浅谈项目管理的三维视角

张茜茜 王磊 解超

浅谈项目管理的三维视角

张茜茜 王磊 解超

针对大型群体项目的管理难度大的问题,提出了项目管理的三维视角,即项目分解结构、工作分解结构和组织分解结构,并论述了三者间的关系,其中详细介绍了工作分解结构的作用、方法和原则,以提高项目管理水平。

项目分解结构,工作分解结构,组织分解结构,三维视角

大型群体项目性质复杂、系统庞大、时间和空间跨度大、参与方多,与普通项目相比,管理难度大。对于此类项目必须首先明确该做什么,谁来做等问题,即通过项目分解结构、工作分解结构、组织分解结构,形成项目管理的三维视角。

长期以来,项目管理几乎都是从工作结构分解(Work Breakdown Structure,简称 WBS)开始的。在 PMBOK中,WBS被定义为一种面向可交付成果的项目元素分组,是以可交付成果为导向的工作层级分解,其分解的对象是项目团队为实现项目目标、提交所需可交付成果而实施的工作。这一定义本身是清楚的,说明WBS所分解的是工作包,应包含动词的含义。

然而 WBS在长期实践应用中往往不仅包含工作任务分解,还包含项目实体对象的分解,不仅由动词构成,还由项目构成部位(元素)的名词构成,这事实上背离了 WBS的初衷,也使项目管理者思想上造成困惑。例如在建设工程项目中,WBS往往被分解成上层是工程实体对象分解、下层为工作包,这种方式在简单的建设工程项目中是可行的,但是在大型复杂群体建设工程项目中,项目对象分解本身就很复杂,应先对项目实体对象进行分解,建立项目分解结构体系[1](Project Breakdown Structure,简称PBS),再进行工作任务分解,建立 WBS,将 PBS和 WBS在群体项目中区别开来是很有必要的。

1 项目分解结构

广义的项目可以分为两种,一种是没有形成实体对象的一次性活动,如举办某项活动或某项文艺演出安排,这类项目第一步就是工作任务分解,建立 WBS;另一种是有实体对象产生的一次性工作,当实体项目对象的组成本身就很复杂时,直接运用WBS会造成困惑,就应该先进行项目对象的梳理,建立 PBS。

WBS是以可交付成果为导向的工作层级分解,是“以可交付成果为导向”,而不是可交付成果本身。项目群管理的第一步不应该是工作任务分解,而是项目实体对象分解,建立项目分解结构PBS。PBS与WBS不同,PBS分解的结果不是以可交付成果为目标的工作包,而是构成项目最终实体目标的项目单元。

在大型复杂群体项目中,项目分解结构 PBS应该是不同于工作任务分解结构 WBS的独立分解结构,并且是项目管理其他一切工作的基础。PBS的形成早于WBS,PBS是WBS的前提条件,WBS是PBS的具体实现。PBS是复杂项目管理的第一步。

在项目从立项到最终交付使用的全过程中,项目分解结构的形成需要考虑诸多因素。项目分解结构不是一成不变的,在项目立项阶段就要对项目对象进行分解,形成第一阶段的项目分解结构;在项目设计阶段,设计文件又对项目对象进行进一步深化分解,形成第二阶段的项目分解结构;在项目建设开始实施的阶段,项目管理者应综合考虑项目的管理、组织等诸因素,对项目群进行重新梳理、分解,形成第三阶段的项目分解结构;等项目建成竣工以后,还应对已形成的固定资产进行最终的梳理,建立资产清单,形成第四阶段的项目分解结构。以上四个阶段不同的项目分解结构共同形成了群体项目分解结构体系。

2 工作结构分解

通过项目结构分解,群体项目被分解成项目单元,这些项目单元又是由许多相互联系、相互影响、相互依赖的活动组成的,具有系统的层次性、集合性、相关性、整体性特点。按照系统工作的程序,在具体的项目工作,如设计、计划和实施之前必须对这个系统做分解,将其全部工作分解为便于管理的独立活动,通过定义这些活动的费用、进度和质量,以及它们之间的内在联系,并将完成这些活动的责任赋予相应的部门和人员,建立明确的责任体系,达到控制整个项目的目的。这项工作的结果便是工作分解结构[2](Work Breakdown Structure)。

2.1 工作结构分解的作用

工作结构分解被称为项目管理最得力、有用的工具和方法,工作结构分解的基本作用有：1)保证项目结构的系统性和完整性;2)通过结构分解,使项目的形象透明,使人们对项目一目了然,使项目的概况和组成明确、清晰;3)是项目的工期计划、成本和费用估计,以及进行资源分配的对象;4)用于建立项目目标保证体系;5)将项目质量、工期、成本(投资)目标分解到各项目单元,可以对项目单元进行详细的设计,确定实施方案,作各种计划和风险分析,进行实施控制,对完成状况进行评价;6)作为项目报告系统的对象,是进行各部门、各专业协调的手段。

2.2 工作结构分解的方法

现在比较常用的 WBS分解方法包括：自上而下法、自下而上法、应用组织现行的 WBS指导方针或者标准,以及应用现成的WBS模板。

2.3 工作结构分解的基本原则

从总体上讲,应通过项目结构分解,将一个工程项目分解为可管理的、可定量核查的、可分配任务的活动。按照实际的工作经验和系统工作方法,它应该符合工程的特点、项目自身的规律性,符合项目实施者的要求和后续管理工作的需要。在分解过程中应注意如下基本原则[2]：1)应在各层次上保持项目内容上的完整性,不能遗漏任何必要的组成部分。要不断检查项目结构分解所得到的活动的完整性。2)一个项目单元 Ji只能从属于某一个上层单元,不能同时交叉属于两个上层单元 J和 I。如果发生此种情况,则可能在上层分解J和I的界面不清楚。这个问题可通过以下办法解决：a.重新定义 J和 I,使它们界限清楚,再做进一步分解。b.将 J和 I合并。c.将 Ji分解成两部分,使它们分属于J和I。3)通常由一个上层单元 J分解得到的几个下层项目单元J1,J2,…,Jn应有相同的性质。4)项目单元应能区分不同的责任者和不同的工作内容,应有较高的整体性和独立性,单元之间的工作责任面应尽可能小而且明确,这样才能明确地划分各单元和各项目参加者之间的界限,方便项目目标和责任的分解和落实,以及进行成果评价和责任分析。5)由于项目分解结构是为项目的计划和实施控制服务的,是计划和控制的主要对象,所以系统分解的合理性还体现在：a.分解后的任务应该有可管理、可度量和界面清楚的、相对独立的可交付成果。能够方便地应用工期、质量、成本、合同、信息等管理方法和手段,符合计划和项目目标控制的要求。b.应注意物流、工作流、资金流、信息流的效率和质量。c.注意功能之间的有机组合和实施工作任务的合理归属。d.考虑工程的功能和技术的特殊性。e.最低层次的项目单元(工作包)上的单位成本不要太大,工期不要太长。如果最低层次单元的持续时间跨几个控制期(或结算期),则它的可控性就很差。6)项目分解结构应有一定的弹性,应能方便地扩展项目的范围、变更项目的内容和结构。在项目实施中,设计的变更,计划的修改,工程范围的扩大和缩小是难免的。如果分解结构没有弹性,则一个微小的变更就可能对结构图有很大的影响,甚至导致一个新的分解版本或一套新的计划。7)适当的详细程度。对一个项目进行结构分解,究竟要达到什么样的详细程度比较难以定量,总体来讲,层次不要过多,否则不利于进行有效地管理,通常 4层 ～6层比较合适,一般是根据项目的整体情况进行调整。在确定层数时,要防止两种倾向：a.项目分解层次和单元过少,则项目单元上的任务和信息容量太大,难以具体、精细地设计、计划和控制,则失去分解的作用。b.如果分解的过细,层次与单元过多,结构图和结构表都极为复杂,带来不必要的麻烦。

3 组织结构分解

组织分解结构,即 Organization Breakdown Structure,描述负责每个项目活动的具体组织单元,它将工作包与相关部门或单位分层次、有条理地联系起来的一种项目组织安排图形。

通过工作分解结构,我们可以解决“需要做什么工作”,则OBS就是为了解决“由谁来做”的问题。PBS,WBS和 OBS成为项目群管理的三大分解体系,共同形成了项目群管理的工作基础。

项目分解结构是工作分解结构和组织分解结构的基础,一般而言,先用项目分解结构,再用 WBS和 OBS;一个体系合理的 PBS才可能产生恰当的 WBS和OBS,合理的 WBS和 OBS的前提就是适宜的 PBS;反过来 OBS对 PBS,WBS均有影响,OBS的变化将引起 PBS,WBS的变化[4]。

4 结语

大型复杂项目构成、组织管理、进度控制、信息沟通及项目管理的社会属性都比较复杂,因此,应进行合理的项目对象分解,建立项目分解结构,并应以此作为项目管理其他工作的基础,并随着项目的进展进行及时、合理的调整,以项目分解结构为基础,进行合理的工作结构分解和组织结构分解,形成项目管理的三维视角,明确完成项目需做什么,由谁做。

[1]乐 云,崇 丹,蒋卫平.大型复杂群体项目分解结构(PBS)概念与方法研究[J].项目管理技术,2010(2)：25-26.

[2]成 虎.工程项目管理[M].北京：高等教育出版社,2007：121-130.

[3]强茂山,陈 平.工作分解结构实施标准[M].北京：电子工业出版社,2005：33-34.

[4]乐 云,蒋卫平.大型复杂群体项目系统性控制五大关键技术——项目管理方法的拓展与创新[J].项目管理技术,2010(1)：36-38.

On three-dimension view of program m anagement

ZHANG Qian-qian WANG Lei XIE Chao

Aiming at the problemswith hardmanagement in largegroup programs,the paper points out the three-dimension view of the program management,that is Project Breakdown Structure,Work Breakdown Structure and Organization Breakclown Structure,indicates the relationship among the three aspects,and introduces the role,themethod and the principle for theWorking Breakdown Structure,so as to improve the program management.

Project Breakdown Structure,Work Breakdown Structure,Organization Breakdown Structure,three-dimension view

TU712

A

1009-6825(2011)03-0236-02

2010-09-27

张茜茜(1985-),女,山东科技大学硕士研究生,山东 青岛 266510

王 磊(1986-),女,山东科技大学硕士研究生,山东 青岛 266510

解 超(1985-),女,山东科技大学硕士研究生,山东 青岛 266510