免出现审稿专家迟迟不能审回稿件的情况，在送审稿件前，最好提前和审稿专家联系，看其是否有时间审读稿件，能否在近期内接受再送审。如果超过规定的时间不能审回，要打电话进行委婉的提示。
　　3、稿件审回后的处理
　　3.1　理性对待审稿专家的意见
　　要重视审稿专家的意见，但不能以审稿专家的意见直接定稿，一篇稿件审回后，应由期刊总编把关并签署最后意见。对于审稿意见为退稿的稿件，最好再经另外一名专家审阅，意见相同时再做退稿处理。对于有争议的稿件，更要慎重对待。本刊就出现过同一篇稿件，一位审稿专家的意见是直接退稿，另一位专家却给予很高评价。对于这种情况，本刊会定期召开由几位杂志顾问和编辑部成员参加的定稿会，把有疑问的稿件拿到定稿会上集中讨论，意见达成一致时，再由总编签署对稿件的最终处理意见。
　　3.2　定稿意见要反馈给审稿专家
　　每一位审稿专家都希望自己的审稿意见能得到编辑部的认可和尊重，但有时也会出现不尽如人意的地方。比如，专家认为可用的稿件，因为本刊已经连续刊登几篇类似的文章，这篇稿件很有可能被放弃，或是过一段时间再予以刊登。又比如，专家的审稿意见是将稿件归入《论著》栏目，但编辑部根据刊物的整体水平认为按论著发表有些牵强，可能放在《论著摘要》栏目刊发。无论何种结果，都要把最后的定稿意见及原因反馈给审稿专家，以表示对他们劳动成果的肯定和尊重。特别是对两位专家审稿意见相左的稿件，就更要向审稿专家解释清楚。这样，即使他们的审稿意见未被采纳，也会很愉快地接受编辑部的定稿结果，为以后继续保持良好和谐的工作关系奠定基础。
　　对于科技期刊来说，一篇稿件从收到到刊出，要经过登记编号、审稿、回修、备用、编辑加工、校对等若干个环节，审稿特别是外审是其中非常重要的一环，它直接关系到期刊质量的好坏，以及稿件运行周期的快慢等问题。所以，管理好外审工作，处理好外审中出现的各种问题，是提高科技期刊质量，保证期刊发展的重要举