浅谈医院声像档案的管理创新

王亮

(衡水市哈励逊国际和平医院 河北衡水 053000)

随着科技的进步,声像档案在档案总件中占有比例成上升趋势,一张照片、一段视频录像,最能客观、真实记载单位发展历史的档案资料。特别是医院档案,因其职业的特殊性,对各种医疗、科研、教学、药品管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的声像历史记录,是指导医院工作计划和决策的可靠依据和参考资料。因此,医院档案管理中声像档案的管理创新成为档案管理人员亟待解决的问题。

1 医院档案管理中存在的问题

1.1 档案管理人员专业性不强

根据调查,目前从事医院档案管理的人员大部分是非专业人员,流动性大,专业知识老化,学历偏低,思想观念和管理水平相对滞后等问题。很多档案管理人员观念落后,认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已,不了解档案工件的内容、性质与任务。在工作中,习惯于“坐等待收”的服务方式,对遇到新情况、新问题胸中无数,不善于捕捉社会新信息,难以开创档案工作的新局面。

1.2 对档案新的表现形式缺少掌控能力

随着社会的进步,档案从纸面向数字化、电子化演变,这些档案资料归档过程上无论从载体形式、归档办法,还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同。很多管理人员对如何拷贝、压缩、转换格式、保存一些声像档案还力不从心,需要知识的更新。

1.3 管理制度不能适应声像档案的管理

目前很多医院还没有制定较为健全的档案管理的制度、职责、考核标准,有价值的文件材料,特别是一些产生于不同职能部门的声像资料得不到足够的重视和统一收集,信息管理与档案管理严重脱节,失去了档案工作的完整性,医院信息资源缺乏整合性,不利于科学管理。

2 声像档案管理中需要注意的几点

2.1 健全管理制度,普及档案存储意识,职能部门积极配合

由于声像档案来源较广,很多资料在某职能部门的忽视下而永久遗失。因此,医院要有针对性设立此类档案的搜集汇总制度,使每个部门都心中常绷“档案弦”,及时将资料汇总至档案管理人员。另外,医院组织重大活动,召开重要会议,档案人员应全程参与,负责摄影录像的人员则应积极配合,共同做好各类档案的收集归档工作,以确保重大活动产生声像档案完整、集中统一,对发生的有深远影响的大事件及本单位发生的大事,档案工作人员都要精心安排,有计划、有目的的收集相关声像资料。医院声像档案内容丰富,而且声像档案所起的特殊作用却是其他类型档案无法代替的,集中统一管理可确保其完整、准确、系统和安全,充分利用其特性对医院的宣传作用。

2.2 明确收集范围,科学整理、分类

长期以来,因为医院声像档案管理的误区及医院声像档案意识的淡薄,使得声像档案的收集不完整,档案的收集需要多部门协同作战,因此,档案管理人员要明确公布收集范围,从而使医院各部门做到心中有数,能够科学配合。一般情况下,应进行以下分类：(1)重大事件的照片、影像资料。如：重要会议、领导视察、重要人物等。(2)纪念性资料。如：旧建筑拆迁前、新工程奠基或落成典礼。职工收藏的老照片等。(3)医疗业务活动。如：一些技能比赛、业务拉练、研究生答辩等。(4)一些文体活动。(5)一些荣誉、奖状等。

另外,存储中要保持原则性。(1)对分类的原则性。(2)对收集声像资料的完整性要求。如：按年代进行分类,分类保持前后一致,便于查阅,即将分类照片固定在标准照片档案册上。照片档案由底片、照片、文字说明材料三部分组成,文字说明综合运用时间、地点、事由、人物、背景、摄影等六要素,概括地揭示照片影像反映的全部信息。做到文字简洁、语言通顺。录像带一般按其反映的内容分类,分类时把不同版种分开,同一类按归档时间顺序编流水号,同一内容分录几盘的视为一个保管单位,在录像带上以盒套外贴上标签,写明录像带标题(内容)、录制人、日期、地点、盘数编号、带长、声道和机型号。按照归档时间先后编制声像档案的总目录,为了日后方便提供利用,声像档案的总目录与纸质载体的档案目录内容有所不同。根据近年来的摸索,认为声像档案的总目录应包括：序号、分类号、归档时间、拍摄时间、编辑时间、内容(片名)、片长、编辑情况、摄制人、编辑人、审核人、文字材料、备注。

3 加强声像档案的检查力度,开展业务培训

针对声像档案管理现状,医院要加大对声像档案的监督指导力度。对人员、设备、档案管理都比较规范的科室,要巩固提高,在开发、利用上下工夫。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4 要充分利用医院声像档案,盘活档案资料,做好医院宣传

医院声像资料是医院宣传中重要的资料,因此,作为档案管理人员,要充分盘活声像档案,与宣传部门等一些职能科室合作,充分挖掘声像资料的宣传教育性,通过出版专题图片或专题画册,开展院史专题教育,展现医院不平凡发展轨迹。借助自身馆藏档案的宝贵资料,档案管理者可以配合开展这方面的专题编研工作,例如出版院史专题图片(墙壁栏或画册)、出版专家简介、专科发展图片展等,在医院公开展出,这不仅是医院宣传工作的一部分,也是档案工作展示、宣传的最佳手段。