SWOT在项目采购管理中的应用

黄沃才

广东商学院 广东广州 510320

☆资产与设备管理☆

SWOT在项目采购管理中的应用

黄沃才

广东商学院 广东广州 510320

项目的成功离不开高效的项目采购管理。利用SWOT法分析项目采购特性,可更容易掌握项目采购的优势、劣势以及机会、威胁,通过制定准确的采购战略和策略,能够大幅度地提高采购成功率,有效降低项目成本,保证项目质量。

SWOT；项目管理；项目采购管理；采购项目

Abstract: The success of the project can't do without eff cient project procurement management. SWOT analysis of procurement. It is easier to control the strength and weakness, opportunity and threats of project procurement by use of SWOT. Through making procurement strategy and tactics, It can not only improve the success rate greatly, but also reduce the project costs effectively, and ensure that the project quality.

Key words: SWOT; project management; project procurement management; procurement project

随着全球经济的飞速发展和社会分工的不断细化,任何一个项目组织都离不开外部资源的支持。采购成为了获取这些外部资源的普遍方式。在现代项目管理中,项目采购管理(又称为项目资源获得的管理)是在项目过程中为确保能够从项目组织外部获得项目所需各种商品与劳务的项目专项管理工作,是整个项目取得成功的关键。作为项目采购人,如何在项目成本、项目时间等因素的条件限制下,通过采购引进外部优质资源,保证项目的质量和效益,是项目采购管理中最为关注的问题。通过SWOT分析,可以快速有效地帮助采购人准确把握项目采购管理的特性,制定科学合理的采购战略和策略,引进性价比高的项目资源。

1 SWOT分析

20世纪80年代初由美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出的SWOT分析法(又称道斯矩阵)是一种战略选择的反方法,是通过对投资者所面临的内外部环境进行综合分析,通过分析判断优势(Strength)、劣势(Weakness)、机会(Opportunity)、威胁(Threats),依据这4个方面的分析结果,做出匹配矩阵,进而寻求项目的发展机会。

在实践中,SWOT分析法最早被用于企业战略管理,现在已广泛被应用到产业群体、区域经济、城市规划,乃至国家战略等领域。要开展SWOT分析,首先是要依次进行内外部环境的分析,区别优势、劣势以及机会、威胁；其次是通过SWOT匹配矩阵的建立,通过比较和分析,寻求“利用优势化解威胁,利用机会弥补劣势”的可能性及其方法；最后是依据分析结果做出项目机会的评估和判断。

2 项目采购管理特性

采购最初从英文Procurement一词翻译而来,原意是采办或努力获得。项目采购,其含义不同于一般意义上的商品购买,它包含着以不同方式通过努力从系统外部获得标的或资源的整个采办过程。按照美国项目管理协会(PMI)及国际标准化组织(ISO)给出的概念,项目是“为创建一个独特产品、服务或任务所做出的一种临时性的努力”,是“由一系列具有开始和结束日期、相互协调和控制的活动组成的、通过实施活动而达到满足时间、费用和资源等约束条件和实现项目目标的独特过程”。

由此可见,项目采购就是项目工作行为,同样涉及综合、范围、时间、质量、费用、人力资源、沟通、风险等管理,完全可以把一次项目采购视为一个“项目”进行管理。它是在特定时间、人员等约束条件下,从项目系统外以货币资金获取特定产品或服务而开展的一种社会活动,其本身也具有明确的目的性、独特性以及制约性等项目属性,无法脱离它所服务的项目及其他项目管理工作而独立存在。所以,项目采购也称采购项目,同样适用项目管理的方法和工具。

实践证明,通过SWOT矩阵的建立和分析,项目采购管理者可以更加全面地掌握采购项目的特性,准确地判断采购项目所面临的优势、劣势以及机会、威胁,高效地制定并实施项目采购的战略和策略。

3 应用分析

采购规划是任何一个项目采购管理的起点,是在组织分析和市场研究的基础上,对“采购什么”“采购多少”“何时采购”“向谁采购”“如何采购”“以何种价格采购”等整个采购工作的总体安排(如图1所示)。

图1 采购规划

作为项目采购管理者,就要在确定采购规划过程中识别采购项目的优势、劣势以及机会、威胁,准确把握实施过程的控制要点,实施可行有效的方法和措施,以达到采购控制目标。以某X项目管理企业在承接一个市政工程的代建项目过程中需要采购5台高速电梯(客梯)为例,通过SWOT法全面分析该采购项目所处的内外部环境,为项目组织做出正确的采购战略和决策提供参考依据。

3.1 优势分析

X项目管理企业是当地一家资深的咨询单位,实力雄厚,管理规范,已实行标准化作业多年,队伍专业技术水平高、结构合理。近几年,承接过北京奥运会、广州亚运会等重大工程建设项目。目前,正在承接的某市政代建工程,需要配备5台高速电梯,用于高层建筑,技术方案已通过专家论证以及业主审批,且资金已到位。

3.2 劣势分析

经调查,采购项目主要存在3大方面的问题,一方面是项目所在位置偏远,现场施工难度大,存在较多的不可预见性。另一方面是电梯需要根据现场“量身打造”,技术比较复杂。最要害的是该项目不仅仅是市政工程,还是一项政治工程,必须按计划工期完成整体项目。

3.3 机会分析

(1)X项目管理企业在近几年都有类似的采购经验,并与三菱电梯、奥的斯、日立、通力等部分厂家或其代理商、经销商有着良好的合作关系,且当地已有大部分品牌电梯的代理商、经销商,市场竞争非常激烈。(2)据统计,企业正在承接的其他项目,接下来也有电梯的采购需求,会给供应商带来更多的合作机会和优势。(3)本项目不需要供应商垫付任何资金,且供应商在签订合同后30个工作日内凭银行出具有效保函即可获得15%的预付款。

3.4 威胁分析

国家将于近期出台一系列的货币调控政策,且CPI持续上涨,钢材价格迅速升温,势必影响项目预算。经市场调研发现,受金融危机等影响,某些厂家、代理商、经销商之间存在恶性竞争；在投标过程有串标、围标嫌疑；履约过程中出现分包、转包等现象。

综合以上分析,结合SWOT分析流程及法则,建立SWOT分析表(见表1)：

表1 采购项目SWOT分析表

·具备短期或长期合作意向·需求明确,未来稳中有增·支付能力强·具备竞争吸引力·厂家数量不多,但代理商或经销商比较多·要求有类似业绩或经验企业·申请邀请或竞争性谈判采购·减少分期付款的次数·采用低价优先评标法·广泛邀请制造商和有良好合作关系的代理商或经销商威胁(Threats) ST 对策 WT 对策·国家调控政策的不确定性·市场价格变动幅度大·供应商或厂家恶性竞争·供应商或厂家急功近利·供应商或厂家履约能力差·提高供应商的资质条件·采用公开招标采购方式·对供应商进行分期付款·采用低价优先评标法·广发招标信息、扩大宣传力度,邀请有合作经验的企业·建立良好的合同协商机制·设定一定比例预留金·采用综合评价法,降低价格权重,提高商务要求及其权重·要求供应商提供履约保函·选择有资质、有能力的企业·设定价格调整系数·申请单一供应商议价方式·适当提高预付款·提高供应商履约保函金

从SWOT分析表中可见,影响采购项目的内外部环境因素及其采取的对策都很多。如何区分哪一种环境因素起主导作用,判断哪一种对策比较可行有效,仅仅依靠项目采购管理者个人或团体的经验、知识而做出判断具有较大的主观性。所以,要进一步识别和鉴定它们之间的轻重优劣,通过众人评估法、加权平均法或专家法等一些简易有效的定量方法可获得更加全面真实的信息。因此,通过邀请5位精通招标投标法及政府采购法，熟悉电梯市场行情的技术、经济专家对影响采购项目的内外部环境因素进行综合打分,经加权平均法汇总（见表2）。

表2 统计表

为方便分析,将统计结果定位在SWOT分析图上（如图2所示）。

图2 SWOT定位图

SWOT分析在满足工期的前提下,采用SO区间策略较为合适,既能够找到资质条件好的企业,又能够买到性价比高的货物。但无论最终选择哪一区间策略,经过SWOT分析后,项目采购人都可以针对性地采用调整采购方式及评价办法、完善合同条款等控制措施,真正发挥项目优势,克服劣势,利用机会化解威胁。因此,在实施项目采购管理过程中,必须要高度重视情报信息的收集工作,分析内外环境因素,做到知己知彼,制定出正确的战略战术,才能扬长避短,降低项目采购成本,提高项目采购质量,确保项目成功。

项目采购管理是现代项目管理的一个重要领域,是整个项目取得成功的关键。通过SWOT分析,借助专家咨询、层次分析、巴累托分析等简单易行、应用方便的方法,项目采购管理者能够清晰、直观地看到影响采购项目的内外部因素并从中找出合适的对策；倘若使用更高级的数理统计、模糊数学、运筹学等数学方法,分析结果将会更加详尽周密,决策的依据也就更加充分有力。

所以,作为项目采购管理者,应在工作实践中不断地扩充与项目采购管理相关的理论知识和技能,努力探索和创新更加科学、高效的项目采购管理工具和方法,提高项目采购的决策质量和水平,切实做到保护好项目相关者的权益,实现项目可持续发展。

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Application of SWOT to project procurement management

Huang Wocai
Guangdong university of business studies, Guangzhou, 510320, China

2011-01-29 稿件编号：1101109

黄沃才，本科，实验师，招标师。