如何做好施工企业的合同管理工作

董艳梅

市场经济是法制经济、契约经济、合同经济。现代社会可以讲是合同社会。一个企业的经营成败与合同管理有着密切关系。因此，必须十分重视合同及合同管理。合同管理是一个全过程、系统的、动态的管理工作。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止，我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。切不可以为签了合同就万事大吉，把合同束之高阁，我们要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚。

1 建筑施工企业合同管理现状

1.1 合同签订阶段存在的问题

1)合同主体不当，即合同当事人错位或不具备相应的民事权利能力和民事行为能力。有的施工企业在签订合同时为图方便，使用分公司或分厂等不具备法人资格的主体签订合同。2)合同文字不严谨，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。3)合同条款有遗漏，不全面、不完整，有缺陷、漏洞，而漏掉的往往是违约责任。一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。4)只有从合同而没主合同。5)违反法律法规签订无效合同。

1.2 合同履约阶段存在的问题

1)应变更合同的没有变更。2)应当发出的书面文件(如会议纪要等)没有发出，在合同履行过程中及时地发出必要的书面文件，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是施工企业自我保护的一种招数，但是这一点却往往遭到忽视，自身权益得不到保护。3)应当签证确认的没有办理签证确认。4)应当追究的过了诉讼时效。5)应当行使的权力没有行使，发包人不按合同约定支付工程进度款，施工企业可以行使抗辩权停工，但却没有行使，结果造成了垫资施工，发包方的欠款数额越来越大，问题更加难以解决。6)应当重视的资料证据却没有得到足够的重视。

2 建筑施工企业合同管理中存在问题的主要对策

1)建立和健全企业的合同管理体系。建立合同管理制度，设立专门机构和人员负责合同管理工作。合同管理包括合同的订立、实施、控制和综合评价等工作。从项目管理角度来讲，合同管理是典型的两个层级需要分工清楚的一项工作，因合同的订立是施工企业来签订的，而到了合同的履行阶段，具体的施工现场负责合同管理的是项目经理部，所以两者的权限、界面一定要界定清楚。合同管理体系要进行动态控制，及时调整，不断完善。

2)提高合同管理人员素质。选择本企业优秀人才担任合同管理人员;根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，参加法律专业或经济管理专业的学习，同时必须进行职业道德教育;建立岗位责任制，对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确其责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的人员给予奖励。通过以上途径，全面提升企业合同管理人员的综合素质，包括思想水平、法制水平、语文水平和业务能力。

3 不同阶段合同管理工作的重点

对于建筑施工企业来说，合同管理应遵循下列程序:合同评审、合同订立、合同实施计划、合同实施控制、合同综合评价、有关知识产权的合法使用。

3.1 合同评审

合同评审是合同决策的重要基础，合同评审应在合同签订之前进行，主要是对招标文件和合同条件进行审查、认定和评价。包括下列内容:

1)招标内容和合同的合法性审查，尤其是房地产开发企业的项目，一定要清楚该项目的手续是否齐全。2)招标文件和合同条款的合法性和完备性审查。区别不同情况分别对待，可以通过现场考查、对发包人提出咨询、要求发包人对招标文件和合同条款加以澄清。3)合同双方责任、权益和项目范围认定。4)与产品或过程有关要求的评审。5)合同风险评估。综合以上内容，最终要做出一个决定:是否参加投标。

3.2 合同订立

签订合同须特别注意的几点:1)工程名称，有时甲方会变更工程名称，但是合同中的工程名称一定要与招标文件及中标通知书上工程名称保持一致;2)承包范围，如为清单招标工程，承包范围应为“招标文件及工程量清单中包括的全部工程施工总承包”，而不是“施工图纸范围内包括的全部工程”;3)开工日期，由于合同签订时，施工现场往往不具备开工条件，因此要注明合同中约定的开工日期为“计划开工日期，准确开工日期以开工报告为准”;4)保修金的支付时间，一般建设单位都要扣留3%的保修金，待一定期限后再支付。但我们要特别注意，有保修期有保修责任，并不意味着一定要有保修金，尤其是2000年国务院发布的建设工程质量管理条例，规定地基基础和主体结构工程的保修期为设计文件规定的该工程的合理使用年限，因此更不能把保修期与保修金完全对等起来，等保修期满后再支付保修金;5)分包配合费，在合同中一定要明确，如发包人有分包项目，总承包人计取配合费的费率，以免合同履约过程中发生分包时，总承包人应有的权益得不到保障。

3.3 合同实施计划

合同实施计划包括合同实施总体安排、分包策划以及合同实施保证体系的建立等内容。合同实施保证体系应与其他管理体系协调一致，须建立合同文件沟通方式、编码系统和文档系统。承包人应对其同时承接的合同做总体协调安排。承包人所签订的各分包合同及自行完成工作责任的分配，应能涵盖主合同的总体责任，在价格、进度、组织等方面符合主合同的要求。

3.4 合同实施控制

计划与实际执行总是会有一些偏差的，而控制的任务就是要不断的纠正这种偏差、减少偏差。包括合同交底、合同跟踪与诊断、合同变更管理和索赔管理工作。在合同实施前，合同谈判人员应进行合同交底。合同交底应包括合同的主要内容、合同实施的主要风险、合同签订过程中的特殊问题、合同实施计划和合同实施责任分配等内容。管理层应监督项目经理部的合同执行行为，并协调各分包人的合同实施工作。根据建筑法的有关规定，总包单位与分包单位对分包工程承担连带责任，不管是质量方面还是安全方面，所以项目经理部要加强对分包合同的管理。

3.5 合同综合评价

合同综合评价是指合同履行完以后对合同进行综合评价。总结经验，吸取教训。

3.6 有关知识产权的合法使用

在现在信息时代、知识时代，对知识产权的应用，一定要合法。

总之，合同管理是建设工程项目管理的核心。加强合同管理，一方面实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业的品牌和形象，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力，使企业更牢固地立足市场，实现可持续发展;另一方面使企业在履约过程中维护自身的合法权益，提高企业经济效益。

［1］ GB/T 50326-2006，建设工程项目管理规范［S］.

［2］ 何红峰.建设工程合同管理［M］.北京:机械工业出版社，2006.

［3］ 宋春岩，付向庆.建设工程招投标与合同管理［M］.北京:北京大学出版社，2008:7.

［4］ 常慧敏.浅谈加强施工合同管理［J］.山西建筑，2010，36(9):193-194.