浅谈高校学生档案管理之我见

李佳欣

(黑龙江信息技术职业学院)

1 高校学生档案的内容

高校学生档案分为终身档案和临时档案。终身档案是指新生进校时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案，学生临时档案一般包括以下一些内容:新生基本情况登记表、军训考核表、大学生各科成绩总表、综合测评评审表、评优评奖情况登记表，学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料，学生受处分或撤销处分的决定，以及有关认识、检查等相关材料，毕业生登记表等。学生毕业时临时档案的有关内容要装入终身档案，例如学籍卡，军训考核表，评优评奖情况登记表，在校期间各科成绩汇总表，入团、入党有关材料，毕业体检表，毕业生登记表等。

2 高校学生档案管理工作存在的问题

(1)学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，但是，高校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

(2)学生档案的收集整理不规范。目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。

(3)开发学生档案信息资源乏力，不能适应信息化的要求，信息化能力严重滞后。如今高校学生档案管理基本上还采用传统的、原始的、手工操作的实体管理模式。近年来，随着招生人数的扩大，高校学生档案也随之不断递增，加上存放时间短、流动快、去向广、投寄单位多等特点，层层叠叠的档案管理全都是靠管理人员手工操作完成。

(4)大学生思想教育工作不足，缺少心理档案的建立。目前，在众多高校中只注重学生在专业知识领域的培养，而缺乏思想教育工作及关于心理健康的指导。

3 做好高校学生档案管理的几点建议

(1)统一认识，加强领导。学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。

(2)加强档案管理的法制观念。大力学习宣传档案法，增强广大师生的档案意识。要在高校有关部门及广大师生员工中大力宣传档案法及学生档案工作的重要性，增强师生的档案意识，宣传归档材料的各种要求及规范归档材料的重要性。

(3)加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全;文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要求不出现错别字;除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档;学年度班主任鉴定要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点;学生在高中阶段也要完备高中档案，入学即向校方提供。

(4)提高档案管理人员的素质，切实树立为学生服务的意识。档案管理人员要具有与管理学生档案相适应的科学文化知识和基本理论知识，包括扎实的基础知识、丰富的专业知识和广博的各类相关知识等。要适应时代发展要求，不断提高学生档案管理能力，把静态管理与动态管理结合起来，把传统管理方式与现代化管理手段结合起来。档案管理人员要具有爱岗敬业、认真负责的态度，树立服务意识，不管是在服务态度、服务语言还是在服务方式上，都要做到使利用者满意，这是档案管理人员职业道德的基本要求。

(5)充分利用现代化管理手段，提高管理质量与效益。作为高校学生工作管理者，一方面要做好大学生的管理和教育工作;另一方面，还要提高档案管理人员素质。充分发挥个人潜能;要学习档案管理基础理论和有关政策条例，提高理论管理能力;学习相应计算机知识，掌握相关的现代管理的理论、技术和方法，做好大学生档案工作，进一步提高工作效率，提高工作质量;同时随着社会的发展，大学生的档案管理应充分利用这一资源，这也符合时代发展对高等教育发展的需要。

(6)注重大学生心理健康教育，建立心理档案。大学生是国家培养的高层次专门人才，是国家经济建设和发展的强大后备军。目前高校对学生的教育越来越重视，对大学生素质和综合能力的要求越来越高。而相应的大学生心理健康方面及如何提高个人交际能力的指导却少之又少。因此大学生教育要加强思想教育，开设相关心理健康及交际方面的选修课程;并在新生入学时就要进行心理测试，建立心理档案并进行跟踪调查。在各高校中应加强大学生心理健康教育，建立心理档案应该迅速普及，并且作为重要工作来抓，以达到增强大学生的心理素质，提高其在各方面的能力，避免悲剧的再次重演。这都是在新世纪、新时代坚持以人为本的体现。

[1] 刘立宁.如何同校档案工作者的素质[J].档案管理，2005，(6).

[2] 李林悦.从以人为本看学生档案管理工作创新[J].云南档案，2008，(9).

[3] 罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2008，(4).