关于推进办公室规范化建设的思考

王 浩

（大庆石化公司，黑龙江 大庆 163714）

关于推进办公室规范化建设的思考

王 浩

（大庆石化公司，黑龙江 大庆 163714）

推进办公室规范化建设，必须在办公室全体人员中开展以强烈的事业心责任感建设规范化，以完善的规章制度保障规范化，以高效的网络平台支撑规范化，以高素质的队伍推进规范化等活动，来促进办公室整体工作水平全面提升。

办公室;规范化建设；认识；思考

办公室作为政府或企事业单位机关的重要职能部门，是一个单位或部门的中枢和核心机构，承担着参谋助手、沟通协调、服务接待等一系列业务职能，起着联系上下、沟通左右、服务全局的辅政作用，是对内对外形象展示的一个重要窗口，一定程度上反映了一个单位整体管理水平和工作效率。“国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐”。自古以来，人们都十分重视政务辅佐工作。办公室的工作效能，不仅关系整个机关能否正常运转，而且影响着各级各部门领导同志的工作质量和工作效率。办公室工作的规范化程度在很大程度上决定了办公室工作效能的高低。

随着社会的快速发展和改革的不断深入，特别是我国经济国际化、一体化进程不断加快的趋势，对办公室工作的规范化建设提出了新的、更高的要求。然而，在日常工作中，办公室工作还存在着种种不规范的现象，在办文、办会、接待、重大活动的举办等方面还不时出现失误。如在办文发文中文件头使用上有时张冠李戴，该用明传电报却用信笺等。有时文件格式不规范，或没有标题，或结尾没有加盖公章，甚至弄错落款日期；秘书在文字材料起草、材料校对过程中不认真，有时出现低级错误，对核对把关内容仅能停留在表面上，对深层次的问题缺乏深抠细挖的精神；重大活动的事前协调不充分，细节安排上欠严谨；有时出现话筒没有声音，或讲到一半时出现故障。在接待工作中，对重要客人的饮食习惯了解准备不周，对来宾档案记录不及时，接待过程中与处室、领导沟通不及时，产生脱节现象。

当前，在工业化和信息化快速发展的新时期，国有大中型企业都在积极致力于推进现代企业、和谐企业建设，全面学习实践科学发展观，努力改进机关作风，加强办公室规范化建设。这对于进一步提高管理水平、工作标准和服务效能，进一步展示企业良好的内外部形象，显得尤为迫切。办公室各项工作要实现规范化，必须从四个方面下功夫：

一、以强烈的事业心责任感建设规范化

美国西点军校有一个广为传诵的悠久传统，就是遇到军官问话，只有四种回答：“报告长官，是！”“报告长官，不是！”“报告长官，不知道！”“报告长官，没有任何借口！”除此之外，不能多说一个字。据美国商业年鉴统计，在世界500强及知名企业中，西点军校培养出来的董事长有1000多名，在全美任何商学院都没有培养出这么多优秀的经营管理人才。“没有任何借口”是西点军校奉行的最重要的行为准则。它强化的是每位学生想尽办法去完成任何一项任务，其目的是为了培养学生的责任感和使命感。

事业心责任感是一种精神面貌、一种工作姿态、一种思想境界，是我们做好一切工作、实现个人价值的前提和基础。一个人的成就大小，其决定因素就是他对待工作的态度，而事业心责任感的强弱就是对待工作的根本态度问题。拿破仑认为，一个人成功的因素很多，而首要的因素就是热忱。没有热忱，不论你有什么能力，都发挥不出来。强烈的事业心和责任感是做好一切工作的前提条件，是我们成就事业、成长进步的动力源。古人讲：“天地生人，有一人当有一人之业；人生在世，生一日当尽一日之责。”只有想干事，才能去干事、干好事；只有牢记责任，才谈得上尽心尽力、尽职尽责。一个人能力有大小，但有了事业心、责任感，能力强的可以把工作做得更好，能力相对弱的也可以在实践中不断提高，工作越做越好。实践证明，工作尽职尽责、尽心尽力的单位或个人，各项建设和工作进步就快；但凡多年工作起色不大，甚至发生种种问题的单位或个人，都可以从个人的事业心责任感上找到原因。只有那些在本职工作岗位上勤勤恳恳、兢兢业业工作的同志，才会开动脑筋去刻苦学习钻研做好工作所必需的知识与技能，才会潜心研究和把握本职工作的特点与规律，才会积极面对工作实践中遇到的矛盾与问题，集中精力攻坚克难，创造出一流的工作业绩。

就办公室规范化建设来说，强烈的事业心和责任感尤为重要。办公室工作的规范化，其本质就是要求办公室工作人员要自我约束，坚持按照程序办事。办公室规范化建设，是提高办事效率和工作水平的客观需要，是展示企业和部门形象和机关文明的重要体现，是建设廉洁、高效、服务型机关的必然要求。办公室在一定程度上是领导的“代言人”，这就要求办公室说出的话，经得起推敲；发出的文，经得起检验；经办的事，经得起评价。而这一切都必须以规范为基础，坚持统一标准。比如公文处理就一定要严格执行统一规定的标准，否则势必造成规格不一、五花八门，难以有效行文，发挥作用。同样道理，干办公室其他工作，如果不规范操作，凭主观臆断随意行事，也难以达到预期效果。办公室的同志，要始终保持昂扬向上、奋发有为的精神状态，以时不我待、只争朝夕的强烈事业心、责任感，努力推动办公室工作规范化。要以“树形象、强素质、上水平、创一流”为宗旨，与时俱进，认清形势，明确任务，继承和发扬大庆精神、铁人精神，肯于吃苦，甘于奉献，爱岗敬业，务实进取，强化执行，自我约束，开动脑筋，刻苦钻研做好工作所必需的知识与技能，潜心研究和把握本职工作的特点与规律，积极面对工作实践中遇到的矛盾与问题，集中精力攻坚克难，创造出一流的工作业绩。

二、以完善的规章制度保障规范化

规范，就是讲规矩、讲程序，按规矩办事、按程序办事。办公室工作涵盖面很广，事情很多、很杂，要做到“不越位、不缺位、不错位”，就必须有一套完善的规章制度。规章制度是规范化运作的保障。天下大事，必作于细。办公室要实现“办文办成范文佳作，办会办得成功圆满，办事办得无可挑剔”的工作目标，就必须建立健全各项规章制度，细化完善各岗位工作职责、各项业务工作流程、员工考核激励办法等规章制度，强化体系建设，明确各项工作的数量标准、质量标准、时效标准，将标准贯彻于细节中，力争零失误、零差错，不断提高工作标准，规范员工行为，理顺管理流程，明晰工作内容，以工作的高标准，保证任务完成的高质量。

（一）规范工作内容

管理规范化的核心不光是文字规范严谨，而且要数据化、标准化、标志化。数据化，就是要求避免以感觉判断事物的习惯。一切用数据说话，把凡是能够量化的任务、质量、工作业绩等都变成可以测定的数据。标准化，就是要求做事减少随意性。工作目标有标准、工作内容有标准、工作流程有标准、工作任务有标准、工作质量有标准。标志化是指一切工作让人一目了然，消除对人的经验的依赖。实物有标志，使人一看便知道是什么、有何用、处于什么状态、从哪里来、到哪里去；任务有标志，一看表单就知道完成了多少、完成得怎样、应该怎样修正、为何没有完成任务；责任有标志，有明确的文字和规则界定每个人的责任，有明确的表单和数据反映每个人的责任执行状况，有明确的机构和岗位对每个人的责任履行情况进行评估考核。

（二）规范工作流程

规范办公室的流程要充分体现理念上的转变，从“你安排我做向我自己应该做”理念上的转变，要教育引导办公室工作人员紧紧围绕“服务企业中心工作、保障企业高效运行、维护企业发展大局”的工作重点，全面增强服务意识、责任意识、大局意识和精品意识，以深刻查找思想认识根源为根本，以落实整改措施为手段，以建立健全长效机制为保证，以实现各项工作规范化为目标，紧密结合业务特点和人员构成，对照先进和标准，对照岗位职责，组织引导每位员工从办公室管理层面、本专业及岗位工作层面、员工自我管理层面入手，深入查摆问题，分析问题根源，采取有力措施，全面改进提高，规范工作流程，努力提升管理水平、服务质量和工作效能。要重点梳理优化交叉的管理环节和工作界面，防止出现职责不清、相互扯皮的现象；岗位职责描述力求细化、量化，具有可操作性，确保工作目标能有效的实现；部门内各岗位之间及部门与部门之间要相互沟通、相互协作，要避免出现岗位职责“真空”，确保各岗之间的衔接。现在，有的单位和部门在重大事件、紧急事件发生后，不按规定和程序上报，延误领导决策，造成工作被动。

（三）规范工作标准

规范化管理应贯穿于每一事物全过程的每一个细节中。千里之堤，溃于蚁穴；集腋成裘，聚沙成塔；不积细流，无以成江海。这些成语和格言，无不说明一个道理：细节决定成败。而每一个事物发展的全过程无不都是由无数个细节连接而成，不管那个环节的细节出现问题都可能造成整个事物“功亏一篑”的后果，都可能因局部导致整体的崩溃。因此，要保障规范化，就必须制定各个环节上的工作标准，将工作标准贯穿在各个细节之中，一以贯之。要通过深入开展查找整改办公室管理存在的低标准、老毛病、坏习惯问题，全面检验目前规章制度是否可行，服务承诺是否到位。本着动态调整的原则，不断量化标准，完善制度，形成科学的指标体系和动态的激励机制，使之更符合实际工作需要。

一是要健全综合管理体系。通过不断夯实基础管理工作，本着简化流程、提高效率的原则，健全完善服务体系、沟通机制、创新创效模式、内部培训体系和激励约束机制，用完备的制度建设，确保“低老坏”现象没有滋生的土壤，保证各项工作实现标准化、规范化、程序化。

二是要强化执行能力建设。在日常工作中，逐步建立布置、落实、监督、检查、反馈闭环管理机制，营造工作讲规范、办事讲程序、行动讲尺度的良好氛围；健全内部督办运行机制，及时了解情况、解决问题、抓好落实；增强全员效率意识，对布置的工作立即行动，一次做好，实现效率与质量的有机统一。

三是要搭建自主管理平台。针对强制执行带来的弊端，要创新工作思路，注重采取文化引导，在管理规定、方法、手段上全面渗透和体现自主管理、人性化管理等内容，调动员工的积极性和创造性，使员工确立“干好干坏、贡献大小不一样”的工作理念，全面树立全局意识、责任意识、自我管理意识、安全环保意识、挖潜增效意识和用心服务意识，积极改正自身不足。要主动、超前、高标准的开展工作。

三、以高效的网络平台支撑规范化

党的十七大报告把指导我国社会主义新时期建设的战略发展纲领“工业化、城镇化、市场化、国际化”，扩展为“工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化”。信息化就需要有规范化的信息输入与输出，高效的网络平台必然成为办公室规范化建设的重要支撑。

利用网络平台推进企业规范化管理，是适应社会经济发展潮流的需要。对于各级单位和部门来说，加快推进信息化建设，是深化企业管理体制改革的重要内容，是规范机关管理行为有效途径，同时也是实现机关管理现代化的必由之路。电子政务建设是规范管理行为的有效手段。信息化建设，不是简单地将上级面向下级和员工群众的指导和服务移到网上就可以实现的，而是通过运用现代信息技术规范的机关管理行为，推进机关管理体制变革的创新工程。当前，我国已进入全面建设小康社会、加快推进社会主义现代化的新的发展阶段，市场化、国际化、信息化相互促进。作为特大型国有企业，要建立完善现代企业制度，迫切要求发展信息化建设，逐步形成新型企业管理模式，降低运行成本，规范管理行为，提高工作效率，全面提升精细化管理水平和执行能力。

加强信息化建设，服务型机关的理念将借助网络手段得以实现，以更有效率、规范的管理流程为下级单位提供更广泛而便捷的信息和服务，机关在企业管理中的服务者的角色将得到强化。下级单位和广大员工可以通过互联网快捷方便、及时准确地了解上级机关所制定的相关政策、法规以及一些重要的信息。上级机关在制定政策、作出决策的过程中，也可以通过网络让广大干部员工参与，推动企业决策的科学化、民主化。

利用高效的信息化平台，建设完善办公自动化系统，为有效实现远程办公、信息共享、信息披露及时公开，以及提高工作效率、降低办公成本，做好学习、引进、推广、应用工作提供必要的条件。要将“快速响应、迅速行动、贴近生产、服务员工”的信息化建设工作理念贯穿于各项工作之中，以更有效率、更趋规范的管理模式，为企业领导、机关部门、二级单位和广大员工，提供更为广泛而便捷的信息和服务，努力把办公室打造成讲政治、讲大局、讲团结、讲奉献的服务型、学习型、创新型、和谐型的现代化团队。

四、以高素质的队伍推进规范化

为政之道，要在得人。人是一切因素中起决定作用的关键因素，是矛盾的主要方面，是科学发展观的本质和核心。脱离了人一切工作就失去了意义，因为，人是宇宙中主宰世界的唯一的高等智能生物。人的一言一行无不出于其本能和目的，这就是说世间万物皆在人的有意识的左右和掌握之下。只有高度发达的人脑才能形成思想、具有逻辑思维，才能对发生过和未发生的事物进行探讨、预测、疏理并制订行为规则、发现运动规律。如果脱离了人，为什么去规范、规范什么、谁去规范就无从谈起，所以说，以人为本是规范化建设的关键所在。

规范化建设的目的就是规范人们的行为。人们的思想决定人们的行为，即人们常说的意识支配着行动。从远古到现代，从人的习俗、习惯、家规、世俗、族规，以及上升到规定、规则、制度到法规、法律，无一不是在演绎着规范化的进化。但无论如何演绎，规范化的建设要靠一支高素质的队伍来进行。毛泽东同志曾经说过：“政治路线确定之后，干部就是决定的因素。”一个政党、一个国家、一个单位，能不能不断培养出高素质干部队伍，在很大程度上决定着这个政党、这个国家、这个单位的兴衰存亡。

管理成就精英，规范化管理则能造就高素质干部队伍，同时规范化管理要依靠训练有素的干部队伍去实施。在这个意义上说，培养一支高素质的干部队伍是推进办公室规范化建设的关键。因此，推进办公室规范化建设要牢固树立科学发展观，切实转变工作作风，坚持以人为本，把提高全员的综合素质放在首要位置；加大人力资源的开发和投入，注重加强员工业务学习、技能培训、文化引导和习惯养成；进一步完善激励约束机制，加大奖优罚劣力度，充分发挥干部员工在规范化建设中的主动性和创造性；全面提升全员的综合素质和各项工作水平，不断提高办公室工作人员的参谋服务能力，督查落实能力，综合协调能力和后勤保障能力；全面增强服务工作效能，进一步树立办公室的良好形象，以优质的服务和良好的业绩，全面开创办公室工作的新局面。

总之，办公室规范化建设是一项长期的系统工程，涉及各单位和部门工作的方方面面，需要在实践中长期坚持不断推进，必须牢固树立科学发展观的思想，本着实事求是、与时俱进的原则，通过开展深入细致、卓有成效的规范化建设活动，努力使办公室全体员工转观念，明责任，提素质，上水平，真正达到解决实际问题、促进各项工作、提升工作标准、创造一流业绩的目的。

〔责任编辑：陈 海〕

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1002-2341(2011)05-0091-04

2011-07-25

王浩（1972-），男，黑龙江大庆人，总经理办公室（党委办公室）秘书，从事企业文化研究。