浅谈加强高校建设工程的合同管理

韩庆生

北京经济管理职业学院，北京 100081

项目管理是一项复杂、全面的系统工程，在项目管理中，合同管理是一个重要的分支领域和研究的热点。十一五期间，随着高校建设工程的投资规模逐年增大，传统的项目管理模式在重新定位和全面改革方面取得了一些突破，以合同管理为核心的项目管理体系已成为高校建设工程发展的总趋势。国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要草案，

1 高校建设工程合同管理的主要内容

建设工程合同是承发包双方为实现建设工程目标，明确相互责任、权利、义务关系的协议；是承包人进行工程建设，发包人支付价款，控制工程项目质量、进度、投资，进而保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件。合同管理就是依据建设工程合同进行管理，高校建设工程项目的实施，就是通过签订一系列的承发包合同来实现的。

1.1 合同管理阶段

合同依据不同的标准，可以划分出很多种类，但一般有以下4个阶段：

1）合同准备阶段：包括合同策划、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟订合同文本、审核等程序；

2）合同签署阶段：包括正式签署合同、将合同送达相关部门等程序；

3）合同履行阶段：包括合同履行、变更或转让、终止和处理纠纷等程序；

4）合同履行后管理阶段：包括合同归档保管、执行情况等程序[1]。

1.2 合同管理的主要内容

合同管理的主要内容是针对以上4个阶段的所开展的活动，也可以归纳为由合同分析、合同资料、合同网络、合同实施控制和索赔管理等组成，它们构成工程项目的合同管理子系统[2]。

合同管理是高校建设工程项目管理中一项经常性的工作，应当有一定的程序、组织方式、规则和标准。一个标准化的合同管理流程可以在合同的不同阶段之间形成互相监督和制约的关系，促进工程建设各主体方自觉遵守合同的规定，依据各自的职责，行使各自的权力，履行各自的义务。

2 高校建设工程项目合同管理中存在的主要问题

2.1 政策与法制意识不强

虽然“项目法人责任制”、“招标投标制”、“工程监理制”和“合同管理制”的推行，使国内建设工程项目管理的总体水平有所提高。但是由于我国经济文化和地域环境差异较大，国际上一些通用的工程项目管理模式还不能被普遍接受。受传统工程项目管理模式的影响，一些高校在资金的支配、招标方式、合同管理和施工管理等方面，还很不规范。以致社会上建设工程项目合同管理中存在的各种弊端，在高校也有不同程度的表现。如：合同管理流于形式化、机械使用示范文本、随意变更合同、违法签订转包、分包合同及“阴阳合同”合同等等时有发生。这直接造成了高校建设工程项目成本超支、工期延误和质量缺陷等一系列问题。

2.2 管理体制的问题

我国高校现行的项目管理模式主要有职能制管理模式、项目制管理模式、职能项目制管理模式和代建制管理模式[3]。而从实际的效果看，高校相关管理部门主要还是以甲方的身份对建设工程行使行政管理和现场监督权。即：上对分管的校领导负责，下对工程项目的具体实施负责，并协调与其它各职能部门的关系。由于高校内部的机构和人员经常变动，从事本专业或受过相关培训的人员不足。因此，合同管理水平在很大程度上取决于项目负责人的综合能力和经验，项目成果容易受到人为因素的影响。随着教改的深入发展，高校建设工程项目的科技含量不断加大，一些校企合作、实验实训和科研开发等高新技术项目不断涌现。这些项目建设周期长，施工难度大，除了项目本身具有新技术、新工艺的风险之外，对设计、监理和施工队伍的选择提出了更高的要求，而目前高校建设工程自身的队伍建设和体制还不能适应这些新的挑战。

2.3 合同管理制度不完善

经过多年的努力，高校在建设工程项目的合同管理方面取得了一些进步。从笔者对北京部分高校的调查与了解来看，无论是国家投资项目或自筹资金项目，合同管理从立项到招标有了较为正式的程序，施工过程中的洽商变更、工程验收等诸多合同资料逐步完善，但在合同管理的规范化、制度化、标准化的建设方面略显不足。比如，项目履行后的合同总结评估比较薄弱，合同管理往往随着项目的交接而结束，被尘封在档案中，不能为项目后的维护管理和未来新项目的建设提供可靠的支持和借鉴。由于项目的一次性特点或不可逆性，许多在一个项目中遗漏的问题或需要纠正的做法只能等到下一个项目中去补救和完成。因此合同管理的连续性与管理经验的总结就显得格外重要，缺少了这个环节，合同管理就不完整。要避免合同管理中的前重后轻的现象，就要完善合同管理制度建设，有效发挥合同绩效评价的积极作用，进一步提高合同信息再利用的价值。

3 改进措施和建议

研究合同管理的目的是优化合同管理流程，降低合同管理风险，提高合同管理效率。从我国的项目管理实践来看，合同管理不只限于是资料的保管，而是涵盖了法律专业、技术知识、档案管理和流程管理的交叉性学科，其重性远远超过了它在我国项目管理体系中现有的地位。

3.1 依法实施合同管理

全面提高高等教育质量和水平，增强高校创新能力。大力发展职业教育，引导高中阶段学校和高等学校办出特色，提高教育质量，增强学生就业创业能力。加强重点学科建设，加快建设一批世界一流大学是我国“十二五”规划中的重要内容。新形势下，高校的规划、建设与维修改造项目也将成为社会建设工程行业关注的热点区域。要构建和谐高校、和谐社会，必须依法实施合同管理。合同不仅是实现项目目标的保证，也是解决各种争执和纠纷的法律依据。因此，建立以合同管理为核心项目管理体系，对项目的勘察、设计、招投标、监理、施工等阶段实行有效的监督，促使建设工程各主体方提高法制观念和诚信意识，分清职责与权限，认真履行合同约定的义务，是高校建设工程事业健康发展的保证。同时，推进政务公开，加强行政问责，对于防止贪污、腐败等问题的发生也是十分有利的。

3.2 完善高校自身体制改革

合同管理应当是全过程的、系统性的、动态性的。高校在建设工程项目中应当积极适应市场的发展变化，学习国内外先进的管理手段，不断创新合同管理模式，建立和完善适应高校特点的合同管理组织机构。笔者所在的北京经济管理职业学院在近几年中，对建设工程项目的资源配置、人员结构调整和权力与责任分配等方面做了一些改革和尝试。如：2010年对北京市财政拨款的十余个大型项目，跨部门、学科，整合全院资源组成项目组，邀请社会专家对项目进行论证和指导，定期公布项目的进展情况，接受群众的监督。同时，加强了合同管理后备人才的培养。为进一步挖掘资源潜力，降低项目管理费用，还应用计算机技术和专业化的合同管理软件，提高信息资源共享率，收到了较好的效果。当然，一次改革不能解决所有问题，在高校自身体制改革方面还有许多工作要做，需要在发展探索和完善。

3.3 建立标准化的动态的合同管理制度

合同管理规章制度的规范性、科学性是其发挥权威性和有效性的前提[4]。建立制度的目的不是约束人们的手脚，而是为了更好的维护高校的自身利益；减少合同管理中的矛盾纠纷，更充分的调动项目参与者的积极性。同时合同管理规章制度也不是一成不变的，枯燥无生命力的。其内容和条款应当是动态的，处在不断更新中。如：建立深层次的合同管理的问责机制和明确的合同管理奖励机制等，目前还没有一套成熟的经验，需要高校之间不断的交流和总结，与项目各参与方有效的沟通，使这些制度不断加以完善，最终成为项目效益最大化的有力保证。

总之，合同管理的成败，直接影响到整个项目目标的实现。高校作为业主方，在建设工程项目中做好合同管理工作，有利于节约资金，提高工程建设效率，减少合同纠纷和财产损失，对于维护学校的合法权益，更好的为教学和科研服务有着十分重要的意义。

[1]朱锦余.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].会计之友，2009(5).

[2]阮木，裘建江，袁灵玲.建设工程项目管理中的合同管理[J].中国新技术新产品，2009(14).

[3]沈叙元.高校基建管理模式探究[J].嘉兴学院学报，2007(4).

[4]苏欣.企业合同管理制度动态化探究[J].大众科技，2005(1).