工程内业资料管理的几点看法

刘瑾一 于健 阎俊斌

【摘要】随着工程逐步精细化、专业化和规范化，内业资料收集整理显得尤为重要，如何发挥技术资料在工程建设与管理中的作用，使之满足工程管理规范化要求，结合当前工程建设与管理中内业资料存在问题，着重简述如何规范、细致、快捷地做好内业资料收集整理工作。

【关键词】工程内业资料管理看法

随着工程建设步伐加快，加强工程管理和维修养护成为值得深入思考的问题，但是工程管理项目多，内容杂，内业资料及时收集与整理成为工程管理的一项重要内容。本文通过如何加强工程内业资料管理，探索工程建设与管理精细化、专业化、规范化。

一、工程內业资料的形成。

工程内业资料是主管单位和承担工程建设的业务单位。在工程建设与管理以及工程维修养护过程中形成的各种文字、数据、图表、声像、电子文件等形式的一套较为全面、规范的原始记录，而这些资料的形成过程中主要涉及到水利工程建设与管理中计划实施方案的编制、项目审批、设计、合同签订、施工、月度（专项、年度）验收、运行等程序，真实地反映了工程项目试试的实际，作为管理单位应根据工程的实施情况及时进行收集、归纳和整理，并与工程建设与管理的进度相一致。

二、工程内业资料的重要性

1、内业资料可以有效地对工程建设与管理过程进行实时跟踪。拿一个单项工程来说，可行性报告和招投标文件表示工程实施的严谨性和规范化，开工申请资料表示工程已经开始，单元工程质量评定反映工程质量与进度，照片资料真实反映整个施工过程中的所有工序，分部工程验收签证标志着阶段或单项工程的完工，竣工验收资料表明工程的顺利完成，工程施工的每一步都牵涉到内业资料的产生，及时收集才能有效地了解工程的进展情况。

2、内业资料可以有效地反馈工程监督建设与管理工作。每一个施工工序都能从内业资料上反映它的时间、数量、人员、规格等特性，能明显地看出工程是否含有缺陷，如工程建设是否缺少许可、不符进度、数量误差等，都可以从中看出。就拿隐蔽工程验收单来说，要有施工单位提供隐蔽验收的项目、结构、数量，然后汇同建设单位和监理单位进行收养检查，检查情况和结果记录在工程验收单上，施工单位据此可以对自己施工质量状况和尚未注意的问题进行纠正，对于项目负责人来说，可以较为清楚地知道问题所在，对项目建设与管理做到了如指掌。

3、内业资料反映工程管理单位对工程的管理水平。随着工程管理科学化、规范化、标准化要求的不断深入，对内业技术资料管理的要求越来越高，内业资料收集与整理质量的好坏、标准高低。不仅仅只作为工程管理的基础性资料，也成为工程管理考核的重要内容，在一定程度上体现出一个单位工程管理水平的高低。

三、内业资料管理现存问题

1、不注重选拔人才。内业工作既是一项繁琐的、细致的工作，又是一项严肃的、认真的工作，没有较强的事业心和责任感，没有吃苦耐劳的精神的人是不能承担这一工作的。内业人员素质的好坏，直接关系到内业工作的好坏，影响到整个工程项目管理工作。因此，选拔培养思想文化素质高、热爱本职工作的人从事内业工作是搞好内业工作的基本前提。

2、没有摆正内业与外业的关系，造成工作不协调。有些从事内业工作的人认为内业工作枯燥乏味，整天瞎忙，工作没有深度，不被他人理解，比搞外业吃亏，因此工作积极性不高、缺乏工作紧迫感与责任心。有些从事外业工作的人认为内业工作是内业人员自己的事，与己无关，对内业工作不关心、不支持、不配合，甚至本应由自己承担的事也推给内业人员，造成互相推诿、工作不协调。因此，加强对内业工作领导、明确内业工作职责，摆正内业与外业的位置，多方支持、理解内业工作，为内业工作创造良好的条件，是搞好内业工作的重要条件。

3、内业工作条件较差，设备落后，工作效率不高。管理信息若不能及时传递到内业人员手中，必然影响整个工程项目管理工作的运作。目前，在工程项目管理工作中，大部分外业人员施工时基本上与内业人员失去了联系，待到外业工作完成，再带回来交给内业人员处理。基层的报表、材料等还是靠邮件传送，很难做到及时、准确。内页处理扔停留在手工计算和手工操作阶段，造成信息传递不畅、工作效率底下的局面。这与现代科技、信息发展的现状极不相符，运用现代科技与信息手段处理内业工作势在必行。

四、搞好工程档案管理工作的几点建议

1、建立健全档案管理领导责任制。各单位的档案管理工作，要建成一把手参与，分管领导负责，有人员、有经费、有设施完善的保密环境。对专门从事档案管理的人员，不但要在政治上、工作上给予支持，还要在生活上、待遇上给予倾斜和照顾。

2、建立健全档案管理制度。档案制度是工程项目顺利开展的重要保障，必须建立健全档案工作的各项规章制度，如《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责任制》等，大型工程建设要建立档案室，落实档案专职人员，负责集中统一管理工程建设的全部档案资料。

3、提高档案工作人员的综合素质。上级有关部门应加强档案管理工作人员的专业培训；档案管理工作人员要不断更新观念，加强业务学习，拓宽知识面，不仅要掌握档案业务知识，更要加强对专业知识的学习，还要认真贯彻《中华人民共和国档案法》，树立法制观念，在工作中要做到“三懂”即懂业务、懂法津、懂有关规章制度，不断提高自身的综合素质，切实担负起档案的管理职责。

4、强化全系统档案意识。工程档案的分散性，决定了单靠档案工作人员的工作，很难完整、系统地搞好档案工作。有必要在本系统乃至全社会深入宣传《档案法》等有关规定，普及档案工作知识，在档案系统内乃至全社会形成一种强烈的档案宣传氛围，增强全民档案意识，让有关单位主动上交历史积累资料等重要文献，集中统一归档，逐步使档案管理工作步入规范化、法制化轨道。

5、切实做好工程档案的开发。档案的生命在于利用，在于更好地为经济建设服务，工程档案资料为工程项目开展提供了极其宝贵的一手资料，一经开发，就可转化为生产力，产生巨大地经济效益和社会效益。因此，只有把它作为一种“能源材料”开发利用，才能体现它的潜力和价值。

参考文献：

1、张玉红《水利档案管理工作之我见》，中国新技术新产品，2009.NO1

2、常秀荣，冯涛《加强内业管理建立优良工程档案》 山西建筑，2001（10）

3、刘彬，徐素菊《浅谈水利工程施工内业资料的管理》 文章编号：

1009-0088（2010）06-0109-02

4、刘娜，任雪会《关于水利工程内业资料管理的几点思考》商情，2011（18）