执行力视域下的高校图书馆组织结构优化研究

周玉宇

（湖南工程学院 图书馆，湖南 湘潭 411104）

执行力视域下的高校图书馆组织结构优化研究

周玉宇

（湖南工程学院 图书馆，湖南 湘潭 411104）

如何在新的信息环境下提升图书馆的服务水平是高校图书馆界普遍关注的问题。通过引入执行力的概念，阐述了执行力与组织结构的密切关系，指出图书馆组织结构优化是提高图书馆执行力的内在要求和现实需要，并详细论述了高校图书馆组织结构优化的原则、模式和推进措施。

执行力；图书馆；组织结构；优化

以计算机技术和网络技术为代表的信息技术正在改变着图书馆的存在状态和服务方式。在此环境下的用户需求也不再局限于获得一般的文献资料，而是要求深层次的知识服务；同时，伴随着信息技术的发展，大量的信息服务机构如雨后春笋般涌现，已对图书馆构成巨大的挑战。图书馆要生存要发展，必须具备较高的服务水平，切实增强图书馆的竞争力。图书馆要提高竞争力，就必须提高图书馆的服务执行力。然而，综观我国图书馆服务的现状，仍有大多数图书馆的服务执行力普遍不高。这种状况不仅与图书馆工作人员的自身素质和技术水平有着直接关系，而且也与图书馆组织结构中存在的问题有关。图书馆组织结构作为提高执行力的运营平台和资源配置枢纽是影响执行力的重要因素之一，应该成为图书馆执行力研究中的重要内容［1］34－36。

一 图书馆执行力的提出

所谓执行力，就是执行已确定的发展策略的能力，即完成既定策略目标的做事能力。目前这个概念在企业管理领域非常流行。我国企业管理训练创导者姚予在《执行力》一书中提到：“执行力是组织贯彻落实战略决策、及时有效地解决问题的能力，是战略决策在实施过程中原则性和灵活性相结合的重要体现。”［2］33我们可以从两个层面去理解执行力：一个是个人执行力，另一个就是组织执行力。图书馆执行力就是图书馆整体体现学校既定战略目标执行并实现的能力。图书馆执行力是连接图书馆战略决策与目标实现之间的桥梁，其强弱程度是直接制约图书馆发展的关键要素。

二 图书馆执行力与组织结构的关系

关于执行力和组织结构关系的研究源于对企业战略和企业组织结构的关系描述。企业战略与企业组织结构同属于管理学科的重要研究内容，虽然它们分属于不同的分支体系，但是无论是从管理费用的内在逻辑性还是从组织的维度方面来解析，企业战略与组织结构都是存在高度的相关性，统一于动态的企业经营活动之中，企业战略的制定与执行依赖于企业组织结构设计的合理性，而企业组织结构设计的优化又必须把企业战略执行力的提升作为关联性的首要条件加以考虑。所以，二者在理论关联上互为条件，相互影响。

具体到图书馆这一组织实体中，执行力与组织结构的关系主要体现在两个方面。一方面，在图书馆服务过程中，主要表现在提高图书馆的执行力能够改善图书馆组织结构的运行效率。也就是说，在图书馆服务实施中通过强化图书馆各部门的执行情况，提高信息资源传递的速度和各组织部门的工作效率，使图书馆的工作目标得以实现。另一方面，组织结构通过功能融合的方式，优化组织结构，以此促进图书馆执行力的提升。这种优化的过程首先通过外界环境反馈作用于图书馆组织结构。然后，通过组织结构的优化，去除图书馆中不必要的因素，加强组织的内部协调，保证各部门工作的衔接性，提高图书馆的执行力。

三 图书馆组织结构优化是图书馆执行力提升的内在要求和现实需要

图书馆组织结构优化是从图书馆的战略发展目标与任务出发，对图书馆的组织要素和系统的组织配合方式的不合理性与失调之处进行调整，以提高组织的整体功能。国外图书馆已开发了多种新型组织模式，国内也有许多高校，例如重庆大学图书馆早己经做过尝试。可见，图书馆组织结构优化是图书馆执行力提升的内在要求和现实需要。

（一）图书馆组织结构优化是图书馆执行力提升的内在要求

图书馆执行力是图书馆服务能力的综合体现，其影响因素可分为外部因素和内部因素。外部因素也称外部条件，主要包括国家政策、地方经济状况、科学技术以及社会文化等。对于图书馆而言，这些外部因素都是客观存在的，不以组织的自身意愿为转移，所以对它们进行正确分析后，只能通过调整或改变自身，才能适应并寻求适应和发展。内部因素有战略决策和计划、组织结构、信息沟通、激励发展、配置资源、执行力文化等等。所以相对来说，内部因素对于提升执行力比外部因素更有可控可塑性。一个科学合理的图书馆组织结构不仅有利于图书馆信息流动效率的提高，也有利于工作人员高效地开展服务活动，从而提高图书馆的执行力。反之，滞后甚至不科学的组织结构不仅阻碍了文献信息流动，还将制约图书馆工作人员积极性的发挥，降低图书馆的整体执行力。

（二）图书馆组织结构优化是图书馆执行力提升的现实需要

根据调研，目前大多数图书馆机构组织中，基础还是金字塔式的层级制组织结构。按照文献的加工管理流程设置机构。一般设置采访、编目、流通、期刊、咨询、技术、办公室等职能部门。各部门功能相对独立。它在发展过程中局限性和不合理性主要体现在：（1）权力集中，部门多，岗位细，各部门功能相对独立，但是横向联系缺乏，难以协调部门与项目组人员的分工职责；（2）“金字塔”随着组织规模的扩大，中间层也会相应不断增加，从塔尖到底层的距离就会越来越远，容易造成信息失真，从而影响工作效率和执行力；（3）业务流程分工过于细化，由于部门之间缺乏交流和员工的本位主义，不利于员工自身成长需求，谈不上主动性和创造性，导致高校图书馆信息人员容易产生职业发展的挫败感。［3］10－12

另一方面，随着信息技术的发展，通讯技术和计算机技术在图书馆的业务工作中得以广泛应用，信息技术为进行组织结构优化提供了可靠的技术保障。而读者对图书馆服务的要求越来越高，希望图书馆提供快捷高效的信息服务，也要求图书馆以提升执行力为目标优化目前的组织结构。由上可见，图书馆组织结构优化已成为图书馆执行力提升的现实需要。［4］17－21

四 图书馆组织结构优化的思路

（一）图书馆组织结构优化的原则

1．解放思想原则。任何组织运营都是在一个特定环境中的，它必然受到环境的的约束和影响，要想组织更有执行力，它的结构和外部环境及内部资源都必须处于最佳适应状态。随着信息社会的到来，图书馆的工作环境也将以自动化与智能化为主。这时的管理思想与理念强调的是团体协作与和谐，鼓励个性与聪明才智的发挥，因此，高校图书馆要适应信息社会的发展要求，就必须解放思想，抛弃本位主义，引入先进的管理思想与理念，把图书馆组织结构优化作为推动图书馆执行力提升的突破口。当然，图书馆应该根据自身发展目标、大小规模以及文献信息资源构成、工作人员条件构成以及空间和设备条件、技术资源设计出符合自身发展需要的模式。

2．目标导向原则。图书馆专家约翰逊（D．E．Johnson）在《西洋图书馆史》一书中指出：“在书籍和图书馆的历史中，人的因素总是最重要的。”我们既要考虑到用户的个性需求，围绕“读者第一”的服务宗旨，也要充分开发利用员工的潜质，能够各尽所能，在工作中能够不断地学习进步，提高服务水平。组织结构优化必须坚持以提高图书馆的执行力为导向，也就是说，图书馆组织结构优化的方向是要实现人力资源从后台向用户服务领域迁移，确保了图书馆的每个人都积极参与到为终端用户服务的活动中去。图书馆机构重组特别是读者服务部门的整合要力求达到增进对读者的了解，扩大与读者接触，切实提高图书馆服务执行力的目标。

3．权利制衡原则。这是组织结构优化的重要原则，也是组织正常运作的重要保证。组织管理最高层拥有最重要的决策权力，同时授予各组织分支一定的权利和义务，坚持权、责、位的有机统一，在此基础上建立良好的信任关系和沟通渠道，确保信息共享、技能培训、奖惩机制等在组织结构中的公开透明度，让员工乐于工作、乐于为读者服务。［5］131－133

（二）图书馆组织结构优化的模式选择

进行业务流程重组与组织结构优化，首先要确立核心业务流程。核心流程的确定是随着形势的变化而变化的。当前，在图书馆业务流程上，主要为两条线：一条是信息知识资源的管理，主要是信息知识资源的采集、分编、加工、整理；另一条是信息知识资源的服务，以信息知识的搜集、分析、重组的知识能力为基础，根据读者的具体问题和个性化环境，直接融入读者解决问题的全过程，提供能够支持知识应用和知识创新的服务。因此，业务流程的重组就要围绕图书馆的管理和服务进行一系列相关工作，需要建立一个避免重复作业，彼此协作和谐，渠道沟通良好，迅速回应读者需求的富有弹性的组织体系。

本文设计的《三部一室矩阵模式图》组织结构，在《基于一战式服务的图书馆组织结构》［6］92－94的基础上，进行了改进，（见图1）由纵横两个管理系列组成，一个是职能部门系列，一个是按学科内容和临时任务而组建的学科小组、项目小组系列。纵横两个系列交叉，即成矩阵。纵向代表图书馆的基础业务，横向代表学科和图书馆的一项工作任务。

图1 图书馆三部一室矩阵组织结构模式图

（三）图书馆组织结构优化的实施

从整体上看，上图中组织结构优化模式是一个结构严密，功能完善的运作系统。具体实施中，笔者认为应从纵横两个层面进行实施。

1．纵向上，整合图书馆业务流程。以用户为中心，改进工作流程。从价值链的角度看，图书馆的业务流程是一个信息输入到输出的连续过程。这就要求图书馆的机构设置符合价值链的规律要求。然而，反观现实后发现，图书馆传统组织结构中图书采购归采访部、期刊订阅归期刊部、声像资料建设可能归技术部，这样各部门缺乏必要的沟通和交流，资源建设容易重复。于是将图书、期刊、数字资源的采访编目合并，统称为资源建设部。为了方便读者利用图书馆，流通与阅览、期刊、咨询检索等部门也进行了合并重组，统称读者服务部。其中一个馆员同时完成借书、阅览、信息检索、参考咨询，这样减少了读者学习、借阅的管理层次与中间环节，实现一站式服务的需要，更完美地体现“读者第一，服务育人”的服务宗旨。因此图书馆员的角色由原来的书库借还、阅览室管理、参考咨询单一服务型转变为全职型。另外保留了技术部和办公室两个机构。这样以来，三部一室的组织模式基本涵盖了图书馆编目、流通、检索、咨询等工作内容，有力支撑了图书馆服务所需要的机构组织。

2．横向上，构建基于学科或项目的服务组。有学者早就提出要打破现有组织结构，努力推动图书馆组织结构扁平化。著名学者M．Hammer认为在现代环境中，高效的作业流程应该是建立在“超职能”（即跨部门）的基础上。针对图书馆的服务特点、服务对象和服务内容，图书馆可以构建基于读者信息需求专业化或个性化的学科或专业服务组。其中的每个小组均为职能完备的部门，也就是负责该该学科或专业的资源建设、信息服务、读者辅导和信息反馈等各项工作。［6］92－94至于服务组成员的配备，图书馆可以采取专业馆员、临时馆员和辅助馆员相结合等多种方式开展相关服务。

五 组织结构优化过程中应注意的两个问题

三部一室矩阵结构的图书馆组织结构模式有利于图书馆在新的信息环境下高效开展信息服务活动，从而提升图书馆的执行力。然而，图书馆组织结构的优化过程还面临着一些问题需要引起高度的重视。

（一）加强思想宣传，形成良好的舆论氛围

图书馆组织结构的优化是图书馆内部组织结构的重大调整，可能会引起图书馆广大馆员的工作岗位的变化，甚至会引起馆员内心的波动起伏。同时，图书馆组织结构的优化也与高校的人事组织工作密切相关，因此高校领导和人事组织部门也要认识到图书馆组织结构优化的必要性和紧迫性，理解和支持图书馆开展基于图书馆执行力为目标的组织结构优化工作。为此，图书馆要加强在馆内外的宣传力度，形成支持图书馆组织结构优化的良好氛围，最大程度上争得校领导和组织人事部门以及图书馆职工的理解和配合。

（二）开展调查，为组织优化提供充足的准备

图书馆组织结构优化成功的一个重要标志是建立一个良好的动态运行机制，使图书馆的各种管理目标在产生和贯彻过程中，明确何人、何事、何处、何时进行，以及如何进行沟通和协调，从而有利于图书馆执行力的提高。因此，在组织结构进行优化工作之前，必须对图书馆现有的组织结构进行分析评估。这个评估包括初步评估和详细评估以及综合评估。当然，在考虑组织结构优化的同时，也应考虑到图书馆现有管理人员和基层工作人员的素质。因为，只有当组织结构得以优化和有关人员素质两方面都得到提高，其运作机制才能正常运转，图书馆执行力水平才能得到很好的发挥。所以，开展组织调查时，也要对图书馆现有人员的专业、学历、年龄、业务能力等进行详细调研，为组织优化提供准备。

六 结 语

执行力的研究是目前管理学研究的热门话题，执行力的提升不仅与人员的素质、体制机制密不可分，也与组织结构有着密切联系。图书馆组织结构优化是提高图书馆执行力的内在要求和现实需要，然而基于执行力提升的图书馆组织结构优化的具体落实还面临着很多技术性难题和社会性障碍，这需要我们在图书馆工作实践中不断地思考和持续探索。

［1］贾亚平，邓宇梅．提升图书馆制度执行力的思考［J］．图书馆工作，2010，（3）．

［2］姚 予．执行力［M］．北京：中华工商联合出版社，2007．

［3］蒋一平．我国公共图书馆组织结构改革新视角［J］．图书馆研究与工作，2009，（2）．

［4］孙 杨，苏 娜，周金龙 ．数字时代图书馆管理危机［J］．图书情报工作，2009，（12）．

［5］张 政．论数字环境下医院图书馆的结构重组［J］．农业图书情报学刊，2008，（6）．

［6］郑伦卫．基于一站式服务的图书馆组织结构［J］．荆门职业技术学院学报，2008，（11）．

Optimization of the Organizational Structure of University Libraries from the Perspective of Executive Force

ZHOU Yu-yu
（Library，Hunan Institute of Engineering，Xiangtan 411104，China）

How to improve the service of university libraries in new information environment is an issue of widespread concern in the library circle in China．By introducing the concept of executive force，this paper describes the close relationship between executive force and organizational stucture，and points out that optimization of library stucture is the inherent requirement and practical need to improve its executive force．The principles，models and measures of library struture optimization are also discussed in detail．

executive force；library；organizational structure；op timization

G251．2

A

1671－1181（2011）04－0122－05

2011－08－30

周玉宇（1981－），女，湖南永州人，助理馆员，研究方向：图书馆管理。

宋耕春）