探讨道路建设工程档案管理创新方法

冯雁萍

（佛山市南海区道路建设管理处，广东 南海 528200）

探讨道路建设工程档案管理创新方法

冯雁萍

（佛山市南海区道路建设管理处，广东 南海 528200）

道路建设工程档案是工程项目活动的历史记录，它不仅是项目竣工验收的依据凭证，而且对于今后道路工程的运行、维护和再建设都有十分重要的使用价值。文章针对道路工程档案管理创新方法进行了探讨。

道路建设工程；档案管理；创新方法

随着现代城市高速发展，国家建设体制不断改革，道路工程项目数量和规模都在不断增长，技术复杂程度在不断增加，道路工程档案管理难度也同步增大。在具体操作上，我们往往把道路工程中比较特殊的一部份分开来对待和考虑，如重点道路工程、市政工程、管线工程等等，专门研究其档案管理的方式和途径，这是基于道路建设工程的多样性、广泛性和复杂性，希望通过一个突破口，打开道路建设工程档案管理的局面。在现实工作中，道路建设工程档案管理往往是不平衡的，有的地方重点工程档案管理比较到位，市政道路工程档案管理比较困难，管线工程档案管理则几乎是空白；另一些地方可能又有很大不同，重点工程档案管理比较困难，市政道路工程档案管理比较到位，声像档案工作也有所推动。

1 管理模式的创新

科学技术的迅猛发展，既为档案工作带来了前所未有的发展机遇，也使档案工作遇到许多新的挑战。这就要求档案工作必须抓住机遇，充分运用现代科学技术，对传统的手段进行改造，在档案载体、档案收集、档案传播等方面进行大胆创新。加强道路建设工程档案管理，关键是建立起道路建设工程档案管理工作的有效管理模式，“有法可依、有关可把”，道路建设工程档案管理就能逐步走上正轨。坚持建路与建档同步发展，抓档案质量的关键阶段应当在档案形成过程，而非事后。道路工程档案是道路建设中各个环节的真实记录，是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。工程档案管理应与工程建设同步，在工程建设过程中进行过程管理，建立健全的项目档案，从项目筹划到工程验收各环节，都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档，杜绝工程结束后“补档案”的不当行为发生。在具体操作中，通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动，加强“道路建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育；我们还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册，作为学习资料，送发给各建设单位负责人和资料员，让他们提高认识，“警钟长鸣”。在坚持“依法行政、依法治档”的同时，我们不断加强了本地道路建设工程档案管理法制建设，也是管理模式创新的重要手段。

2 服务方式的创新

做好道路建设工程档案服务，不仅需要先进的服务理念做引导，而且也需要科学的制度来管理、约束和规范我们的服务行为，优化服务工作，提高服务效能。道路建设工程档案管理工作实质上是一种服务性工作。道路建设工程档案管理需要档案工作人员加强与建设、施工、监理等各方的协调和交流，为建设、施工、监理等单位提供咨询和指导，这就需要我们道路建设工程档案工作人员做好相关服务工作。在服务方式上不断创新，是我们加强道路建设工程档案管理的重要手段。

近两年来，根据深入学习实践科学发展观活动要求，在广泛征求建设单位意见的基础上，结合目前道路建设工程个性差异大，专业性强，技术含量日益提高的情况，推出了“道路建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将道路建设工程项目落实到人，具体工程具体要求、具体指导，制定详细的工程档案编制规范，全程提供业务指导和咨询服务，提高工程竣工验收备案的效率。而要做好工程档案服务工作，必须切合实际，重点突出，有的放矢，循序渐进，逐步深化，讲求实效。我们近年来主要开展了业务指导、档案整理、档案利用和工程声像资料拍摄等服务，初步取得一定的成效。

3 工作程序的创新

最近几年，道路建设工程档案工作纳入建设行政程序，通过建设口把关，强化道路工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送道路建设工程竣工档案责任书》和报送《道路建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序，然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行道路建设工程档案技术交底，详细讲解该工程档案的具体要求；工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系，形成联动，定期进行档案业务指导和检查；工程竣工验收会前依《国家住房和城乡建设部规范》先对工程档案进行初步验收，签发《道路建设工程档案初验认可证》；领取了《道路建设工程档案初验认可证》的工程方可召开竣工验收会，我处工作人员一定要参加竣工验收会，在会上还要对道路建设工程档案编制情况进行讲评，并提出下一步工作要求，确保工程按时竣工验收备案；竣工备案结束后，督促建设单位按时报送道路建设工程竣工档案，办理《道路建设工程竣工档案移交证明》，以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证（正本）》，办理产权产籍手续。在具体操作上，我处档案管理人员还充分考虑道路建设工程的整体时效性，严格要求，规范管理，不断提高工作效率。

4 协作机制的创新

积极探索和掌握新形势下档案工作的特点和规律，逐步建立和形成有利于档案开发和利用的运行机制，能够有效地调动档案工作者积极性、创造性的管理机制，不断开创档案工作的新局面。道路建设工程档案管理牵涉到方方面面，需要纵向与横向、建设行政各部门以及各建设、施工、监理单位大家共同协作和共同努力。

4.1 要逐步建立一套覆盖全社会（或组织整体）的档案信息收集网络

随着社会的发展，档案信息量大、面广，仅靠档案工作部门很难全面、及时、准确地收集档案资料，这就要求我们必须充分调动和发挥社会各个部门、各个单位的力量，走联合开发之路，形成全社会高度重视、齐抓共管的“大档案”的工作格局。

4.2 建立科学的岗位目标责任制

要按照档案工作的规律，把各项工作任务细化和量化，建立科学的岗位目标责任制，使每个部门和每一名档案工作者都目标明确、责任清楚。

4.3 建立一套能够提高效能的奖惩机制

按照岗位目标责任制，制定具体的考核、奖惩办法，进行严格考核，做到奖罚分明，把广大档案工作者的工作干劲和聪明才智最大限度地激发出来，形成比、学、赶、帮、超的良好工作氛围。为加强对档案工作的领导，道路工程建设管理单位对各工程项目部的档案管理，应该制定详细的规章制度，建立明确的岗位目标责任制，出台有关考核办法，形成各部门齐抓共管、覆盖全单位的档案收集和管理的工作机制。

通过一系列创新，杜绝了原来道路建设工程档案“编回忆录”的现象，确保了档案编制与工程建设同步，确保了建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映，产生了促进工程质量，促进工程规范管理，促进工程领域反腐败工作的实际效果，得到了建设单位、质安监部门、纪检监察部门和检察院、财政投资评审中心的一致好评，也得到了国家住房和城乡建设部办公厅城建档案办公室和广东省城乡建设厅城建档案办公室的充分肯定。最近几年，我市道路建设工程档案进馆量稳步增长，档案质量也显著提高。

5 结束语

综上所述，在城市建设和城市化高速发展的形势下，工作任务将日益繁重，工作困难和挑战也将日益增加。只有解决了道路建设档案管理中存在的方方面面问题，才能保证道路建设档案的真实性、准确性、完整性、系统性，保证道路建设档案工作的全程有效控制和监管，最终实现工程档案向城建档案馆顺利移交。

The Exploration of File Management Innovative Approach for the Road Construction Project

Feng Yanping

The project file of road construction is the history record of project activities.It is not only the basis certificate for project completion and acceptance, but also very important in the road project’s operation, maintenance and re-building in the future.The article discusses the innovative approach of file management for road project.

road construction project; file management; innovative approach

G271

A

1000－8136（2011）06－0103－02