关于加强高职院校学籍管理队伍建设的思考

郑亦敏

（福建对外经济贸易职业技术学院 教务处，福建 福州 350016）

近几年，教育部先后下发了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》、《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》及《高等学校学生获得学籍及毕业证书政策告知》等文件。随着教育部这些文件的下发，高职院校学生学籍电子注册工作的要求更加严谨，学籍管理作为高校质量保障的重要一环，必须在管理与服务质量上创新思路，提高水平。这就对学籍管理人员的素质提出了更高的要求。然而，纵观当前高职院校学籍管理工作，还存在一些问题。

一、当前高职院校学籍管理队伍建设中存在的问题

（一）专职学籍管理人员配备不足

随着高职院校招生规模的扩大，新专业逐年增加，学生人数也不断增加，学习形式愈加多样化，这些均导致学籍管理工作的强度和难度逐年增强。但大多数高职院校，并未增加学籍管理人员数量，没有推行二级学籍管理，系里没有专职的学籍管理人员，学生学籍资料收集、成绩管理、学生各类数据统计、数据上报等各项庞大而又烦琐的学籍管理工作仅靠教务部门的学籍管理人员进行。这些繁重的日常事务性工作占据了学籍管理人员所有的工作时间，使他们没有精力进行学籍管理工作上的创新，还是按传统的办法进行管理。这就不可避免地导致了学籍管理工作的质量和效率低下，难以满足发展的需要，并最终影响到学校的办学质量。[1]

（二）学籍管理队伍人员素质不高

随着各高职院校新专业的不断增加，大部分高职院校的领导更重视专业建设和引进师资人才，而忽略了对学籍管理队伍的建设或重视不够，认为学籍管理工作“人人都会做，人人都可以做”，没有意识到学籍管理对学校教育教学发展的重要性，只是把学籍管理当做为学生服务的普通工作。因此，大多数高职院校的学籍管理人员准入门槛较低，且很多学籍管理人员上岗前未经过培训，不熟悉学籍管理规定，不会操作学籍管理平台，不会使用数据软件，仅靠自身在实践中学习摸索，正因为没有过硬的专业能力和管理素质，所以总体素质不高。

（三）学籍管理队伍的工作水平较低

目前学籍管理制度本身还不够严密，条款之间相互矛盾，规定陈旧老套，缺乏应有的权威性和执行力。一些高职院校忽视了学籍管理对学校教育教学的基础作用，认为学籍管理工作只是一项简单的事务性工作，没有针对新形势，与时俱进，制定出规范的行之有效的学籍管理制度，造成大多数学籍管理人员在实际学籍管理过程中没有依据，往往根据领导的指令办事，缺乏处理具体问题的工作能力，因而使学籍管理工作仍停留在传统的日常管理水平上，且工作效率低下。

（四）学籍管理队伍不稳定

由于学籍管理人员本身专业与工作不对口，又缺乏进修的机会，学籍管理工作任务繁重、事情繁琐，加上学籍管理工作本身做不出什么大的成绩，职务升迁困难，因而导致大多学籍管理人员不愿长期从事这项工作，人员流动性大。而一名新的学籍管理人员往往要花一年时间才能熟悉各项工作流程。学籍管理队伍的不稳定会对高职院校的教育教学管理产生负面影响。

（五）学籍管理人员服务意识不高

学籍管理是一项涉及整个学校学生的服务性工作，工作内容十分具体并且繁琐。多数学籍管理人员认为我是老师是管理者，你是学生是被管理者，在潜意识中把自己置于至高无上的地位，把学生作为管理的客体，认为学生必须按老师说的办，缺乏与学生的有效沟通，对待办理学籍手续的学生爱理不理、态度强硬，对学生的咨询缺乏耐心，缺乏应有的职业道德。

（六）学籍管理工作保障机制不健全

少数高职院校学籍管理工作经费、办公场地、设备等均得不到很好的保障，从而影响了学籍管理工作的开展，并影响到整个学校的教学管理工作。学校经费投入捉襟见肘、学籍管理必要的设备不足等问题，亟待解决，并应尽快健全相关的保障机制。[2]

二、加强高职院校学籍管理队伍建设的必要性

学籍管理工作是一项直接面对学生、关系到学生切身利益的工作，其工作成效直接关系到院校的发展、稳定及声誉，是展现学校工作的重要窗口。加强高职院校学籍管理工作，对规范教育教学管理、提高教育教学质量、实现办学育人目标等方面有着十分重要的意义。

学籍管理最主要的任务是：新生学籍电子注册、在校生管理及毕结业审核。这几项工作看似简单，其中包含的工作内容却很繁杂，即学生基本信息的提取、学生在校的学籍异动、奖惩情况，以及毕结业后的学籍电子档案，学籍管理的每项工作都关系到所有在校学生的基本利益，所以学籍管理工作的责任重大。学籍管理人员是具体学籍管理工作的执行者，这支队伍的素质状况和管理水平是保证高校教学资源的使用和人才培养目标得以实现的中坚力量。由此可见，高校学籍管理队伍水平的高低是学籍管理工作的决定性因素。加强高校学籍管理工作，必须首先加强高校学籍管理队伍的建设。

三、加强高职院校学籍管理队伍建设的几点思考

（一）加强业务学习，培养扎实的学籍管理业务素质

学籍管理是一项原则性很强的工作，从学生入学后学籍的取得，到学生在校期间各类学籍的异动、信息的修改，再到学生的毕结业，各高职院校都有一系列的规章制度，学籍管理人员在日常管理过程中必须严格按规定办事。这就要求学籍管理人员首先要加强对各项规章制度的学习，熟悉有关学籍管理的业务，提高自身的素质。其次，学籍管理人员还要学习一些有关现代化信息技术的操作。教育部的学籍学历平台的大部分操作都需要VF数据库才能进行，VF数据库的制作过程中经常用到各种命令，所以学籍管理人员要学习这些基本的操作技能，熟练掌握平常工作中用到的各种软件，才能更好地进行学籍管理，提高工作效率。

（二）增加学籍管理人员人数配备，促进学籍管理创新

学校应重视对学籍管理人员的引进，实行二级管理，每个系配备教务秘书，教务处应根据在校生人数配备与之相对应的专职学籍管理人员。有经验的学籍管理人员要帮带好刚入门的管理人员进行工作，使他们能尽快适应本职工作。这样，学籍管理人员才能有时间学习先进的管理知识，对管理工作进行创新改进，才能更好地开展学籍管理工作。[3]

（三）加强制度管理和创新，进一步提高管理水平

进一步完善学籍管理制度，与时俱进及时修改有关的规定。制定学籍管理制度时要考虑到具有针对性和可操作性，使学籍管理有章可循、有据可查，要做到学生只要查看学籍管理规定就知道办什么手续该具备什么条件。理顺学籍管理各岗位的工作职责，真正做到二级管理。各岗位学籍管理人员只要严格按规定办理各项手续，就不必事事请示领导，可以有效提高学籍管理各项工作的效率。

（四）建立激励机制，确保学籍管理队伍的稳定

各高职院校要高度重视学籍管理队伍的建设，创造条件，鼓励和支持他们积极参加业余学习与进修，对他们进行业务培训，不断提高工作质量和工作水平，以适应新形势下的学籍管理工作。各高职院校应根据各校的实际情况制定各项激励措施、考核机制，把学籍管理工作纳入学校的检查、评比之中，促进学籍管理人员立足本职岗位，干好本职工作。

（五）增强学籍管理人员的服务意识，提高服务质量

各高职院校应重视学籍管理工作者的职业道德教育，要求他们树立良好的职业形象。学籍管理是一项以学生为对象的工作，所以学籍管理人员在工作中要坚持以面向学生的需要作为开展学籍管理工作的出发点，充分尊重和保护学生的合法权益，将服务学生作为自己的工作目标。不断增强服务意识，不仅要有管理，更要有服务。始终保持高度的责任感，对每位学生都要耐心细致，对每一项工作都要严格要求、实事求事。对办理学籍手续的学生要热情、耐心；对咨询有关学籍问题的学生，要详细而准确地告知；对不理解的学生要耐心解释；对违反相应规定的学生要采取适当的方式批评教育。

（六）健全学籍管理的各种保障机制，实行现代化管理

教育部已经建立了高等学校学籍学历管理平台，对高职院校的新生注册、在校生管理、学生毕结业信息进行网络管理。所以学校要加大硬件的投资，不仅要配备各种网络设备，还要对过时的学籍管理软件进行更新。学籍管理人员应主动学习计算机应用知识，熟练操作学籍管理软件，准确处理各类学籍数据，为广大师生提供便利的学籍数据查询。

学籍管理工作是一项具体又繁琐的工作，有管理也有服务。从事这项工作不但要细心、耐心，还要有较高的职业道德及专业素质。各高职院校要重视这支队伍的建设，提供更好的工作环境及条件，稳定这支队伍。这是各高职院校稳定教学秩序、保障教学质量的基础。

[1]孔金.高校学籍管理人员专业化建设刍议[J].滁州职业技术学院学报，2009，（12）：39-41.

[2]吴羽访,张宇.论高校教学管理者的素质[J].高等理科教育，2001，（4）：53-59.

[3]刘亚超，陈丹.加强高等学校学籍管理队伍建设的几点思考[J].职业圈，2007，（21）：141-142.