疫情档案管理工作初探

朱 静

（牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157020）

疫情档案管理工作初探

朱 静

（牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157020）

本文根据疾病预防控制机构工作职责、疫情档案的特点，提出了疫情档案的归档范围以及加强领导，健全档案管理网络；规范标准，完善归档程序；注重管理，确保疫情档案安全；跟踪收集，维护疫情档案原貌；突出利用，强化服务功能；开展编撰，挖掘档案信息潜能等六条管理对策。

疫情；档案；管理；对策

《中华人民共和国传染病防治法》明确规定：“各级疾病预防控制机构承担传染病监测、预测、流行病学调查、疫情报告以及其他预防、控制工作”,“各级疾病预防控制机构对传染病的发生、流行以及影响其发生、流行的因素，进行监测”，“疾病预防控制机构应当设立或者指定专门的部门、人员负责传染病疫情信息管理工作，及时对疫情报告进行核实、分析”。近年来，突如其来的非典型肺炎、甲型H1N1流感等疫情，严重威胁着全世界的人民身体健康和生命安全。疾病预防控制机构在防控非典型肺炎、甲型H1N1流感等突发公共卫生事件工作中承担着传染病流行病学监测、调查处理等技术工作，形成了大量的文件材料，做好这些材料的收集、整理、保管工作，对我们今后开展疫情的预测预报、流行病学分析，保障公共卫生安全具有重要意义。

一、疾病预防控制机构工作职责

根据《中华人民共和国传染病防治法》的要求，疾病预防控制机构主要承担着如下职责：

1.实施传染病预防控制规划、计划和方案；

2.收集、分析和报告传染病监测信息，预测传染病的发生、流行趋势；

3.开展对传染病疫情和突发公共卫生事件的流行病学调查、现场处理及其效果评价；

4.开展传染病实验室检测、诊断、病原学鉴定；

5.实施免疫规划，负责预防性生物制品的使用管理；

6.开展健康教育、咨询，普及传染病防治知识；

7.指导、培训下级疾病预防控制机构及其工作人员开展传染病监测工作；

8.开展传染病防治应用性研究和卫生评价，提供技术咨询。

国家、省级疾病预防控制机构负责对传染病发生、流行以及分布进行监测，对重大传染病流行趋势进行预测，提出预防控制对策，参与并指导对暴发的疫情进行调查处理，开展传染病病原学鉴定，建立检测质量控制体系，开展应用性研究和卫生评价。由于疾病预防控制机构承担着上述职能，决定了其工作中形成的疫情档案的独特性。

二、疫情档案的特点

疫情档案是疾病预防控制中心为防止疾病传播流行、增进人民身心健康的科学和技术活动中长期积累的资料，是疾控工作者在处理传染病疫情工作中形成的最基本的原始记录，充分体现出传染病疫情发生、发展、结束全过程中的规律及特点，并能够为未来发现或分析疫情流行规律提供依据，为此疫情档案具有文件材料形成量大、档案利用频繁、保密程度高等特点。

1.疫情档案准确记载了人群各种传染病发生的时间、地点、年龄、性别、职业等情况，通过查阅可以获得历年本地区传染病发生、死亡资料，从而全面分析概括出本地区传染病的规律和特点，是研究防控传染病发生的第一手资料，是需要永久保存的，随着时间的推移，存储量越来越大。

2.疫情档案可以直接全面地反映疾病的状况，业务部门可利用疫情档案进行分析总结，果断采取相应措施开展传染病的控制工作，及时应对突如其来的疫情，有效遏制疫情的扩散和蔓延。尤其近年来病毒变异引发的突发疫情对疾病预防控制工作带来了新的挑战，疫情档案利用率极高。

3.疫情档案存储着一部分涉密信息，如疫情分析、生命统计数据、艾滋病感染者信息、职业病发病数、重大传染病及突发公共卫生事件防治情况等属于国家保密管理的疫情，未经上级有关部门批准，任何单位或个人不得向社会、媒体公开，因此涉密程度较高。

利用传染病的疫情报告及统计资料进行分析，是疾病预防控制机构一项重要工作，因此，疫情业务档案的及时归档、定期检查和科学管理是疾病预防控制中心档案收集整理工作的重中之重。

三、疫情档案的归档范围

疾病预防控制机构负责传染病预防控制规划、方案的落实，组织实施免疫、消毒、控制病媒生物的危害，普及传染病防治知识，负责本地区疫情和突发公共卫生事件监测、报告，开展流行病学调查和常见病原微生物检测，档案部门在实际工作中要根据业务工作中形成的文件材料确定疫情档案的归档范围。

（一）日常工作中形成的文件材料

1.疾病监测计划、总结、报告、专题性分析，包括流行病学调查原始资料、调查方案；

2.疾病监测原始记录、督导检查记录；

3.法定传染病的监测计划、方案、总结；

4.主要传染病流行趋势预测、报告；

5.重大异常反应、接种事故的调查处理、分析、总结报告；

6.病原学及血清学监测分析、总结；

7.常规报表，包括月报、季报、年报等。

（二）突发疫情形成的文件材料

1.各级党委和政府在处理突发疫情中下发的重大决策、预案、监测方案、会议材料；

2.各级党委和政府在处理突发疫情中的讲话、指示；

3.本单位及下级单位建立处理突发疫情应急机构文件材料；

4.疫情信息，包括流调报告、病例报告表、个案统计表等；

5.针对突发疫情产生的电子传输文件材料；

6.进行健康教育咨询、人员培训情况；

7.本单位印发的宣传材料，新闻媒体刊登的本单位的宣传稿件；

8.防治突发疫情工作中涌现出的先进人物事迹情况；

9.防治突发疫情形成的声像材料。

四、开展疫情档案管理工作的有效对策

（一）加强领导，健全档案管理网络

要做好疾控中心疫情档案管理工作，就必须加强领导，充分认识做好疫情档案管理的重要性。建立以专职档案员为主、兼职档案员为辅的档案管理网络，认真抓好疫情档案的收集、整理归档工作，确保疫情档案的完整、安全和有效利用。

（二）规范标准，完善归档程序

制定适合疾控工作特点的档案管理标准和规章制度，建立实施管理程序，以确保所有记录的信息和数据具有可追溯性，使档案工作有章可循，有据可依。一要编制科学实用的业务档案分类目录，使疫情档案分类不重不漏；二要正确划分疫情档案的归档范围和保管期限，确保应归档文件的齐全完整；三要严格归档制度，档案室应在分类、组卷、保管期限的划分上严格按照相关标准，对归档移交的疫情档案进行逐一的检查验收，并办理归档交接手续。

（三）注重管理，确保疫情档案安全

一是强化培训，提高档案工作人员管理水平和安全意识，使其不仅具备良好的档案管理专业技术，而且还要掌握一定的传染病防治知识，严格按照档案法、传染病防治法管理疫情档案，提高安全防范能力。二是加强管理，增强安全利用意识，建立档案利用安全责任制，完善档案利用手续。对具有保密信息的疫情档案，非相关科室人员借用，需经主管领导审批，并杜绝拿出档案室外，确保疫情档案不丢失、不泄密。三是注重信息技术，存储疫情数据信息软件的计算机要有专人负责，做好备份，并采取加密措施，定期更换密码，防止计算机病毒破坏数据库。

（四）跟踪收集，维护疫情档案原貌

在突发疫情文件材料形成的第一时间，档案工作人员要立即制定疫情档案应急管理预案，及时下发给相关人员，并积极参与文件材料的收集、整理工作，实现疫情档案的跟踪管理，以防止档案移交不及时和有档不归等疫情档案流失等现象，确保突发疫情档案的真实性、完整性、原始性，维护档案原貌。

（五）突出利用，强化服务功能

档案工作的根本目的是满足疾病预防控制工作对疫情信息资源的利用，在科技飞速发展的当今社会，应该采用先进的网络、计算机等技术才能最大限度地满足业务部门的需求。为此档案工作者要学习和掌握计算机应用技术，不断提高档案信息化和自动化管理水平，充分利用现代化管理网络，完成档案信息的传输服务，实现疫情档案信息资源共享，使档案信息能够及时准确地被业务人员利用，为他们有效处置疫情提供更优质、更高效的服务。

（六）开展编撰，挖掘档案信息潜能

档案工作者要发挥档案管理的信息服务功能，积极开展编撰工作，对现存疫情档案进行分析，将史料中记述和反映疫情发生发展过程的规律与特点汇编成册，通过对疫情档案的统计、分析、总结，为领导决策和相关科室开展疫情防治工作提供素材和参考，使档案工作从幕后走向前台。

综上所述，做好疫情档案管理工作，必须加强档案基础建设，统一确定归档范围，跟踪收集疫情档案，维护档案的完整和安全，开发信息资源，切实为业务部门提供优质高效的服务。

《中华人民共和国传染病防治法》

朱静，女，天津师范大学汉语言文学本科毕业。1982年参加工作以来一直从事档案管理工作，现任牡丹江市疾病预防控制中心档案室副研究馆员。