商务英语函电在外贸中的发展应用

桂林师范高等专科学校外语系 陈环

1 商务英语函电

目前，世界各国在对外贸易中交流的最主要途径之一便是商务英语函电。在商务英语函电往来中，所应用的通讯方式主要包括信函、电话、传真和电子邮件等，交流过程中，英语这一世界上最通用的语言充当着载体作用。

商务英语函电作为对外贸易活动中买卖双方进行交流和沟通的重要媒介和工具，涉及的商务活动业务种类众多、环节复杂、交流面广泛，其中主要包括业务关系的建立、产品订单的接受和执行、产品的装载和运输、款项的结算和支付、产品和服务的保险和索赔等环节。商务英语函电按种类划分主要包括联系函、询问函、请求函、商洽函、答复函、告知函等。商务函电的写作方式并不要求拘泥于一格，在专业、简洁和庄重的基本原则基础上，有相当大的自由发挥的空间。商务英语函电在信函开头、称呼用语和信函的具体地址等方面的自由化程度比较高。随着贸易双方业务量的逐渐增多，彼此之间的沟通和交流也会加强，从而使得双方变得越来越了解，更容易达成一致，这也是函电存在的重要原因之一。

中国在加入世界贸易组织以后，对外的商务和贸易事业进一步走向集团化、国际化和实业化。我国对外贸易的不断发展也使得商务英语函电如雨后春笋一般在全国范围内迅速成长，专业化程度也不断加强，外贸英语函电的发展推动着我国经济的发展，特别是对我国的外贸事业起着越来越重要的积极作用。改革开放和现代化建设以来，我国的对外贸易发展逐渐由贸易这一单一层次向贸易、投资、经济合作、技术支持和服务优化的五位一体的方向转变；并且由单一种类的货物贸易向货物、技术和服务贸易三位一体的模式转变。

在中国的对外贸易活动越来越频繁的今天，各产业的信息化程度不断加深，这就要求我国各行各业的商业人士充分掌握对外贸易中商务英语函电的主要特点和各项写作技能，以提高他们在对外贸易活动中灵活、准确地运用商务英语进行交流和沟通的能力。

2 对外贸易中的商务英语函电

对外贸易是一个国家或者地区与其他国家和地区的进行的一系列商业贸易活动，其中主要包括商品、劳务和技术的交换等活动。对外贸易不是发达国家之间特有的，它在联系世界各国各发达国家和经济体的同时，也将生产力发展水平比较低的发展中国家和地区纳入商品贸易的交换领域，从而使这些发展中国家的劳动产品同样具有的商品性质和交换价值，在这一过程中，欠发达地区的经济社会得到了发展。对外贸易活动的进行可以帮助广大发展中国家更加积极深入地参与国际分工，优化各参与国的资源配置，提高生产效率，社会劳动的成本也得到节约，社会扩大再生产不断加速，从而使社会再生产的稳步顺利进行得到很好的保证。按照货物移动方向，我们可以把对外贸易细分为进口、出口、净出口与净进口贸易等；而按照运输方式可以分为陆运、空运、海运贸易等；按照贸易的交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易等。

人类社会自从进入信息社会之后，传统的信函通信手段很大程度上已经被传真、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段所代替。由于商务英语函电具有完整又具体、简洁而准确、清楚且礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要的作用，和传统的通信手段相同，商务函电的目的也是索取和传递信息，进行有效的沟通和交流、处理外贸业务往来中的有关事宜，从而维持良好的业务关系以促进更多贸易目标一致性的达成。

由于商务英语函电在对外贸易中的广泛应用，本文且将对外贸易中的英语函电称之为外贸英语函电。外贸英语函电从严格意义上来说属于专门英语的范畴，并且是整个商务英语中的一个重要模块，从教学角度出发，我们也可将外贸英语函电整合为一门综合性的课程，它不同于纯粹的英文写作，和其他专门课程在内容上的差异很大，它是专业化的商务英语写作与涉及外贸业务各个环节的外贸实务相结合的一门新的课程。外贸英语函电涵盖了在对外贸易信函的各种写作格式、业务术语及各种不同的表达方法，通过对外贸英语函电的学习，外贸从业人员可以锻炼与外商的交流沟通能力，以确保贸易结果的顺利达成。

3 外贸英语函电在外贸中的发展应用

信息技术、多媒体技术和网络技术的发展催生了如今广为人知的信息社会的产生，信件交流在国际商业活动中已经不再占据主导地位，取而代之则是以传真、互联网电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段，然而，从信息内容和形式上来看，商业函电的基本格式、表达方式和内容与以往的信函相比都没有太大变化。从某种意义上来说，传真和电子邮件是一封用特殊的投递和接受方式传送的信函。电子商务的兴起，使得商家在商业模式上的选择有了更加充分的自由度，随着电子商务的发展，厂商可以通过网络低成本高效率地发放广告、报出价格、下订单、签订合同、支付货款等。电子商务这一目前最有效的商业模式的广泛应用，使国际贸易的质量和效率有了本质上的提高和改善，我们可以大胆地预言，在可以预见的未来，国际贸易的电子化、信息化和网络化是必然的发展方向和趋势。有资料显示，目前世界范围内的外贸行业的各项商务交流，90%以上使用的是电子邮件的方式，其余的多为传真的形式，另外在必要的时候厂商和客户之间会通过电话进行贸易沟通和交流。

全球经济一体化的步伐在国际贸易白热化的过程中不断加快，国际商务合作逐渐变得广泛而深入。加入世界贸易组织后，我国与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作也得到了迅速发展。作为国际商业交往中必不可少的手段之一的商务英语函电在外贸领域的广泛应用，在当今世界贸易蓬勃发展之际对外贸易的各个环节的有效顺利进行起着重要的推动作用。纵观各个环节，从业务关系的建立到交易一致性的达成，再到合同的执行以及合同执行过程中的各种纠纷的处理，几乎都要通过商务函电的方式予以解决。因此，“单据贸易”成为现代国际对外贸易的主要表现形式。贸易互动的各重要环节中运用的商务交际函电在具体的操作过程中也构成了重要的法律依据。我们可以很容易地想象，当贸易纠纷发生的时候，贸易双方的函电存本对纠纷的解决结果起着毋庸置疑的重要作用。现如今，商务函电的中心作用在国际贸易赖以生存的单据交换的过程中，也变得日渐明显，国际通讯交流方式也在商务英语函电的快速发展中变得更加方便快捷。

国际互联网的全面铺开，使得网络上充斥着各种商业和产品贸易信息，世界范围内的各外贸企业可以通过这些信息得到最大可搜集范围内的潜在客户的联系方式和基本资料，随后，它们在现代外贸英语函电这一方便安全可靠的交流方式的帮助下，可以仅花费短短几分钟的时间便于世界各地的有效客户取得商业联系。长期合作关系的建立也可依据这一有效手段，并且不需要花费很长时间，贸易成本也能得到很好的控制。如此，通过电子化、网络化和信息化的方式铺开的贸易网，会使得外贸企业的客户越来越多，分布也越来越广泛，业务量也会随之有很大提高，在这个过程中，企业的成长速度是相当可观的。客户群建立以后，这一简单的联系使得客户的需求可以随时得到充分而有效的了解，客户提出的问题也能及时有效地得以解决。例如在贸易合同执行的过程中，业务员在产品的配发和装运过程中出现任何问题都可以及时与相应客户取得联系。在通常情况下，通过买卖双方的充分商议，解决问题的方式和途径会很快被找到，贸易合同也能够顺利得到履行；从另外一个角度出发，业务员通过与保持客户联系，可以了解客户对产品的需求近况，而且能够加深感情，方便日后更为全面而且深入的合作，以达成双赢的贸易局面。

在最近相当长的一段时间里，移动电话、传真和因特网的普及为跨国界的商务贸易伙伴提供了方便而且快捷的通信交流方式。特别是电子邮件、MSN、Skype、黑莓等先进技术、产品的流行，逐渐构造出崭新的全球及时通信通话网络，这是一个快速有效的信息交换平台，对国际贸易的广泛推进起着不可磨灭的重要作用。广大发展中国家有了这些方便高效的通讯方式作为强有力的技术支撑，便可大力推进本国的对外贸易体系的建立和完善，在这个过程中，广大中、小型企业纷纷进入国外市场，形成了良好的良性竞争的国际多级市场格局，国际贸易范围在现有技术水平下被很大程度的扩大、贸易发展机会的数量几乎呈指数化增长。中国在这一过程中也受益匪浅，开放的贸易政策，商务英语函电的广泛使用，推动者我国进出口贸易乃至整体经济稳步快速地发展。

4 结语

商务英语函电已经成为对外贸易的重要组成部分，我们可以试想在不远的将来，通过商务英语函电建立起的沟通体系必将深入国际贸易的各个环节，并发挥着其不可替代的重要作用，这种媒介作用，集市贸易活动的载体又是贸易活动本身，在信息高速发展的过程中，它决不会停滞不前，而是一定会随着贸易的展开而积极地做着促进和补充的工作。在追求高效和资源优化配置的今天，商务英语函电在提高外贸活动效率和降低交易成本方面的作用是不言而喻的，又由于商业活动本身也就是人与人的交流沟通协调的过程，因而其促进人和人之间的信息传递甚至是感情传递的作用便更不应该被低估甚至忽视。

然而，万事万物都具有两面性，如今的商务函电依然存在着一些不可忽视的安全因素，有些甚至会对外贸活动造成负面的影响。我们在使用商务英语函电的过程中，特别是使用不安全因素较多的互联网电邮的过程中，需要更多地去了解和关注信息安全问题，养成防患于未然的安全意识，必要的时候，我们需要通过技术性的密保等安全措施保护客户和自身的信息或机密资料，以避免不必要的损失。我们知道，商务英语函电在对外贸易中还有很大的发展空间，同时，我们相信，只要通过世界各国人民的共同努力，它的发展必定会更多地造福于全世界。

[1] 房玉靖.商业英语函电[M].北京：清华大学出版社,2009.

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