电子文件与纸质文件鉴定比较分析

朱淑丽

（河南职业技术学院 河南 郑州 450046）

电子文件与纸质文件鉴定比较分析

朱淑丽

（河南职业技术学院 河南 郑州 450046）

电子文件本身的特殊性和管理手段的变迁给鉴定工作带来了巨大挑战。本文将对纸质文件和电子文件鉴定异同进行分析，同时对如何改进电子文件的鉴定工作提出了几点想法。

电子文件；纸质文件；鉴定；比较

在档案管理工作中，鉴定工作是最关键的环节。电子文件的大量出现又增加了这项工作的难度和深度，也给传统的鉴定理论带来了冲击和变化。电子文件自身的一些特性决定了其鉴定工作必须要采取不同于纸质文件的策略，本文主要从二者在鉴定内容、程序、方法、标准、鉴定人员等几个方面入手，对二者的异同进行简单的探讨。同时，针对电子文件的鉴定，笔者也从比较的过程中得到了几点启示。

一、不同点

（一）鉴定内容。一般来讲，档案文件的鉴定主要包括价值鉴定（内容）与真伪鉴定（原始性）。对于传统纸质文件来说，其信息与载体是紧密结合难以分离的，要分离或者进行涂改都要留下痕迹，因此其鉴定主要侧重于对文件的内容进行鉴定，即主要是价值鉴定，除了高龄档案以外，对文件所处的技术状况和载体基本很少考虑。

但是对于电子文件而言，其信息很容易与原始载体脱离，在其他载体中不留痕迹的转移，很难区分哪个是原件；同时信息在转移的过程中很容易被改动和删除，难以确保其内容是最初生成的那样，很难确定文件的原始性，这些特点使得电子文件的原始性鉴定显得分外重要。

电子文件的原始性鉴定包括可靠性和完整性鉴定，主要通过技术手段来实现。所以电子文件的鉴定就包括内容鉴定与技术鉴定两个方面，即形成了电子文件的双重鉴定。技术鉴定要求对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，包括硬件如载体、网络连接设备等，软件如文件的可读性、可靠性、完整性、有无病毒鉴定等。而电子文件的内容鉴定与传统纸质文件的鉴定基本相同，都把工作的着眼点放在文件所含的信息与其形成机构的分析上。

（二）鉴定程序。文件鉴定的程序往往是和文件运动的生命周期相对应的。传统的纸质文件的生命周期主要划分为形成、现行、暂时保存和永久保存四个阶段。其鉴定程序也有四个层次：（1）文件在文书处理完毕归档时进行初步鉴定，确认其是否有保存价值；（2）档案室对保管期满的文件进行第二次鉴定，以决定其是否应该继续保存；（3）文件需要移交给档案馆时进行第三次鉴定，以确定是否进馆；（4）档案馆对保管期满的档案进行第四次鉴定，对保存不当的档案进行调整、销毁。

传统的纸质文件是在文件处理完毕后，对积累的文件集中起来进行鉴定；而电子文件则要求在文件形成之前或形成之中进行鉴定，而且是实时鉴定。此后的几次鉴定，除了电子文件要考虑载体和安全外，二者是比较类似，都侧重于内容。

（三）鉴定方法。传统纸质文件的鉴定主要是直接鉴定法。它要求档案人员逐份逐页地阅读文件的具体内容，分析其内容、来源和时间等因素，而不是根据案卷目录和标题进行文件价值的判断，这种方法是以单份文件或案卷为中心进行鉴定工作的。面对文件数量的急剧增长，直接鉴定法显得捉襟见肘，档案界也对档案鉴定理论进行了大胆的探索，把目光投向了更加宏观更具有全局性的根据职能标准进行鉴定的方法，一些国家进行了积极有效的实践。如1989年加拿大国家档案馆就开始采取“新宏观鉴定接收战略”，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得职能鉴定法得到了实践的认证。

由于电子文件的数量惊人，同时文件的内容具有易逝性和易变性，决定了在电子文件还处于设计阶段就进行初次鉴定，就不存在逐件逐张的鉴定，更需要一种高效率的“批处理”鉴定方式。因此职能鉴定法在电子环境下得到了更广泛的认可。针对电子文件鉴定的方法，美国的戴维·比尔曼最先提出“来源力量”这一概念，说明电子文件管理的基本问题是鉴定文件的职能来源，并且职能来源信息包括数据内容、数据结构、数据联系。随后的凯瑟琳·加沃尔对其进行了进一步解释，而德国的汉斯·布姆斯则于1991年明确提出鉴定要通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者要对文件形成部门的职能进行有效地分析，此后的特里·库克更是提出了“后保管鉴定法”，都使得职能鉴定法在电子文件鉴定领域得到了发扬光大。在我国档案界对职能鉴定论的呼声也很高。

直接鉴定法和职能鉴定法在纸质文件和电子文件的鉴定中都有应用，只是其侧重不同。在电子文件的初次鉴定之后的鉴定阶段中，直接鉴定法仍然发挥着重要的作用，尤其是在技术鉴定时要对每份文件进行全面地检查，不能用“批处理”的方式。只是电子文件的鉴定是可以随时进行，而且鉴定时涉及到计算机系统知识和元数据的问题，和纸质文件有明显的不同。而在对纸质文件的直接鉴定中并不排除职能因素，而是在机构职能的基础评估文件的价值，特别是在文件数量增多的情况下。所以职能鉴定不是电子文件的专利，只是在电子文件时代显示出了更大的优越性。

个人认为，纸质文件和电子文件在鉴定方法上没有大的区别，电子文件时代职能鉴定法不可能取代直接鉴定法；而且新的职能鉴定方法或者说“宏观职能鉴定法”也和传统的职能鉴定法没有本质的区别，而且显得更加抽象一些，在文中就统一用职能鉴定法。

（四）鉴定标准与鉴定人员。一般来讲，传统文件的鉴定主要依据文件的属性标准和社会需要标准，即通过分析文件来源、内容、形式特征、效益和社会需求等全面把握其价值。但是电子文件仅仅依照这些标准是不够的，人们对电子文件提出了另外一个标准：技术标准，具体原因如前文所述，由电子文件自身的特性决定。

另外正是由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对文件鉴定人员也提出了新的要求。传统纸质文件鉴定的人员一般是由文件人员、业务人员、档案人员进行不同阶段的鉴定。与纸质文件的鉴定不同的是，信息技术人员也是鉴定电子文件不可少的专家，特别是在文档一体化的管理过程中，需要他们对原数据进行识别和保留，就电子文件的捕获和维护提供专家意见，并承担这方面的工作。

（五）鉴定的特点。这一方面主要是从以上几点总结出来的，由前文可以看出电子文件的鉴定过程具有一些新的特点。首先是多维性，表现在鉴定的范围拓宽，要看文件信息，又要看文件的技术状况，同时鉴定工作要与其他工作如文档管理系统的设计等有密切联系，内容有交叉的地方；其二是连续性，要不断地随着文件信息的迁移对信息和载体进行鉴定；其三是分散性，鉴定职责由多方承担，如系统设计部门，标准检查部门等，特别是需要文件形成部门、档案部门和计算机部门要通力合作，才能保证文件鉴定的质量。这些特点在传统文件的鉴定中或多或少的具有，但是没有电子文件鉴定中表现得直观和明显。

二、共同点

（一）电子文件与纸质文件的鉴定共享一些宏观的方法论。加拿大档案学家理查·德布朗认为：“宏观鉴定从逻辑上讲包括了所有对职能和结构体制的分析，国家馆的宏观鉴定基本上包括了全部的文件载体，没有对文件载体有任何偏爱，因而电子文件在宏观鉴定中没有任何特殊的地位。”他的论述说明了电子文件与纸质文件的鉴定在宏观的理论和方法上具有相通之处。不管电子文件还是纸质文件，其鉴定方法都可以采取宏观鉴定法，然后依据自己规定的侧重点再进行宏观或者微观、内容或者形式的鉴定。

（二）电子文件鉴定理论是在借鉴纸质文件的基础上发展起来的。虽然在具体的电子文件管理系统中，电子文件的鉴定呈现出了很多不同特征，但是仔细分析可以发现电子文件的鉴定实际上是纸质文件鉴定理论在电子环境下的延伸与发展。例如电子文件的鉴定虽然多了一层技术鉴定，但是其内容鉴定和纸质文件并无太大区别；电子文件鉴定设计的模块中，人们仍需要回答这样一些问题，如档案在哪个环节、由谁鉴定最合理等等，都是仿照人们对纸质文件的鉴定时的思维模式实现的。

三、一点启示

（一）把握好电子文件查考价值与保管费用的平衡点。对于传统的纸质文件，在效益标准中考虑最多的是保管空间问题，对电子文件要实施更加严格的鉴定标准，要认真考虑保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要求来保存文件。仅偏重查考价值无视保管费用，会导致无力承受过于昂贵的保管成本而无法保证档案信息的安全、易用。另一方面，如果偏重保管费用而轻视长远价值又可能造成工作的偏差，影响人类记忆遗产的保护。所以这一问题还需要各单位依据自身的实际和实践情况，探索合适的方式。

（二）建立操作性强的电子文件保管期限表。我国的档案保管期限表一向被认为是“粗放型”，虽然具有很大的概括性和灵活性，但是在实际操作中问题不少。特别是对于电子文件的鉴定，文件管理系统要实现自动鉴定就要置入明确的保管期限表，但是现在还没有一个成文的标准，只是说参照有关规定执行。美国、新加坡都有“通用电子文件保管期限表”，澳大利亚则有DIRKS手册，这些表册都明确规定了各种电子文件类型的保管期限，同时还明确了其处置的方式，有效地确保了电子文件鉴定的准确性。

（三）探索合适的鉴定组织形式。怎样才能有效地开展电子文件的技术鉴定，该有什么样的鉴定组织形式，更好的开展鉴定工作，也是电子文件鉴定面临的一个新问题。在鉴定工作做的比较好的国家，一般都是要实行跨机构的合作，而且技术人员不可少，在合作中明确双方的义务与责任；而在我们国家，档案工作很少有跨机构的合作，所以我们还要从本国国情、从单位自身的实际情况出发，来积极探索适合并有效对电子文件进行鉴定的组织形式。

综上所述，传统纸质文件的鉴定相对比较简单，而电子文件的鉴定工作无论是在内容、程序、方法还是标准上，和传统文件的鉴定工作比，既有相同之处，又多了一些传统文件鉴定所不具有的内容和新特点。从目前的发展来看，电子文件的鉴定工作不会推翻传统的鉴定理论，但是却提出了很多新要求，需要我们在实践中对传统的鉴定理论加以适当的创新与发展，特别是要立足于本国的实际情况，借鉴好外国的成熟经验，以做好电子文件的鉴定工作。

[1]陈健，王桂芬.电子文件与传统文件鉴定的比较[J].绍兴文理学院学报,2003.（7）

[2]刘越男.关于档案价值鉴定的理论与实践（五）——对电子文件鉴定问题的思考[J].档案学通讯,2001,（5）

[3]章丹，谭铮培.国外电子文件鉴定的理论与实践[J].浙江档案,2001,（2）

[4]冯慧玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001

朱淑丽（1977—），女，汉族，本科（管理学学士），河南职业技术学院助理馆员，研究方向：档案管理。