浅析中小企业人力资源外包风险及应对策略

武汉理工大学 林梓铭

随着知识经济的到来，技术更新加快，中小企业行业之间竞争变得越发激烈。也正是在这激烈的洪流中，中小型工商企业往往把利益最大化摆在至高无上的位置，所以在企业日常运作过程中，企业管理者特别注重能够给企业带来直接利益的环节。而作为不能给企业带来看得见摸得着的收益，却又在企业日常管理的过程中起着至关重要作用的人力资源管理环节往往会被中小型企业的领导者忽略。

1 我国中小企业人力资源管理的特点

(1)员工的整体素质不高。目前，在我国中小企业中缺少掌握先进技术或拥有较高管理素质的人才，而且由于中小企业的行业内部竞争激烈，员工的流动性大，容易造成人才流失。同时，企业中有很多一般员工，这些员工为企业做出的贡献有限，但却消耗着大量资源。这导致在部分中小企业中，员工呈现尾大不掉的现象。

(2)管理制度不健全。很多中小型企业的各部门职能划分的不详细，有些企业的人力资源部门的职责很不明确，有的企业甚至没有有关人员管理的部门，严重制约着企业人力资源管理工作的开展。

(3)不能有效地执行所设立的管理制度。由于中小企业的员工人数较少，管理层级划分少，高层领导者很容易和基层的员工形成紧密联系，所以很多领导者在对待人事问题时单凭经验和关系进行处理，这样会造成“合情不合理”的情况发生，不仅降低工作效率，而且容易造成员工之间的不公平对待，进而引发员工之间的矛盾，使高技术员工产生抵触情绪，导致人才流失。

2 人力资源外包的概念及动因

2.1 人力资源外包的概念

人力资源外包就是企业根据需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去，交由其他企业或组织进行管理，以降低人力成本 ，实现效率最大化。

2.2 人力资源外包的动因

(1)使企业集中精力于其他核心工作，提高生产、营销等环节效率。

(2)降低资金成本和时间成本。主要降低是员工的培训费和企业的管理费用以及培训人员所需要的时间等。

(3)提高企业的人力资源管理水平。很多中小型工商企业的高层管理者往往缺乏人力资源管理方面的专业知识，而把这一部分工作交给专业从事人力资源管理的公司会大大提高人力资源管理的专业水平。

(4)规范中小企业人力资源管理工作，将公司的人力资源管理工作外包出去后，承包方会做出系统的承包方案并建立相对客观公正的员工管理制度，使员工工作有制度可依。

(5)吸引高技术人才流入，有利于企业长远发展。

(6)建立长期互利的合作关系，容易增加双方企业的信任度，实现双赢。

3 我国中小企业人力资源外包的风险

3.1 企业内部控制的风险

中小型企业人力资源外包对企业自身的管理能力有较高的要求，具体体现在是否外包的分析决策能力、能否适应外包带来的变化的能力、合同谈判能力及合同关系管理能力、进行有效的人力资源管理外包的监控能力等。有些企业在外包之前未能做好准备，或者不能对外包出去的项目进行有效地监督和控制，造成企业自身在外包过程中处于被动状态，其结果可能是不能按照事先确定的规章制度执行，反而陷入监管困境。而且若不能制定出切实有效的人员管理制度，将人力资源管理外包后，不仅会大大削弱企业自身对这一管理部分的控制，还会受到已经制定出的人员管理制度的约束，大大降低人员管理的灵活性，不利于企业管理者对员工的掌控，增加企业对外包的依赖程度。

3.2 员工对外包服务商制定的制度不满意的风险

(1)由于中小企业的员工数量相对较少，人员流动比较频繁，人力资源外包会加剧员工对岗位稳定性的忧虑。当人力资源职能外包出去后，有些员工会面临转岗甚至下岗，若在这期间缺乏与员工的有效沟通，势必会使士气低落，军心涣散，员工工作效率下降。

(2)将人力资源管理部分外包出去可能会给员工造成其他企业控制本企业员工的错觉。若承包方制定的制度不利于员工的自身利益，员工就会对新的规章制度产生抵触情绪，进而合作双方配合默契度就会大大降低。

(3)人力资源外包对于很多普通员工来说是新生事物，很多人对于这种管理行为比较陌生。这就使很多中小企业的员工对自己在企业中的定位很模糊，缺乏对于自己的整体的角色感和在企业中的归属感，尤其对于部门经理等中层管理者而言，这种角色感和归属感必须具备，以免影响管理所属员工的效果。员工是企业的根本。对于企业来说，人力资源外包的根本目的之一就是有效管理员工，提高管理效率。但同时也存在员工本身可能对人力资源外包产生不满意情绪的风险，这种风险对于企业来说是很可怕的，很容易造成人力资源外包的失败。

3.3 信息不对称的风险

企业和外包服务商是“委托—代理”关系，而两个企业的目标都是自身的利益最大化。企业要通过把人力资源管理职能外包出去来减少成本提高效率，外包服务商要通过承接企业的外包项目来赚取利益。在这种关系下，若双方坦诚相待，业务开展较好，则可以互利共赢。但通常情况是中小企业在进行人力资源外包的过程中为了保证外包业务的顺利开展，必须向外包服务商提供公司各项真实的资料和相关信息；而企业对外包服务商的社会声誉、经营业绩、发展状况、客户构成等与外包业务密切相关的信息掌握数量有限。目前我国人力资源外包市场还不够成熟，许多外包合作机构专业化程度、职业道德以及管理水平等方面颇受质疑，外包主体难以寻找到合作对象；国外比较成熟的咨询公司或专业机构要价太高，使外包主体不能达到控制成本的目的。这导致资金实力不雄厚的中小型企业不能选择国外外包服务机构，却受国内外包服务商信息不对称方面的制约。这种信息不对称还可能使企业选择错误的外包服务商。本企业与外包服务商毕竟是两家公司，其经营理念，企业文化以及管理者的思想都不尽相同。若外包服务商对企业隐瞒一定信息，不论有意还是无意，都有可能造成外包服务商为企业员工最后制定的管理制度与企业的高层管理者的初衷不符。除此之外，信息不对称还可能导致商业信息泄露。由于我国在外包这一商业行为上还没有完善的法律法规，而且企业对外包服务商没有充分的信息获取能力，不能保证外包服务商的道德水平。同时，中小企业行业内部竞争非常激烈，不能排除外包服务商为了利益向外界透漏企业商业秘密的可能性。

3.4 文化差异的风险

企业文化是指企业全体员工在企业运行过程中所培育形成的、与企业组织行为相关联的、并事实上成为全体员工主流意识而被共同遵守的最高目标、价值体系、基本信念及企业组织行为规范的总和。它是在不知不觉中形成的，取决于企业的历史和企业创立者的风格。虽然中小企业的企业文化没有大企业那样深厚，但这种文化对于中小企业本身来说是至关重要的。若外包服务商要与某企业合作，就必须先了解其企业文化。但现实中有些外包服务商企业文化意识不强，造成双方沟通不利，大大影响合作效果。对于员工来说，文化是员工在企业的成长过程中所形成的共同的价值观体系。双方企业进行业务合作的同时，也是双方企业员工接受对方企业文化的过程。在这个双方文化互相渗透的过程中，势必会产生由于价值观的差异所导致的摩擦，从而弱化了本企业的企业文化的凝聚力。而且员工对于外界文化产生了接收过程的同时，也影响了本企业的文化的形成。

3.5 人力资源外包的风险带来的危害

人力资源外包的风险是逐步表现出来的，大致可以分为两个阶段：(1)轻度影响：只是业务上的某个具体的业务或工作内容出现错误，比如某次招聘失败、员工的突然离职这样的现象。这对企业的人事管理工作没有产生重大的影响，外包合作关系依然可以维持下去。(2)严重影响：由于制度、业务流程出现了与企业不相符的情况，而且引起了大多数员工的不满和抵制，最终导致企业中断与外包服务商的合作关系，回收外包的业务。比如新政策推行导致大量员工怠工或离职。

4 基于上述风险问题提出的应对措施

4.1 完善相关法律法规，建立行业标准

正是因为我国在外包方面的法律不够完善，导致某些外包服务商有漏洞可钻。外包服务拥有广阔的发展空间，我国政府应该对其有充分的重视程度，应尽快根据我国自身特点，参照国外经验，完善相关法律法规，使外包服务有法可依。

4.2 企业应对自身有客观的了解

在外包前，企业应对自身的情况有清楚地了解。人力资源外包在我国中小企业中尚未普遍推广，有些中小企业的资金实力有限，不能承担风险带来的损失。不能单纯为了减少成本而无所顾忌地尝试外包行为。一般认为具有下列特征的业务不适合外包：企业将人力资源管理优势视作一项核心能力；企业的某些人力资源管理职能过于机密或具有独特性，外包服务商难以提供有效的支持；某项人力资源未经历过外包服务；不易有效管理的外部服务商等。

4.3 加强沟通，实现信息共享

信息不对称现象是制约外包行为的主要问题之一，政府应组织建立完善的信息咨询平台，解决信息不对称问题，最终达到信息资源共享的美好目标。在此基础上，企业还应至少加强三方面的沟通才能使人力资源外包稳定持久地进行。

(1)加强企业管理者与外包服务商的沟通。企业管理者代表着企业的形象，深知企业文化和企业各项基本情况。在人力资源外包合作过程中，企业管理者发挥着决定企业命运的关键作用。由于企业在文化等方面存在差异和在信息不对称问题上处于劣势，企业管理者应从大局出发，加强与外包服务商的沟通和联系，让本企业在人力资源外包过程中安全协调地运行。

(2)加强企业管理者与本企业员工之间的沟通。人力资源管理外包之后，对于员工的心理变化，企业管理者应引起足够的重视。员工是企业的命脉。尤其是掌握先进技术和先进管理理念的员工，企业更应该注意其心理状态。若由于员工对人力资源外包行为的不理解而产生员工流失甚至是人才流失，则恰好违背了人力资源外包加强人员管理效率的根本目的。企业管理者应经常在心理上疏导员工，甚至与个别员工面对面交谈，保证某些在心理上对外包产生抵触情绪的员工在外包实施的过程中能正常工作。

(3)加强企业员工与外包服务商的沟通。员工接受外包服务商对其管理的理念也就是接受外包服务商的企业文化，这一过程是缓慢的。企业应该促进员工与外包服务商充分沟通，使员工加快对外包服务商的了解，更好地给自己定位，更快地进入自己的工作角色，提高工作效率。

4.4 建立风险预警机制

在我国关于外包的法律体制不完善的情况下，企业更应该建立起风险预警机制，时刻关注外包业务的进展情况，随时获取有效信息。这样，当出现员工对外包不满或由于外包使企业经营效率下降等异常情况时，企业高层领导能作出敏感反应和正确决策。同时，合作双方应该保持良好关系，制定互利政策，使双方成为长期的合作伙伴，防患于未然。

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