钢铁行业采购协同电子商务的研究及应用

曹倩倩，黄云飞，熊 峰

CAO Qian-qian1, HUANG Yun-fei2, XIONG Feng1

（1. 上海大学 CIMS中心和机器人重点实验室，上海 200072；2. 东方钢铁电子商务有限公司，上海 200940）

1 研究背景

1.1 钢铁行业电子商务应用分析

钢铁行业是国民经济的基础性行业之一，在国内生产总值中占有很大的比例。随着钢铁市场的日益竞争和信息化技术的飞速发展，企业的管理已从传统的管理模式发展为数字化管理，形成了从制造执行系统（MES）到企业资源计划（ERP）、供应链管理（SCM）和客户关系管理等一整套管理体系。为了企业内外部资源有效的协同，更好的为企业创造效益，目前电子商务的应用已越来越普及。

应用电子商务可以改善钢铁行业的业务流程和营销渠道，扩大销售范围，更好的利用资源，目前各大钢铁企业已纷纷采用电子商务的模式。文献[1]对钢铁企业实施电子商务的内容和整体框架作了介绍，并给出了企业电子商务系统的总体规划步骤，分析了企业实施电子商务所存在的问题和对策。文献[2]对我国钢铁企业的信息化系统应用进行了研究，指出信息化建设存在的问题，并指出电子商务是钢铁行业信息化的重要内容。这两篇文献都是针对钢铁行业实现信息化的整体框架和对策，但没有对单独的服务环节，如采购、销售、物流、金融等，进行研究。本文则主要是针对采购环节的信息化进行的具体协同模式的研究。

1.2 采购

采购是企业生产与运作活动的起点，对于降低供应链的总成本，缩短产品全生命周期具有非常重要的意义。采购是企业为实现企业销售目标，在充分了解市场要求的条件下，根据企业的经营能力，选择恰当的采购策略和方法，取得营销对路商品的经营活动过程[3]。简单地说，采购是企业对货物和服务的一种经营活动。采购成本会直接影响到企业的利润和资产回报率，成本过高将会减慢企业流动资金的速度，因此在企业的管理活动中，采购一直是管理者关注的重点。

随着电子商务的发展，采购也融入到了互联网，它以网络为平台，以电子化方式进行与采购相关的规划与作业。规划是按生产制造规划结果，配合存货政策与采购策略，与供应商进行物料、交货期以及送货方式的协商。采购作业包含请购、请购审核、产品与供应商的搜寻、比价、议价、交易和付款等[4]。采购的电子化为供应商和制造商之间搭建起了一个网络信息的桥梁，改变了过去人工操作的采购处理方式，使参与采购的供需双方进入供应链，将以往的输赢关系转变为双赢关系，对于买卖双方都带来了业务上的便利。文献[5]阐述了电子采购对采购双方的影响，并指出电子采购本身不是对与供应商关系的损害因素, 而是促进因素。

采购电子化方式的出现，使得企业的管理更加方便，具体体现在以下四个方面：第一，通过网上采购的方式可以直接减少企业的费用支出；第二，可以提高采购过程的透明化，进一步实现公平、公正和公开的原则；第三，通过互联网方式，可以进一步增加采购的范围，覆盖面广。第四，使用采购系统对订单进行确认，取代传统的电话、传真，使得采购效率得到了很大程度的提高。

1.3 协同电子商务

协同电子商务打破了传统的管理模式，使企业与供应商、物流商、客户等实现互动协作，是未来电子商务的发展趋势。协同电子商务的目的就是“推倒横亘在企业之间的高墙”，解决企业信息化过程中的“孤岛”问题，相对于着眼于企业内部资源共享的ERP来说，协同电子商务更多的是关注企业内外资源的协同，如需求、生产、采购、交易等的协同，它使得企业之间的信息更流畅，促进企业间的战略合作和同步运作，从而更好的为企业创造效益。

随着电子商务的发展，越来越多的学者对协同电子商务进行了研究。文献[6]分析了制造业产业链企业间协作的特点，提出了面向制造业产业链的协同商务平台体系结构。文献[7]在协同电子商务的环境下，对新的网络采购模式进行了设计,并介绍了协同采购管理系统实现的关键技术。

钢铁行业的采购主要包括对原料（铁矿石、生铁、废钢等）、工程设备、资材备件等物资的采购。采购对象品种多、业务繁杂，迫切需要集中管理。为了实现集中采购、一体化协作，钢铁行业迫切需要建立基于协同电子商务的采购平台来实现业务过程的无缝衔接、采购效率的提高，最终降低采购的总成本，增加企业效益。本文即是在这样的需求下，对钢铁行业采购的具体协同模式进行了研究，给出了计划协同、寻源采购协同、订单协同等，对推进企业的集中采购管理打下了良好的基础。

2 协同电子商务下的采购

2.1 采购协同电子商务分析

传统的采购的目标是为了补充库存，这种方式缺乏主动性，而且过多的库存会占用企业的流动资金，很难适应市场上需求的变化。而协同电子商务下的采购则是以订单驱动的方式而进行的，由用户产生需求订单，以需求订单来驱动采购订单，进而来驱动供应商。这种准时化的采购驱动方式，改变了传统的为库存而采购，大大提高了响应的效率和库存周期率，从而增加了企业的效益。

基于准时化的订单驱动方式，为企业建立协同电子商务提供了充实的理论基础，能有效支持原料（铁矿石、生铁、废钢等）、工程设备、资材备件等钢铁行业典型的采购业务形态。采购协同电子商务模式的主体包含各个协同模块，通过业务过程中的在线跟踪、数据交换平台与企业的ERP、第三方物流等系统实现互联，为钢铁等行业的大型制造业企业及其供应商之间提供了安全诚信、开放透明的采购模式。它能更好地为企业拓展寻源范围，提升供应链协同水平，提高采购过程的执行效率，增加采购过程的公开透明，提升企业的整体核心竞争力，具有极大的应用价值和推广意义，同时也为中小企业加入大型供应链创造了便捷的条件。

协同电子商务下的采购不仅有利于供应商和制造商建立战略合作伙伴关系，而且采购供应链中的各个环节不断的进行信息反馈，使订货与需求保持同步，对实现供应链的同步化运作具有重要的意义。

图1 协同模式

2.2 协同模式分析

采购协同模式的制定是对整个采购业务流程的协同，包含最初的需求，中间的供应商的选择，以及最后的财务等的协调一致。将采购的基本业务流程纳入到协同电子商务的模式中，即形成了计划协同、寻源采购协同、订单协同、物流协同、财务协同和后评估协同等具体的协同模式，如图1所示。

采购业务管理的协同模式包括以下五部分。

2.2.1 计划协同

企业的采购部可以根据用户需求、采购计划、仓库库存，将制造部门的制造订单转化为询价单；同时，供应商也能够根据自己系统的需求预测、在途量和库存量，调整安排自己的生产计划。

2.2.2 寻源采购协同

采购需要获得最好的价格来保证战略利益，但实际上加快流程，获得最佳的供应商、产品和服务比简单的压低价格更加有效。寻源采购使用多种网上采购方式（如公开竞价、核价竞价、综合竞价等）来选择供应商，为双方提供一个公正、公平、公开的交流协作平台。

2.2.3 订单协同

1）经过审批生效的采购订单自动传递到供应商门户。

2）供应商查看订单，确认数量、交货期等是否满足要求，若不满足，则可对订单进行反馈，并与采购方进行协商修改，确认最终订单。

3）采购方可提出对订单进度跟踪的节点要求。采购员在生成订单时，可以对重点跟踪的计划录入要求跟踪的节点，如投料、机加、装配等。

2.2.4 物流协同

1）采购部门可发布个别订单的提前交货或延迟交货的异常通知。

2）供应商可按订单生成发货通知，包括发货量，发货包装，车次，预计到货时间等。

3）供应商可按采购部门节点汇报订单完成的进度。

4）供应商可按订单管理交货计划。

5）供应商可根据情况发布交货或制作情况的异常通知。

2.2.5 财务协同

包括发票匹配协同和财务对帐协同。

1）供应商可按时间段和开票金额查询出可开票信息（根据内部管理要求），按计划项和到货批次列表（支持分批到货）。

2）供应商根据可开票信息选择相关项数匹配相关发票信息（包括运输费杂费发票）。支持一个计划一个批次多张发票。

3）发票信息集成进入采购管理系统（采购员可查询发票号匹配信息并修改确认）。

4）各种款项查询。通过协同模式的引进，使得用户需求驱动制造订单，进而驱动采购订单，采购订单又驱动供应商，转变了传统的以库存而采购的形式，实现了真正的以订单驱动的方式进行生产。加入了协同模式后的采购流程，如图2所示。

图2 采购协同流程图

该采购流程通过数据交换与企业ERP、第三方物流、第三方支付，银行等系统实现在线数据交换，从而实现整合供应链信息流、物流、资金流、协同工作流和配套的第三方服务。该协同模式涵盖供应商管理系统、在线竞价采购系统、等功能模块，它的实现还需在线招投加密、在线保证金动态管控、统一企业协作平台（UECP）、跨组织动态实时监控等关键技术的支持。

3 协同电子商务模式应用

3.1 案例分析

协同电子商务环境下的采购是一种新型的采购模式，协同理念的引进，改善了供应链中企业间的合作关系，能更好的适应企业的发展需求，在钢铁等诸多行业中得到了应用。

电子商务是宝钢新一轮发展中提高战略整合能力，提升企业软实力的重要手段。它利用采购协同电子商务模式搭建成了宝钢采购协同电子商务平台，优化了采购流程。采购协同电子商务将从根本上改变传统采购的模式，它不仅仅将采购过程自动化、透明化，提高效益，降低采购成本，更为重要的是使企业依托采购协同电子商务平台，工作重心从采购执行转向采购寻源和策略管理，从而不断优化采购供应，提高对采购业务的集中管控能力，打造具有竞争力的采购柔性供应链。

西门子是宝钢重要供应商之一，主要供应精密电器仪表、设备，每年采购订单行约为4000余条，由于缺乏有效的平台支撑，只能依靠传真、电话开展业务，双方都投入较多精力进行日常业务处理。

3.1.1 该模式的缺点

1）电话、传真式订单确认需要反复沟通，甚至产生差旅成本。

2）物料、订单、合同依靠人工判断关联关系，业务处理任务繁杂、效率底下、容易出差错。

3）纸质发票和系统发票匹配不一致，发票差错率高，且付款的周期较长。

4）由于每天处理的物料行达到20多个，而且每个物料所属物料类别、型号规格、工艺参数各不相同，并且隶属于不同的合同，过程无法跟踪。

5）每次订单确认、发货、开发票需要检查合同情况，合同管理复杂。

业务人员通过采购协同电子商务平台实现业务数据“就源输入，各方共享”，业务处理效率、业务数据准确性显著提高，工作强度及业务管理难度大幅降低，达到了共赢，如图4所示。

图4 协同后的采购模式

3.1.2 协同后的采购模式的特点

1）系统完成订单确认，取代传统电话、传真确认，效率得到了很大程度的提高。

2）采用了网上电子商务，减少了传统的电话和传真沟通，成本明显降低。

3）系统创建电子发票，可微调税额，保证纸质和电子发票的一致性，且出错率低。

4）采购过程透明化，在线跟踪方便快捷，可以查询物料的发货、入库、财务处理状态。

5）发票关联至合同、物料等，降低合同管理复杂度。

3.2 实施效果

宝钢依托采购协同电子商务平台，各类关键业务信息得以实时准确传递，供应商可自助进行订单确认、预到货通知的发送和电子发票的创建，显著提升供需业务协同效率。

以入库过程为例，如图5所示。

图5 使用系统前后对比

表1 系统使用前后对比表

从表1可以看出，从入库过程来看，应用采购协同电子商务平台后，大大缩短了企业的入库等待时间，并使得发票的出错率从8%下降到了0.86%，询价采购周期的降低更使企业在采购环节的效率得到了很大程度的提高。

4 结论

采购协同电子商务模式集采购方、供应商和物流商协同为一体，实现了企业集中采购管理和各个业务的灵活一体化运作。它以其"流水线"式作业的高效业务协同模式，更好地为企业拓展寻源范围、提高采购过程的执行效率提供了便捷的条件。通过深化整合采购供应链上下游相关资源，优化业务流程，提高了钢铁等行业供应链的整体协同效率，并且为全球范围内的采购奠定了良好的基础。

[1]孙福权,张耀,梅丛银.钢铁企业实施电子商务模式与策略研究[J].钢铁,2003,38(10):73-76.

[2]何永刚,黄丽华.我国钢铁企业信息系统应用研究[J].情报杂志,2007,(7):52-54.

[3]马士华,林勇.供应链管理(第3版)[M].北京:机械工业出版社,2010.

[4]卢青,王捷,林锦国.B2B企业电子采购的探讨[J].商业研究,2004,(22):177-179.

[5]赵禹骅,刘杰.电子采购对采购方与供应商关系的影响[J].东南大学学报(哲学社会科学版),2002,4(增刊):150-152.

[6]王淑营.面向制造业产业链的协同商务平台集成框架[J].西南交通大学学报.2008,43(5):643-647.

[7]张敏辉,赖麟.基于协同电子商务的企业采购模式的设计与实现[J].中央民族大学学报(自然科学版),2008,17(4):63-68.