论加强油田企业档案管理的有效途径

○夏亮

（江苏石油勘探局档案馆 江苏 扬州 225012）

档案是重要的信息资源，是人类历史最重要的载体，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，是规划未来的宝贵财富。档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。档案管理是指档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作，主要包括档案的收集、整理、归档、入库、统计、利用、鉴定和销毁的活动。档案管理工作是一项政治性和科学性很强的工作，通过采用一套科学的管理原则及技术方法，系统整理和鉴别筛选档案资料，满足社会利用的需要，是维护历史真实面貌的一项崇高事业。档案作为潜在的、有历史价值的信息，开发及时会很快转化为生产力，企业就会在市场竞争中取胜。

石油是国民经济的血液与命脉，是确保国家经济发展的重要物质保障，石油企业要想在竞争中求生存，在生存中求发展，就必须把档案潜在价值转化为现实的生产力，为油田企业提供石油勘探的信息资料，必须重视对油田档案的管理与应用。油田档案是原油勘探开发企业的“宝贵财富”，是油田的核心信息资源和资产，对油田的历史、现实和未来发展起着至关重要的作用，油田档案真实地记录了石油人艰苦奋斗的创业过程，客观地反映了各项生产、经营、管理和科研等活动的历程。油田企业档案管理资料涉及的范围主要有钻井工程、测井技术、地球物理（化学）勘探、地质勘探、油气田勘探开发和测绘、基本建设、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品科学技术研究、设备仪器、会计档案、职工档案等纸质档案和电子档案（光盘）。油田企业必须围绕油田生产建设中心任务，利用现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，提高档案资源开发利用效率，扩大档案信息资源开发利用范围，建设门类齐全、载体多样、馆藏丰富、标准规范、真实准确的档案资源库。油田企业档案管理人员要认识到档案工作的重要性，增强档案意识，加强档案管理制度与信息化建设，开发利用档案资源，为油田企业的生产管理提供快速、全面、实用的各项档案信息，充分发挥油田档案管理的作用。

一、建立档案管理制度

建立档案管理制度是油田档案规范化管理的重要途径，加强档案工作制度建设，必须按照各类档案的分类、归档要求和管理办法，统一指导油田档案工作，制定一系列规范性制度，建立档案管理人员的岗位责任制，明确档案管理范围、原则和方法，使油田档案管理工作做到有章可循。健全档案工作规章制度，编制出各部门归档目录、整理规范、技术要求和保管期限等方面的手册，以便有效地进行指导和检查。档案收集是档案工作的基础，规定档案收集范围和归档要求，提高归档质量，加大档案收集力度，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，如果发现遗漏丢失的，应及时查找，确保档案材料的完整性。结合油田档案的工作实际，制定《油田档案馆室业务工作规范》、《油田各类档案管理规定》、《油田档案管理实施细则》、《油田档案工作评价规定》、《油田档案征集管理办法》、《油田建设项目档案验收细则》、《石油天然气勘探开发地质资料管理办法》等制度，做到管理有法可依，有章可循，推进档案管理文本化、制度化、标准化建设，实现统一制度与标准，明确油田企业各部门档案管理规定与责任。油田企业在建设工程竣工验收时，档案管理人员对竣工资料收集不齐全、不符合归档要求的，档案部门不能通过验收。积极探索对电子档案管理的新办法，把电子档案的形成、归档、保管和利用等各环节纳入到档案管理的范围，加强对档案资料的监督管理。

二、提供档案利用服务

坚持管理与服务并重，在不断加强档案资源建设的同时，努力开发档案信息资源，为油田发展提供优质服务。充分开发利用档案信息，最大限度地发挥其效能，档案利用工作是档案工作的中心环节，是档案价值的再现，是经济价值和社会价值的有效提升。档案管理必须立足为油田企业生产、科研以及勘探开发服务，把满足不同用户个性化要求作为档案管理的服务宗旨，充分了解用户对档案的需求及其发展趋势。积极建立现行文件查阅中心，引进现代信息技术和现代档案管理技术，将档案业务从档案管理向文件管理前端延伸，以纸质等实体档案为主，向电子文件等新载体拓展。档案管理者应积极地在网络资源利用、信息资源整合和检索等方面向利用者提供引导服务、联机实时帮助和定向专题服务。可将油田企业馆藏地质资料档案和油气勘探开发档案中的勘探数据、地质资料、开发数据手册、地震成果报告、测井图、地质设计、钻进设计、开发方案等档案资料数字化后提供给用户，因为它们既是生产部署与工作总结，又是重要的油气勘探开发的宝贵财富，是油田生产开发必不可少的档案资料，是油田勘探开发的无形资产。积极探索档案利用电子化与网络化发展的途径，彻底摆脱传统咨询服务工作被动接受利用者咨询的模式，建立起档案信息网络化服务平台，制定档案信息上网的有关法规和条例。通过网上电子信息资源的存取和电子文本、数字化馆藏的利用，档案馆可更加便捷地为利用者提供内容丰富、形式多样的各种服务，更新服务观念，拓展服务领域，从而提高档案管理服务水平。

三、推进档案信息化建设

积极推进档案信息化，提高电子文件的管理能力，努力实现档案信息资源采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化。档案信息是一种重要的信息资源，是企业生产、经营、管理等各项活动的真实记录。档案信息化建设是以档案信息资源建设为核心、以现代信息技术为基础、以社会充分利用档案信息资源为目标，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化的过程。在档案信息化建设的条件下档案管理各项业务工作都通过计算机来实现，档案工作方式由实体管理向信息管理转变，由原来的以档案实体保管和利用为重点转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心。油田企业应当根据档案信息化建设的需求，实现档案从定期采集向实时采集的转变、接收纸介质保管向纸质与电子档案同步保管的转变、档案管理以手工管理为主向信息化管理为主的转变、档案数据资源由分散自主管理向集中统一管理的转变、档案利用以进馆查阅为主向网络化利用的转变。油田企业可根据《地质资料档案著录细则》，参照成果地质资料目录数据库著录要求，结合油田企业档案的具体构成，对油田企业档案进行著录，建立相应的目录数据库，开发适合本企业的油田企业档案目录检索系统，实现油田企业档案的计算机管理。将现有馆藏纸质档案根据其特点和利用情况逐步进行数字化处理、电子扫描与文字录入，并刻录成光盘永久保存，通过信息技术将档案转化便于存储的信息资源，实现企业内部资源优化和共享，最大限度地挖掘和发挥油田档案的有效价值，为油田企业生产发展和科技创新提供信息支持和服务。

四、提高档案管理人员素质

档案管理工作的好坏关键取决于人才素质的高低。档案工作是一项既复杂又细致的工作，从档案的收集、科学管理、提供利用都需要档案管理人员严谨细致的态度以及艰辛的劳动。档案管理人员要树立良好的政治素质和业务素质，要爱岗敬业，忠于职守，乐于奉献，有事业心和责任感，热情地为档案使用者服务。档案管理工作者尤其应当具有广博的专业知识和较强的业务能力，油田企业档案管理工作是一门专业性很强的工作，随着信息技术和管理方法的不断变革以及油田的持续发展，档案资料的种类和载体越来越多，档案管理人员要熟悉档案业务工作的各个环节步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的技术方法和管理方法。同时，随着现代信息技术手段在档案管理领域的广泛应用，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用，都将由计算机辅助管理，从而对油田企业档案管理人员的业务知识、科学技术知识以及管理能力等方面的要求越来越高。要求档案管理人员必须熟练操作微机、了解网络知识，及时了解档案管理的新理论、新方法和新技术以及相关政策法规，把握档案管理发展新动向。不断拓宽知识面，开拓视野，学习石油地质、地下采矿、油藏工程、勘探设计、计算机管理、现代信息技术、网络信息化管理、档案管理软件开发与应用等多方面知识，通过运用现代化技术手段获取信息，开发利用档案信息资源，实行油田企业档案信息化管理，发挥利用档案资源解决油田企业工作中实际问题的作用。

五、结语

综上所述，油田档案是油田企业发展的历史记载，是重要的信息资源，它真实地反映了企业生产经营活动。档案管理人员要认识到档案管理工作的重要性，建立健全档案管理规章制度，明确档案管理责任，规范档案管理工作，落实档案管理各个环节的工作，规范油田档案管理。开发利用档案信息资源，发挥档案管理效能，提升档案的经济价值，注重档案管理的服务功能。档案管理必须立足为油田企业生产、科研以及勘探建设服务，不断更新服务观念，拓展服务领域，建立档案信息网络化服务平台，提高档案信息的服务水平。加强档案管理信息化建设，积极探索档案管理电子化、网络化发展的途径，实现档案管理从手工管理为主向信息化管理为主的转变，实现档案管理由纸质保管向纸质与电子同步保管的转变，实现档案利用以进馆查阅为主向网络化利用的转变。提高档案管理人员综合素质，具有良好的政治思想觉悟和职业道德，敬业爱岗，以档案管理的职业为荣，增强档案管理工作责任感与事业心。档案管理人员应当具有较高的专业知识、广泛的基础知识，掌握良好的计算机技术与信息技术。油田企业要想在市场竞争中获得生存与发展，把档案的潜在价值转化为现实的生产力，只有建立档案管理制度，提供档案利用服务，推进档案信息化建设，提高档案管理人员素质，才能充分开发利用档案信息，提高档案服务水平，发挥档案在企业生产管理中的作用，走油田企业档案管理规范化、信息化和科学化之路。

[1]李新：石油科技档案服务平台搭建[J].档案管理，2010（2）.

[2]孟秀丽：中原油田境外档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2010（16）.

[3]张秀雯：加强油田企业档案网络化管理探析[J].陕西档案，2009（5）.

[4]葛红：石油石化企业数字档案馆的建设与应用[J].山东档案，2009（3）.

[5]张晓萍：浅谈油田的档案管理及创新[J].新西部（下半月），2009（10）.