职业学校教学档案资源的管理和利用问题探析

许 萍

（新疆乌鲁木齐职业大学，新疆 乌鲁木齐 830000）

职业学校教学档案资源的管理和利用问题探析

许 萍

（新疆乌鲁木齐职业大学，新疆 乌鲁木齐 830000）

职业教学档案资源指的是学校教学、教改、科研成果等信息的存储，是对学校教育过程的记录，也是学校发展的重要印证。在信息社会，加强教学档案资源的管理、利用工作，有助于实现资源共享，为师生提供参考，也有利于继承发展本校特色的教育教学经验，因此现在的档案管理工作迫切需要由以往的“重管轻用”向“管用并重”发展。一方面要根据发展需要，及时、完整地保存、收集本校各类教育教学材料，编辑加工为系统档案资源，另一方面要主动出击，对档案资源进行深加工，制作成有一定特色的信息产品，为师生提供更好的信息服务。

职业；教育教学档案；管理；利用

近年来，随着社会对职业教育的重视，职业学校的发展规模日益扩大。伴随着学校的快速发展，职业教育迫切需要思考如何更好地培养更多的高质量的技术人才，特别是探索更有益于学生个性健康发展的教学教育模式。这些丰富的实践过程都以档案的形式被记录保存，成为学校和学生的一笔财富。相比以往，现在职业学校的教学档案更为丰富多彩。从内容上看，不仅仅是试卷、作业、成绩表、教师备课材料的集合体，更是学生个体发展和学校教学改革的记录。从形式上看，除传统的纸质版外，还有光盘、影像、声像等其他新兴形式。相应的这些档案不再是彼此差异度不大的“铁板一块”，而是趋于个性化、多样化，每个学生的档案都是属于其自身的，能反映其个性或素质发展的历程。因此如何更好地管理、挖掘、利用这些资源，为学校培养人才服务、为更好地促进学生成长服务就成为职业学校教学档案资源工作者共同关心并需要探讨的问题。

一、教学档案资源及其意义

职业学校档案一般分为三大类：一是行政管理文档，主要是学校的各类收文、发文、基建、财务、人事等后勤管理文档；二是学籍档案，记录学生入学、升学、退学、辍学等学习情况；三是科研档案，主要是教职工科研成果的资料；四是教育教学档案，反映了本校教学活动的特点和规律，主要包括学校教学、教改、教学成果等信息。在信息技术普及化的现代社会，为方便管理，很多地区教育部门都统一采用了专门的财务软件、人事、学籍管理软件，电子化程度相对较高。而教育教学档案则因更具个性化特点，信息化程度相对较低，因此在管理、利用方面，各所学校教育教学档案的水平参差不齐。而在学校各类档案资源中，教育类档案是最丰富的，具有重要的利用价值。

从较为直接实际的角度看，系统的教育教学档案能为学校评估、接受检查、参与各类评奖、展览、校庆、校史编撰、教师职称评定、人才选拔等提供直接的第一手材料。目前教育行政部门纷纷启动了高职院校人才培养评估工作，以加强对学校的教育督导。该评估除了抽听一部分课程外，主要直接依赖于大量的档案资料。教育教学类档案就成为了评估工作的一项重要指标，能直接影响到评估的结果。

从更根本的角度看，教育教学档案是全体教职员工的智慧结晶，能综合反映本校的教学特点、特色、存在的问题等。一方面它能有效地积累本校的教育教学经验，为每一位教职员工提供参考，让大家通过教学档案取长补短，互相启发，共同提高。特别是教改、课改已经开展了一段时间，各学校都进行了一定的探索，这些教学实践在教学档案中均有所记录。教师通过这些信息，能吸取经验，少走弯路，避免重复。另一方面教育教学档案总结了本校的教育发展历程，有助于形成学校的特色课、精品课，为订立学校未来的教育发展规划服务。

二、教学档案资源的管理

1.收集、保存有价值的材料

档案资源利用的前提是管理，它包括两个步骤，首先是要收集、保存完整的各类教学档案。由于教育教学的主体是各教研组、各专业课程教师，因此记录学校教育教学过程的信息资源和大量的一手资料都掌握在教师手中。特别是职业学校的课程资源中除了课堂教学外，很重要的一块是实践教学。实践教学的课堂不是在校内，而是依托企业、工厂、社会组织等。教师除了本校在编人员外，也包括社会人士。相应的，有些教学档案资源就“游离”在学校之外。如果学校没有严格的档案归档、管理制度可供操作，档案部门也未积极履行相关职责，那么很可能导致校外的教学档案不能及时归档或者丢失。不完整的保存自然让教学档案七零八落、缺这缺那，在需要使用时将大量时间浪费在寻找上。

以教学档案中常见的教学成果模块为例，该模块主要记录师生在教育方面的各类获奖资料。这些资料有些是属于个人或教学小单位，有些则是属于学校集体的。以往，学校档案室通常只保存属于学校整体的教学成果，个人或课程组的不纳入归档范围。而现在的教育改革倡导师生以个性化的方式进行探索，教师、学生或某个课程组的教学实践获奖或被社会认可的情况并不少见，如果档案部门未能及时主动地收集、保存这类资料，就会导致档案不完整，也就无法全面、完整地反映学校的教育教学情况。

因此学校档案部门在收集档案时要与时俱进，考虑本校及教育发展形势，将原本散落在外的各类有价值的资料纳入视野中，适当地加以保存，便于日后综合利用。比如可订立一定的标准，将系部或更小单位（如个人）的获奖材料扫描、拍照、复印等，留存电子材料，亦可注意收集各类媒体对本单位教育教学的报道，作为本校教育成果的一部分。

在收集、保存本校各类教育教学资料过程中，档案部门除了积极督促教师及时归档外，也要做到以人为本，减轻教师负担，激发教师在归档方面的积极性。通常要求教师归档的材料包括教学计划、小结、总结、质量分析、备课材料、活动记录、教案、课程组活动等，身兼班主任的教师还需班主任业务工作材料。内容很多，形式多样。以往是一张张的纸，考虑到这种方式会浪费教师很多时间，且容易丢失，档案部门可与教务部门沟通，参考高校的做法，设计了《教师业务手册》、《班主任工作手册》、《课程活动记录》等册子，将各类表格、文档集中成册，每个教师在学期初根据所教课程领取相应的手册，期末结束时交由教务处审核，再汇集到档案室统一归档。这种方式不仅减轻了工作量，而且最大限度地避免了遗漏丢失的问题，大大改进了我校教学档案资源的收集、保存工作。

2.编辑归档材料

在收集完整的信息资源外，管理的第二个步骤是对档案资源的编辑、加工工作，即是将静态的、杂乱无章的材料通过一定的形式整理、转换、加工为可供利用的系统档案资源。档案资源如果未分门别类进行一定的整理，只是杂乱地堆积在档案室中，日积月累，也就变成“故纸堆”，而不能称为档案，在查找、利用方面也会造成极大的不便。特别是现在职业学校的合并并不少见，汇集的档案资源更加复杂，数量也更庞大。因此需要对汇集到档案部门的各类教育教学档案，以方便管理和利用为出发点，按照一定的方式分门别类，订立目录，编号，保持卷宗之间的有机联系，使立卷工作规范化、标准化。高质量的编辑工作能够让档案的检索、查找工作简便，从而为今后的利用打下良好的基础。

以笔者所了解的一所职业学校为例，该校历经合并、搬迁、基建，档案室的材料堆积如山，教学、文书、图纸、照片等凌乱地置放在纸箱、柜子或桌上。档案室工作人员也是兼职人员，无力整理这堆材料，因此档案室基本处于废弃状态，自然谈不上利用。该校档案管理问题在一次的评估检查中充分地暴露出来。学校管理层便将此事搬上议事日程，对档案室进行综合改造，并配备专业人员，订立工作目标。工作人员按照档案工作流程，有步骤地进行整理、编辑工作，按标准对文档分门别类，立卷归宗，订立卷宗目录、文号索引、编辑检索工具，并将可开放的档案目录印发给有关领导、教研组，为日后各部门的利用提供了很好的条件。

三、教育教学档案资源的利用

一般而言，传统的档案工作在入档归宗后就告一段落，重管轻用，在利用方面则是以被动服务为主。档案部门主要是提供原本、副本或复制品供展览、阅览、证明等，坐等有需要的人上门咨询。传统观念中档案被赋予的神秘色彩，在职业学校的档案资源管理中也有所体现，因此也就在一定程度上制约了对教育教学档案的开发利用。被动坐等的利用方式显然与信息社会资源共享以及教改背景下，教师对教育、教学信息的迫切需求不相适应。档案信息资源管理的核心要义是最大限度地发挥其效益，管理是为更好地利用服务的。因此现代的档案信息资源的利用服务模式已发生了巨大变化，需要把静态的档案“用活”，不再是将档案“尘封”于档案馆（室）中。相应的学校档案工作者要主动出击，根据本校特色和教改需要，挖掘有价值的主题，并整理成专题类信息，为学校决策、教改、课改等提供参考。

除了按照档案工作基本程序操作后，档案工作者还可对资源进行“深加工”，充当“研发者”的角色，制作成有一定特色的信息产品，供各方综合利用。具体说来所谓档案资源的开发工作指的是档案部门将所藏的档案资料根据用户的不同需求，将档案中蕴藏的有价值的信息进行不同方式、不同深度的开采发掘，广泛组织信息交流，并以各种信息产品的方式提供给用户使用。比如可有意识地收集本校某个学科的教改实践或某位名师的课堂教学过程相关的各类材料，编辑成专题，形成精品课程或特色课程，以电子化或文档汇编的形式供师生参考使用。比如很多职业学校都有自己的特色课程或专业，这类课程或专业在教学、教育方面有自身特色或已经形成一定的传统，档案室可联合校电教处对效果较好的学科活动进行拍录，由此获得大量第一手材料，包括文档、图片、光盘等。学校档案部门在对这些材料分门别类，立卷归档外，特别选取反响较好的专业课程，主动跟该课程组联系，收集更多的材料，将该课程的上课内容，包括教材、教学活动、作业等制作成电子化文档，放在学校网页上，并设立讨论区，发邮件向全体教师告知这一信息，让师生可随时上网查阅，谈论体会，共享成果，共同总结经验等，可以取得很好的反响。

教育教学档案资源的管理是一项系统工作，包含了收集、整理、加工、保存等各环节，而资源的开发利用则是管理的落脚点和出发点。作为学校的教育发展记录的教育教学档案在教改背景下迫切需要由传统的“重管轻用”向“管用并重”转变，最大限度地发挥其信息效用，为师生的教改、课改探索实践服务。通过主动的工作，改变传统档案管理的封闭状态，提升档案工作的发展空间，让其融入学校的整体发展中。当然，这依赖于学校管理层对档案工作的重视、档案工作者的视野和工作能力、设施设备的完善、档案工作制度的健全和有效落实。在过去，职业学校规模较小时，很多学校并未配备专业的档案人员，档案管理体制并不健全。在评估背景下，职业学校纷纷加强档案部门的工作，但要真正实现档案“活信息”的利用还有很多的工作要做。

［1］陈萍.学校档案信息资源的开发和利用中的问题及对策［J］.铜仁职业技术学院学报，2006，（6）.

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［3］庄晨晖.档案信息资源开发与利用问题探讨［J］.四川档案，2009，（6）.

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