数字出版企业版权信息管理系统的构建＊

◎ 王志刚

数字出版企业是否能不断成长，从根本上取决于企业版权业务的运营。而数字出版企业版权业务的战略化运营，不仅需要版权组织、版权制度和版权文化等层面的有力支持，还应同其他知识产权企业一样构建相应的信息管理系统以提供技术支持，实现数字出版企业的版权获取、开发和保护等业务的信息化，进而提升企业版权业务的运营效率和预期收益。

一、我国版权信息管理系统的基本情况

随着传播技术的进步，版权管理数字化也已提上日程。在政府层面，中国版权保护中心版权登记管理信息系统已经于2009年3月正式启用，初步实现了著作权登记申请和登记业务办理的网络化。①这个系统具有在线填报、登记受理、审查、审批、发证、公告等功能，该系统启用后，申请中国版权保护中心目前所负责办理的各种著作权登记，如软件著作权、软件转让和专有许可合同、作品著作权登记、著作权合同备案、著作权质押合同等，均可采取在线填报的方式申请登记。此外，全国首个省级版权综合服务信息平台于2010年8月在南京开通，门户网站江苏版权网为江苏省版权业打造了一个集版权登记、版权保护、版权鉴定、盗版监管、版权交易、版权执法和软件正版化推进为一体的版权综合性服务平台。②而在企业层面，数字出版企业为提高其版权保护水平和版权管理效率，必须构建科学的版权信息管理系统。而符合数字出版生产要求的版权信息管理系统就是将版权信息的收集、储存、检索、查询、传播实现数字化、网络化、系统化，从而保证这些信息的即时性及增值功能。版权信息化管理意味着数字出版企业版权管理的现代化，能为企业版权业务管理提供必要的技术支持。

二、 数字出版企业版权信息管理系统的作用

版权信息管理系统的最大特征就在于将版权的日常管理以数字化的形式展现，因此，相比传统的版权管理而言，版权信息管理系统能够促进数字出版企业版权信息的快速获取和充分共享。

1.版权信息资源的快速获取

数字出版企业对版权信息资源的获取，除版权工作人员通过人际交流方式主动获取外，通过版权信息管理系统进行自动甄别与获取也是一种重要的辅助方式。目前开发的许多企业知识产权信息管理系统不仅建立了企业内部知识产权资源库，而且与外部许多知识产权中介平台实现了网络连接。一方面可以即时向知识产权中介平台发布企业待售知识产权资源，另一方面，系统也能自动按照企业的需求对信息进行过滤、分类和收集,并且按照企业各部门的针对性需求及时将信息传送给相关部门负责人,从而提高了时效性。在国内版权信息管理领域，一些规模比较大的版权信息管理中介平台已经建立，如北京国际版权交易中心等已经成为版权交易的重要市场,中国版权保护中心委托太极公司开发的“著作权集体管理信息系统”已经在国内得到广泛应用。数字出版企业版权信息管理系统的建立与完善将实现与这些版权代理平台的数字化对接，保证版权信息传播的时效性，推进数字出版企业版权引进和版权贸易业务的快速发展。

2.版权信息资源的充分共享

版权信息管理系统解决了信息发布和接收的传播障碍，从而确保企业内部能够实现必要的版权信息资源共享。在版权信息发布方面，传统出版企业采用的开会、散发文件及印发书籍等手段不仅发布成本较高,而且版权信息内容的传播速度、数量、更新等方面受到很大制约。而数字出版企业版权信息管理系统则能有效解决这些问题,大大降低版权信息发布成本。在版权信息接收方面，版权信息管理系统解决了地域、时空、人际等方面的查阅障碍,即只要存在信息需求，版权信息需求者就可以在其权限范围内迅速通过系统找到自己需要的各种版权信息。这样就可以提高企业版权信息传播质量和企业版权业务管理效率,有效地发挥版权资源在企业中的生产力作用。

在没有版权信息管理系统之前,因为信息交流传播不畅，容易造成版权信息的孤岛状态。所以当出现遗忘或人员流失等情况时，企业版权信息也就丧失了呈现的机会与可能，也就不能转变为显性知识,积淀为企业的版权财富。版权信息管理系统能够改变版权信息的孤岛状态，使员工或部门的版权信息从隐性转变为显性，进而实现信息共享,使得数字出版企业对于个别部门或员工的过分依赖性降低,从而避免企业因某些版权管理人员出走而陷入业务困境。

三、数字出版企业版权信息管理系统的构建

数字出版企业版权信息管理系统的构建目标在于实现版权管理的信息化,推进企业版权管理业务的快速、准确与充分共享，因此，一个科学的版权信息管理系统应该具备版权登记管理、期限管理、综合检索等功能，并能根据国家法律制度，进行方便灵活的设定，自动计算各种期限日期。具体而言，数字出版企业版权信息管理系统的构建应该具备以下功能模块。

1.版权信息数据库

版权信息数据库的构建是数字出版企业版权管理信息化的前提，因此数字出版企业的版权信息数据库在内容构成和技术支持等方面都应具备较高的标准。

在内容方面，数字出版企业版权信息数据库不仅要完全涵盖企业已有版权资源信息，而且要根据企业战略发展需要，建立版权资源数据储备。其具体表现形式可以包括签约作者信息数字化、作品数字化等等，将这些作者和作品的信息加以整合，即建立数字出版企业最基本的版权信息数据库。除此之外，伴随企业发展战略的逐步实施或转型，数据库的信息接触面也应有所拓展，符合本企业出版特征要求的作家、作品以及权利归属等信息也应扩充到企业版权信息数据库中，以备企业领导和相关专业人员参考。

在技术方面，数字出版企业应建立多媒体信息数据库以支持版权的多元化开发。这就意味着数字出版企业的版权数据库不仅要涵盖传统的文字版本，而且要支持大文本、图片、声音和视频等多媒体数据。随着数字传播技术的不断发展，媒介融合在出版领域也得到不断体现，随着iPad等各种便携式终端阅读器的不断涌现，纯文本的图书市场吸引力实在有限，而支持大文本、图片、声音和视频的读物将逐渐引领市场。因而数字出版企业有必要在版权信息数据库建设过程中注意多媒体化。此外，在技术上还应解决数据库的合理扩充问题。数据资源的增加，除了企业专业版权管理人员定期予以更新外，还应全面支持员工自建库，即数字出版企业版权数据库除保持对基础数据表的支持外，扩展支持员工根据工作需要自建的数据库。这种扩展数据库的建设能够使员工自行将获取到的国内外版权信息数据导入自建数据库中，经过版权工作人员把关后，即可成为企业内部公共版权资源，由此进一步增强企业版权资源数据库的容量储备。

2.强大的检索统计功能

检索功能是信息管理系统的必备功能，版权信息管理系统同样要强调强大的信息检索功能，也就是说，版权信息管理系统应该提供先进的信息搜索引擎，支持海量信息的集中管理与快速检索，具有查询不同类型的数据源、准确分词、快速返回结果以及支持海量数据的并发访问能力。具体到数字出版企业，通过版权信息管理系统则应能够查询到与目标版权相关的业务信息，如作者个人信息、作品出版信息、权利归属信息、稿酬支付信息、作品销量信息等等。检索功能的完善是提高版权信息管理工作效率的重要法宝，因此，在构建数字出版企业版权信息管理系统时，应在建立丰富的版权信息数据库的基础上，建立快速反应的检索系统，以适应数字出版企业版权管理信息化的需要。

此外，对检索得来的数据信息进行统计分析能为版权工作者的业务决策提供数据支持。如通过相关信息的检索，版权信息管理系统对单位内部版权业务所涉及到的签约量、费用、资助、奖励以及法律状态等进行统计，对版权数量整体或某一时间范围变化趋势、部门或管理者的版权保护能力等方面进行分析，为数字出版企业版权战略决策提供准确、详细的资料。在此基础上，版权信息管理系统还应提供可自定义的统计报表工具，支持普通列表、组合报表、明细报表、分组报表、交叉报表等多种报表类型，并能够提供多种数据统计分析图表（如柱状图、饼状图等），以便于数据检索人员进行直观分析。

3.准确的期限预警功能

版权业务既涉及法律问题，也涉及商业合作问题。法律需要严谨对待，而商业合作需要诚信为本，因此，守时守信地完成版权约定是企业打造版权文化，开拓版权市场的重要原则。而在版权信息管理系统中，期限预警功能的嵌入能进一步加强企业对合同等约定的遵守和执行。例如，版权信息管理系统的注册用户可以根据版权业务需要，设置各种约定期限的提前预警时间。每当用户登录后，版权信息管理系统就会自动根据当前用户权限及设定提醒用户近期需要及时处理问题的各种期限，如样书给付期限、版权登记费缴纳期限、稿酬支付期限等。此外，这类期限信息的提醒不仅可以在登录后出现，也可以由系统自动生成一些短消息，经过设置后通过网络平台以手机短信或电子邮件的方式发送给相关版权工作负责人，防止因疏忽大意导致的期限耽搁。结合强大的版权信息检索功能，版权工作人员能够随时把握各种期限及业务状况，确保不遗漏任何一个期限，避免造成损失和不必要的麻烦，从而提升版权业务工作效率。

4.合理的内外网集成

目前几乎所有的数字出版企业都建立了内部局域网保证信息的有效沟通，同时企业相关信息的网络发布与传播也得到了重视，很多数字出版企业也建立了自己的官方网站宣传形象、推销产品和提供售后服务。这些自动化系统大大提升了出版业务效率。而版权信息管理系统与数字出版企业内部办公自动化系统平台集成，能够实现企业内部版权信息的无障碍沟通，让企业日常工作更有效率。而与外部网络的有效连接既有助于企业及时发布相关版权信息，又能获得企业外部版权市场对相关信息的及时反馈。因此,版权信息管理系统的构建与使用应努力追求与企业内部局域网和企业外部网站充分集成，以保证企业版权业务信息的及时获取与快速发布。

图1 版权信息管理集成系统结构图③

版权信息管理系统与数字出版企业内外网的集成系统逻辑可以参照图1来进行设计。在数字出版企业内部网络，工作人员可以根据自己的权限通过局域网应用服务器访问版权资源数据库，由此获得自己所需要的信息。在内网与企业外部网络之间有一道防火墙，既能保护企业版权数据库服务器免遭外界攻击与破坏，也能对内部网络的数据外发起到过滤与监督作用。在企业外部网络中有一台专门的Web服务器，除提供企业的宣传、销售和售后等网络服务外，还能设立版权信息发布数据库以便于外界用户的访问。而版权信息的发布则以网页界面的形式与广大客户见面。在这个集成系统中，内部工作人员能够快速访问版权资源数据库获得最新数据，同时也能将自己取得的版权信息以自建库的形式发至数据库服务器，经专业负责人员检查后予以入库存档。而在外部网络设立版权信息发布数据库能更有效地传播企业待售版权资源信息，扩大企业的版权运营能力。

5.严密的安全机制

对于数字出版企业而言，版权是市场竞争的有力武器，因此版权信息管理系统在提升企业版权管理效率的同时，还要建立严密的安全机制。为防止外部用户对企业版权资源秘密信息的窃取，版权信息管理系统在与外网集成过程中要采用严密的防火墙。此外，企业泄密现象也常常会由于内部人员工作不严谨或不负责任而出现，因此在与数字出版企业内部网络充分集成的基础上要增加严密的权限控制。如数字出版企业内部用户只能访问自己权限范围内的系统数据、文件资料，超出权限则需要相关领导批准并获得暂时口令后才能进入系统。除此之外，版权信息管理系统还应建立安全日志功能，对用户操作时间、IP、操作内容等进行记录、跟踪，实时监督，一旦发生泄密则可根据自动生成的安全日志定位相关责任人。

目前，版权管理系统在出版企业的应用非常有限，随着数字出版的发展，版权管理的数字化会逐渐成为出版企业需要面对的问题。日后版权管理系统在数字出版企业的版权获取、开发和保护，以及提升企业版权业务的运营效率和预期收益等方面会发挥越来越大的作用。

注释：

① 中国版权保护中心著作权登记管理系统正式启用[EB/OL].http://www.gov.cn/gzdt/2009-03/04/content_1249788. htm,2009-03-04.

② 谭松枝.江苏版权信息平台在宁开通[N].新华日报，2010-08-27.

③ 参照中国版权保护中心著作权集体管理系统IT168应用系统结构图绘制