高校档案管理与信息服务机制的创新

中原工学院 张 茜

高校档案管理与信息服务机制的创新

中原工学院 张 茜

目前，我国高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设，这使高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，高校在档案机构建设、档案工作制度建设、档案人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，在继承的基础上不断改革创新，只有这样，才能促进高校档案事业的科学发展，更好地服务学校和社会。本文，笔者分析了高校档案管理与信息服务工作中存在的问题并提出了高校档案管理信息服务机制创新的途径。

一、高校档案管理与信息服务工作中存在的问题

当前，高校档案管理学信息服务工作中确实还存在着诸多的不足，高校档案馆的档案管理手段与信息服务机制还远远落后于信息社会发展的步伐，尚不能全面满足师生及社会对档案信息的需求。与科学、高效、优质地开展现代信息服务的要求相比，高校档案部门在服务观念、服务内容、服务方式和手段以及工作人员素质等方面仍然存在着一定的差距，突出表现在以下几个方面。

1.信息资源的利用率较低，编研水平参差不齐。当前，各高校对信息资源的利用率比较低，档案编研的水平参差不齐，对档案的编研大部分还停留在初步的、浅层次的信息加工上，编研成果无法完全满足高校教学科研发展和党政决策参考的需要，如档案编研的组织性和计划性不强，编研成果缺乏针对性、实用性；档案编研工作起点低，编研成果难以上水平；档案编研局限于思维定势，缺乏工作的预见性、前瞻性等。

2.信息服务方式有限，现代化手段不能发挥作用。目前，我国高校档案信息化建设相对缓慢，大部分高校的档案管理工作有一定的基础，但缺乏信息化建设的总体发展规划，工作思路和目标不够清晰，对信息技术的应用缺乏系统深入的研究。还有一部分高校对档案信息化建设不够重视，他们的经济基础薄弱，专项经费投入不足，计算机技术的使用起步晚，网络化程度还不高，有的学校甚至还没有建立起局域网，致使档案信息化管理的基础设施相对薄弱，档案信息化建设在这一阶段的工作进程仍然非常缓慢。

3.档案工作人员整体素质有待提高。从高校档案管理队伍的总体情况来看，其专业素质和服务技能与现代档案服务工作的要求还有一定的差距。在没有考虑到档案工作人员整体素质的前提下，盲目地开展档案信息的深层次编研，从而造成大量档案汇编作品或编研作品质量不高。

二、高校档案管理与信息服务机制创新的途径

为适应信息社会和高等教育改革的要求，适应高校档案工作发展的要求，高校档案部门迫切需要运用当今的高新技术和知识创新开发档案信息资源，创新服务方式，为经济建设和社会发展服务。笔者认为，高校档案管理与信息服务机制创新的途径主要有以下几个方面。

1.加强以档案信息资源建设和共享为核心的高校档案信息化建设。档案信息资源建设是档案信息化的核心，档案信息资源建设的水平直接决定着档案信息化的内在质量，关系到档案信息资源的有效开发与合理利用的程度。只有通过档案数字化手段，建立起各级各类、分布式、规范化、可共享的档案数据库，构筑全校档案信息资源体系与共享体系，才能真正实现档案资源的有效开发与利用，实现档案信息化目标。以某高校为例，该校着重建设4个档案基础数据库：一是档案目录数据库。二是以开放现行文件和服务党政部门为核心的电子政务文件数据库，实现电子文件的集中管理。三是重要档案内容数据库。四是多媒体档案数据库，包括照片档案数据库和录音、录像档案数据库等。

2.利用科学技术提高档案工作的整体水平。档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。现今的档案管理要充分利用计算机管理系统，实现档案的著录、标引、编目、检索、统计的自动化，实现档案的自动化处理和网上查询，通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务。同时，要抓好硬件建设，配备档案密集柜、计算机和缩微设备等，建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进、提供有效服务的档案馆。

3.提高档案管理工作人员的综合素质。档案馆服务工作的不断深化对工作人员的业务素质提出了更高要求，它要求档案管理工作人员必须具备广博的科学文化知识、较强的业务能力、丰富的实践经验等。档案工作人员的业务能力不仅体现在对各种先进的处理技术的运用上，更体现在对文献内容的掌握、了解和引导用户利用上，能够运用多学科的基础知识，成为利用者利用文献的向导和顾问。另外，新世纪的档案工作人员还必须树立坚定正确的政治方向，具有强烈的事业心和责任感，满腔热情地为档案信息利用者提供优质服务，在为利用者提供服务的工作中，不断提高个人的综合分析能力、研究能力和语言表达能力。

综上，本文，笔者从当前高校档案信息服务工作中存在的问题入手，论述了高校档案信息服务机制创新的主要途径。高校作为一个特殊的机构，新形势下对其档案管理与信息服务机制创新进行研究，具有很强的实践意义。高校档案管理工作只有以良好的基础工作为前提，建立有效运转的管理体制，深化综合管理，实现文档一体化，提高档案管理人员的素质，并运用现代化的管理手段，积极创新，提高信息处理能力，才能充分发挥档案的作用，为教学、科研、管理服务，实现档案的利用价值。