论信息化时代高校档案工作的服务创新

武桂霞 庞 蕾

（山东理工大学档案馆 山东 淄博 255049）

江泽民同志指出：创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。要建设创新型国家，档案工作自然也不例外。高校的档案工作是高等教育事业发展中不可分割的一部分，必须与时俱进，为高等教育的改革与发展提供更好的服务与支撑。高校的档案工作在管理技术、操作手段、服务方式以及档案工作者观念革新等方面，都显得有些滞后，从而制约着档案工作的发展。如何针对信息化时代的新形势、新特点，有效地利用计算机信息网络平台开发和利用档案信息资源，创新管理机制，积极主动地为高校教学、科研、管理等各方面服务，这是摆在档案工作者面前一个重要的课题。本文拟阐述高校档案工作服务创新的意义，并从创新服务手段、拓宽服务领域和更新服务理念等几个方面作以下浅论：

1 高校档案工作服务创新的现实意义

高校档案工作传统、保守的状况给信息资源的利用带来了一定的难度，如何激活档案工作，使之与时代发展和社会进步同步，是摆在高校档案部门的首要任务。知识经济时代最大的挑战就是创新能力，高校档案服务机制创新不仅要考虑现代网络技术在档案管理中的应用，而且更应该考虑的是：由于高新技术的发展和网络时代的进步导致的社会公众对档案信息资源需求的变化和发展趋势。因为现代社会发展的一个重要特征就是信息组织网络化和信息服务社会化，即信息技术与信息服务在内的信息经济活动已成为社会进步的一大关键。因而档案服务机制创新的总体目标应该是在充分认识档案馆藏结构的基础上应用现代信息技术，提高档案管理水平和利用服务水平，达到档案管理制度科学化，并最终使档案服务机制和功能与学校的改革和快速发展紧密联系的、互相促进的良性循环关系，这样，档案部门才能在学校未来的发展中有自己的一席之地，并获得更广阔的发展空间。只有服务机制的创新，才能够达到档案工作及时为现实服务的效果，只有不断创新服务机制，才能在信息社会激烈竞争中永立不败之地。

2 创新服务手段

在计算机网络化、信息化、数字化迅速普及的时代，档案管理工作的变革首先体现在服务手段的创新上。

首先，要在数字化上做文章。建立数字档案馆（室），通过数字网络平台开展利用服务。档案部门建立档案馆（室）内部局域网，充分利用高校的网站制作自己的网页，积极组织网上数据和信息，使档案管理服务系统与高校网站链接，实现档案信息的网上检索、查询为用户提供更好的服务。目前，国内许多档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为向社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，特别是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源的数字化、数据库化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化和档案信息管理法制化。如：开发相应的管理软件，建立目录管理数据库，在网上公开部分开放的档案目录，方便查询检索，档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便宣传和利用。

其次，要在电子化方面下功夫。建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与学校信息管理部门进行密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。将该中心设在学校档案馆（室），使其成为学校信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

第三，加强电子文件的自动上传收集。目前在单机上所形成电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集的特殊差异是，相当数量的电子文件其形成通过下载和上传就可以完成，因此，档案部门必须改变传统工作模式，在网页上建立起能将电子文件自动上传的收集程序，在第一时间接收文件，并在档案馆（室）的服务器上实时归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发“电子文件全文自动上传归档系统”软件。在联网的计算机上使用该软件，可将基层单位形成的电子文件材料全文自动上传到档案服务器归档，而不需亲自到档案馆（室）交任何光盘或软盘，也省去了原来手工装订、立卷等落后的归档方式。

第四，开展在线服务。传统档案利用方式如：查询利用档案及利用档案资源举办各种宣传展览、进行工作评估，部分对社会开放性的文件的查阅等，全部都是到档案部门利用档案原件的方式。在信息化时代，这些方式必然要发生相应的变革。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们越来越注重信息的时效性，希望能够通过信息系统、信息网络及时准确地获得丰富信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然会逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门通过建立数字档案馆（室），可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，与利用者以电子邮件等手段在网上快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询利用服务。

第五，开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济的快速发展，到档案馆（室）查阅党政机关及其他相关职能部门所出台新文件，利用者逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到国家有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，目前我国政府行政部门在地、市以上各级档案部门已经基本建立现行文件服务中心，要求县级以上各档案部门率先向以上各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务，这其中就包括了高校的档案馆（室）。

3 拓展服务领域

信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设，行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。因此，高校的档案工作，已由主要为学校内部服务转为向社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对学校等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。因此，必须走信息服务社会化、服务主体多样化之路，拓宽服务领域，扩大服务层面。

首先，发展档案产业，开发档案资源。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度来看，档案人员不再单纯是档案的保管员，而应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户中心。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、编研、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，直接面向社会主义市场经济建设。如利用库存丰富的档案资源，编纂各种汇编、专题，去开发科技信息，帮助学校科研部门引进开发先进技术，从而实现科技的产业化，为社会创造经济效益；开发经济信息，为学校校办产业结构调整服务等。

其次，突出高校档案馆的教育功能，采取多种形式，主动把档案工作与学校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料。将各种宣传材料、照片等有历史价值的材料收集加工后，举办校史展览，为学校教学科研服务，使校史展成为学校思想政治教育的阵地，成为展示高校风貌的一道风景线。

第三，要解放思想。利用数字化档案馆和档案专业技术人才优势，开设档案文秘或档案教育专业，使文科专业的学生选修此类课程，以提高学生的综合素质。

4 更新服务理念，强化业务素质

一切管理手段的革新与进步，首先要建立在思想理念不断与时俱进的前提下。多年来档案管理人员往往被社会认同为默默无闻的仓库保管员，档案工作仅仅是收收接接，装装排排等操作层面上的工作，没有什么科技含量，其实也不然。今天，每位档案工作者必须清醒地认识到自己肩负的使命，更新理念，科学定位，正确认识自己。

首先，提高思想政治素质，思想观念要创新。档案工作是社会主义精神文明建设的重要组成部分，它承载着记录历史，延续文明，传承文化的重要使命，因此，我们档案工作者在思想上要与时俱进，紧跟时代步伐，了解并关注国家大事，善于根据国家大局和上级政策要求积极主动地开展档案工作，使业务工作保持有正确的政治方向。加强职业意识的训练和专业技能的养成，讲职业操守，敬业爱岗，默默奉献。

其次，要解放思想、树立全新的服务观念。档案工作者要把档案工作搞好，就应当跟上形势，顺应社会发展趋势并更新服务理念。变被动服务为主动服务，变封闭观念为开放观念，要有竞争意识和协作观念以及以市场需求为导向的市场观念。在提供利用档案的同时，必须坚持利用者至上，服务第一的原则，以诚恳热情的服务态度、积极主动的服务作风、舒适方便的服务环境、准确高效的服务质量为档案利用者服务，为社会提供更优质的信息服务，在服务中赢得地位，寻求发展。

第三，要有较强的专业技术能力。不仅要有档案管理的意识，掌握档案的基本原理，而且更要具备开发档案信息资源，使档案转化为社会物质和精神财富，服务于现代化建设的能力。同时档案工作者要更好地了解档案形成的背景和历史条件，这对于有效地开发和利用档案、搞好档案管理是十分重要的，除此以外，还要有良好的阅读和写作能力、计算机网络技术应用能力及外语水平，只有这样才能在实践过程中推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平，使自己成为合格的高校档案工作者。人才是档案服务的保障，在当今社会档案工作者一方面要耐得住清苦，不断“充电”，加强对现有档案专业人才的现代化管理技术培训，拓宽视野，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变；加一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

高校档案管理工作的创新与变革，是信息化时代对档案工作提出的必然要求。档案工作者应以积极的状态认清形势，抢抓机遇，迎接挑战，加快高校档案管理技术与管理方式的创新步伐。

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