ERP在企业财务管理中的应用

□文/杨晓红

全球经济一体化的发展趋势使人们认识到科技创新是促进企业可持续发展的重要保证，只有充分运用信息技术才能全面推动企业各项业务的开展。在企业的众多管理职能中，财务管理构成了企业管理的重要组成部分。如何应用现代化的管理理念和管理手段强化企业的财务管理流程、提高财务管理水平、充分发挥企业宏观管理与微观管理的有效结合成为当今企业界关注的热点问题。企业财务工作担负着预算、核算、审计、报表、税收、项目审批、账目管理、资金流通、存货管理、固定资产评估等众多职能，行使着对企业的全面基础管理。随着信息技术的发展和互联网络应用的普及，企业财务管理者越来越迫切地需要一种一体化、全面化、系统化的管理模式来取代传统的、落后的财务管理体系。ERP系统的出现正是由于这种需求的拉动和信息技术发展的推动大大提高了企业财务管理效率。

一、ERP的概念、发展及特点

（一）ERP的概念。ERP全称是Enterprise Resource Planning——企业资源计划系统，是由美国著名的计算机咨询和评估集团Gartner Group Inc在20世纪八十年代提出的一套企业管理系统体系标准。ERP是建立在信息技术的基础上，以系统化管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP将企业管理理念、业务流程、基础数据、人力、物力、计算机硬件和软件技术整合在一起，不仅在系统中增加了财务预测、生产能力、资源调度等方面的功能，还实现了与客户或供应商的信息共享和数据交换，强化了企业间的联系，形成共同发展的生存链。

（二）ERP的发展。ERP系统的发展主要经历了四个阶段。20世纪五六十年代产生了ERP的雏形——MIS系统，主要负责企业大量原始数据的记录、查询及汇总。20世纪六十年代进入了MRP系统流行的时期。早期的MRP是基于物料库存计划形成的生产管理系统，经过了一定时间的演变及发展，形成了闭环的MRP系统，这一时期管理者借助计算机的强大运算能力实现了对众多订单、库存物料的按计划、按需求的分类管理。在MRP系统的基础上增加对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理，形成MRPⅡ系统。该系统运用计算机进行生产排程管理，同时将财务功能引入其中，形成了产、供、销过程的一体化管理。20世纪九十年代，MRPⅡ管理系统进一步发展，形成了ERP系统，ERP系统确立了以计算机为核心的企业级系统管理理念，并根据企业供应链需求引入了财务预测、生产能力、调整资源等管理功能，成为企业大规模生产、统一管理、科学决策的规范管理平台。21世纪信息网络的飞速发展，ERP系统也被赋予了更深层次的管理职能。未来的ERP系统将朝着更加细化、科学化、人性化的方向发展，紧紧抓住企业信息流程这条主线，以生产经营为目标，以提高企业的持久竞争力、服务力及创新力为出发点和归宿点，针对行业生产的特点强化ERP专项管理的服务职能。

（三）ERP系统的特点

1、ERP系统具有强大的集成性。它把企业管理的各个环节串联起来，使财务管理、物资管理、项目管理等实现数据共享，实现了企业资源共享化和业务流程管理的一体化。ERP系统有着强大的基础数据支持，以Oracle的ERP系统为例，其应用系统囊括了财务系统、供应链管理系统、项目管理系统、人力资源管理系统、销售自动化系统等几大系列，每一个系统都有丰富的基础数据。

2、ERP系统实时动态地反映财务信息。ERP以企业作业为起点，对企业业务的发生、发展、结果进行全方位跟踪、记录、控制，实现资源流、物流、信息流的统一，形成实时的动态管理系统，及时准确地传递财务、销售、库存信息，便于财务管理对采购、销售、生产制造的协助、指导、监督。ERP系统重新规划各个企业管理子系统，实现数据实时、动态的交换，使企业信息及时准确地传递，实现项目管理、材料采购到最终的财务管理这一流程的一体化。

3、ERP系统可以帮助企业实现财务管理国际化。ERP系统具有多种功能，可以对跨国公司内不同类型企业提供一个统一的会计核算和财务管理平台，具有多币种的会计处理能力，支持多国家会计准则和国际会计准则，提供具有国际可比性的会计信息，满足企业参与国际竞争的需要。

二、ERP财务管理系统的结构

ERP作为一种企业管理思想，强调对企业内外部资源进行优化配置，提高资源的有效利用，从而实现对整个供应链的有效管理。现代企业的竞争不再是单一企业之间的竞争，而是企业供应链之间的竞争，因而必须把生产经营过程中相关的供应商、制造商、分销商、客户等纳入到一个紧密的供应链中，有的放矢地安排企业的产供销活动，从而在市场上获得竞争优势，ERP就是一个紧密的供应链。ERP系统中的财务模块与一般的财务软件不同，它是将财务会计、管理会计的思想与业务流程集成一体，从而实现了管理会计与财务会计及财务业务的一体化。

ERP中财务系统的结构由三个模块组成：一是报表分析子模块，报表分析系统主要由总账、成本费用、报表分析等模块集成。总账系统同其他子系统的无缝集成，不仅减少了数据的重复录入，还能自动收集数据，提高了财务工作的效率；二是预算管理子模块，它是把上级下达的年度预算和经过公司分解后下达给各部门的预算录入到ERP预算管理模块，具有预算预警、警告、不予通过三种作用，促使公司切实重视预算管理，及时了解预算执行情况，随时做出预算调整和修订；三是资金管理子模块，此模块主要由应收应付、预算管理、现金银行存款等子模块集成，常用于为企业解决收、支两项问题，由下级企业根据产量和采购合同申请资金，根据财务预算系统每月的预算计划申请运营资金。

在ERP会计相关模块中，上级部门统一、直接进行列账处理，极大地加快了资金审批和拨付，减少了往来差错。对于财务管理对象的企业资金流向，ERP系统以会计核算数据为基础，通过财务分析进行相应的预测、管理和控制活动。ERP系统的应用，直接促使财务计划、控制分析和预测得以完整实现，为企业的财务管理提供了更为广阔的发展空间。

三、ERP系统对企业财务管理的影响

（一）ERP系统深化了企业财务管理的内涵。通常来讲，狭义的企业财务管理工作的主要职能是指对企业资金、设备等有形固定资产的管理，而未包括对企业人力资源、物流、信息流、知识技能等无形资产的管理。如何将无形资产融入到企业的财务管理中，充分发挥人力资源管理的潜能，使之形成对企业管理者实施财务决策的规范导向作用，成为新时期企业财务管理的新课题。ERP系统的引入不仅规范了财务管理系统，还将人力资源管理理念融入到了企业管理中，通过两者的有效结合丰富了企业财务管理工作的深刻内涵。同时，企业会计工作的重心也将随之转移，即会计的工作管理职能将不再是普通意义上的账目管理、核算管理，而是更有针对性地实施企业信息的再加工与深加工，为企业的生产经营提供深层次意义的信息价值。

（二）ERP系统促进财务管理的完整与统一。ERP系统具有实时性、动态性及共享性等特征，能有效地促进企业财务管理的完整性与统一性。以往的企业财务管理工作仅停留在简单的人工财务核算与记账管理层面，没能形成统一的财务管理体系，因此无法适应现代企业的广泛发展需求与创新发展趋势。ERP系统的应用有效地解决了这一问题，该系统增加了预算管理功能，有效地降低了因人为干预导致的预算误差，使错误发生率降到最低。同时，ERP系统的实时功能还将使物资公司在发出物料后就自动生成详细的会计凭证，从而使会计核算信息得到及时更新，使之具有实时性与可靠性，充分反映企业当前的财务核算状况。

（三）ERP系统严格规范了资金管理及使用流程。企业的价值管理是企业财务管理的核心，细化为具体的工作内容即是对企业地资金管理及使用。ERP系统的科学引入能充分的优化企业的业务流程，在收发货物的同时产生记账凭证，可大大减少货物收发与财务工作之间的往来环节，从而使中间环节产生的管理漏洞降到最低，使备用金的流向、归还、借出十分清晰，有利于管理人员及时、准确地核实备用金的使用情况，满足企业严谨求实的管理理念及科学化、精益化的建设需求。

（四）ERP系统细化成本核算，加强成本管理。ERP系统为企业的成本管理建立了标准成本体系。企业可以对所有物料收、发、存均采用标准成本核算，对产成品的直接材料消耗定义物料清单。成本核算对象进一步细化，按物料编码核算成本，通过子库存转移实现同一法人内部物资转移，成本费用控制高度集中。同时，能适时监控采购物资的实际采购价格，及时了解公司各项大宗原材料等市场信息，促进采购成本降低，保证公司成本、利润核算更加真实、科学、准确。

（五）ERP系统可以规范工程项目投资管理，并及时调剂闲置资产。ERP系统通过制定工程项目预算编制、项目预算调整流程，改变了项目投资设计变更和预算调整缺乏流程约束与制度控制的现状，规范了在建工程和固定资产的核算，基本上解决了项目决算不及时、在建工程和资产管理不清晰的难题。固定资产模块上线后，系统内按使用部门、安装地点反映固定资产，计提的折旧费用能具体反映到车间、科室，固定资产原值、净值、所在地点和使用状况等情况在系统中可随时查询，每月折旧可自动计提，便于资产管理人员全面了解固定资产的状况，调剂使用和处置闲置资产。

四、ERP系统应用中的问题

（一）财务控制缺失风险。传统管理方式下，存在许多手工方式的财务控制行为。ERP系统投入使用后，财务工作方式已经发生彻底改变，原来设定的财务控制流程与方式必须随之发生变化。如果在实施系统过程中没有充分考虑企业所需要的财务控制环节和方法，或者系统无法支持企业所需要的控制环节和方法，在甩掉手工管理方式的同时，存在财务控制缺失风险。如，在手工环境下，出纳只有权限查看与银行存款、现金有关的账簿信息，引入ERP系统后，账簿查询是一个查询功能，输入不同的科目作为查询条件即可查询到各科目的账簿信息，如果忽略或系统不支持科目的数据权限控制，则出纳可以查询其他科目，将造成财务控制不力。

（二）财务人员风险。很多企业的财务管理人员只是操作ERP财务系统，被动使用系统中的数据和信息，而开发、扩展财务信息系统的工作则是由计算机专业人员完成的，财务管理人员不是真正的主人，无法将ERP作为支持企业财务控制、财务决策和战略管理的系统，影响系统的运行效率和效果。另外，ERP系统将改变财务人员的分工与权限，可能引起抵触情绪，阻碍ERP实施进程。掌握ERP系统基本操作、运用技巧和ERP理念的财务人员流失，从长期来看会影响ERP应用价值的挖掘。

（三）ERP系统的选择与实施问题。软件选型和实施对于ERP的成功应用非常关键，企业在选择ERP时，不能完全由IT部门主导。ERP系统最终会交由财务部门和业务部门使用，IT部门只是提供技术保障服务，系统是否符合企业管理的需求，取决于系统能否与企业管理工作相融合，如果仅仅考虑技术因素、轻视管理需求，必然将直接导致项目失败。因此，企业领导者需要从财务管理需求出发，在ERP系统的选择和实施过程中发挥其应有的作用，在软件功能适应性、灵活性、可扩展性、稳定性与易用性、开发商的可持续发展性等几个方面进行考虑。

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