档案管理中计算机技术的有效应用

林庆佳

广州松田职业学院，广东 广州 511370

随着全球经济的迅速发展带来了信息的爆炸式增长，面对数量巨大的信息，无论是企业还是用户都必须找到一个有效处理、整理、提炼信息的方式，以弥补手工档案管理的不足。而档案工作的计算机化，是弥补传统手工档案不足，提升档案管理整体功能的技术基础和重要手段。档案管理中计算机技术的有效应用在档案管理的现代化过程中有着深远的意义，以计算机为技术支撑进行档案管理，是档案管理现代化的主要象征之一。

1 计算机技术在档案管理中应用的必要性

1.1 传统档案遗失的不可弥补性要求计算机技术的应用

传统手工档案具有唯一性，一旦遗失则难以弥补，丢失重要的历史凭证。档案管理的电子化能很好地保存原有纸质档案并建立电子化案卷，实现了档案的电子备份。当原有的纸质档案遗失时，电子档案可以起到补充作用，在一定程度上减少损失。在另一方面，电子化的档案形式也为有效管理和科学利用档案提供了良好的基础。纸质档案的管理和利用都具有一定的局限性，纸质档案的载体容易在重复利用中受损，因此传统档案的利用和管理都具有限制性。电子档案的建立则能提高传统档案的利用和管理效率。

1.2 传统手工档案的繁重工作需要更方便的档案管理形式

传统的手工纸质档案的归档工作任务繁重，消耗了大量的时间和精力。随着计算机技术在档案管理中的应用，繁重而复杂的归档整理程序将得到简化，计算机档案管理系统能使各部门实现快捷的归档方式，节约了大量的整理档案时间，也是减少重复工作和提高工作效率的一种方式。并且电子档案能将日常工作中形成的相关文件资料直接在网上传输给档案部门，档案部门通过管理系统，将有用的电子文件资料直接转化为档案进行管理和利用。

1.3 现代档案的应用需求要求计算机技术在档案管理中的应用

传统档案的管理方式和保存方式致使档案的搜索和应用成为一个繁琐且效率较低的工作，纸质档案的利用也很有限。电子档案的出现将在很大程度上为所需的用户或是企业提供了一种简单而便捷的利用方式。现代社会的迅速发展和信息交流的需要致使提高档案管理和利用的效率成为一种必然的趋势，计算机技术在传统档案管理中的利用主要是建立数字化的网上档案库，用户可根据其申请的权限检索或利用档案。

2 计算机技术在档案管理中的具体应用

在计算机技术在档案管理中具体应用实现之前需要做好前期的准备工作。档案应用计算机技术的前期处理是一项很重要的基础工作，也就是对传统档案的著录标引工作。只有经过系统而规范地著录标引，才能使整理好的档案信息存储到计算机档案管理系统中，并进一步加以利用。

2.1 建立电子档案资料库以便用户查找使用，提高应用效率

在对传统的手工纸质档案电子化后就能实现档案资料的数字化，也就能进一步对数字化的档案资源进行利用。档案数据库的建立就是要依赖于规范整理好的电子档案资源，而后建立规范统一的档案存储格式，电子档案资料库的规范录入和科学存储时电子档案资料库建立的第一步，也是用户查找和使用电子档案的基础。建立资料库时应根据应用的真正需求建立电子档案的资料库，方便用户的查找和应用，提高档案的管理和使用效率。

2.2 建立电子档案的专门管理和利用系统，实现计算机技术在档案管理中的有效应用

在建立规范和完善的电子档案资料库后应建立电子档案专门的管理和利用的系统和软件，实现计算机技术在电子档案管理中的有效应用。在对系统和用户软件的设立时首先应积极采用先进技术；其次应建立系统而完善的管理体系，使其自身具有抵御信息入侵和泄露的性能，并且能在信息技术的发展中不断完善自身。最后应考虑用户的使用需求和系统的维护成本，建立的系统或开发出来的软件应方便用户应用和易于维护，这样才能切实提高利用的效率。

2.3 电子档案资料库的联网使用，方便有权限用户使用

电子档案资料库要真正实现其利用价值效率可将电子档案资料库联网使用，使拥有权限的用户能在任何时间、地点进行使用，建立电子档案的相应网络站点和信息页面，实现档案资源的随时应用和最大限度地共享。另外，各数字档案馆可将本馆资源进行一定程度的开放，提供相应的信息服务方便用户；另一方面，网络上档案信息资源的公布和共享能减少档案工作人员的负担并提高档案的利用效率。但在对电子档案资料库公开和共享之时应建立起完善和严密的档案管理系统，保障电子档案的安全性，同时也能规范用户的使用行为，使真正需要使用的有权限用户能在网上获得其所需要的信息资料。

2.4 建立各档案部门之间的协作，提高档案管理的效率

现代信息技术的发展对档案管理提出了新的要求，计算机技术的发展完善和成熟对档案管理部门之间的合作发展提出了不同的要求。新时期的档案管理工作不能只建立在各档案馆之间的独立运行基础之上，而是应在网络技术发展成熟过程中实现各部门之间的协作发展。在档案管理系统的初步开发阶段可与不同的档案馆之间研究交流、相互借鉴经验，使系统的开发消耗较少的人力物力。各馆协作同时也能扬长避短，充分利用本馆档案优势，建立特色的档案库，避免重复建设。这样才能真正实现计算机技术对档案管理效率的有效提升。

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