乡镇档案管理工作存在的问题及对策

包 丹

（白音诺勒乡政府经管站 黑龙江 杜蒙 166200）

乡镇档案管理工作存在的问题及对策

包 丹

（白音诺勒乡政府经管站 黑龙江 杜蒙 166200）

1 当前乡镇档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作不规范。乡镇工作大多重视文书档案，而忽视基建、会计、声像、实物等档案的规范管理，材料的整理存在很大的不合理性，不便于查找利用，有些档案未作为资料保存，未纳入统一管理，查询起来很困难；有的归档不全面，档案残缺不全；有的档案人员在工作变动时，移交不按程序办事，不检查，不清理，不签字；有的单位或部门对档案工作不够重视，从而使得工作人员存在只要做了就行，至于做好做坏不重要的思想。责任心不强，工作积极性不高，导致乡镇档案工作不规范、不齐全。

1.2 档案信息化工作滞后。档案信息化建设任重道远，虽然从80年代开始计算机就已经应用于档案工作中，但在乡镇的运用也是近两年才开始起步的，大多数还是处于对档案的检索统计等工作，在一定区域内也未实现资源共享，在查询上也只能到当地档案室查询，异地查询则无法实现。乡镇档案信息化工作滞后还有一个重要原因，就是设备不齐全，计算机配置不高，运行不畅。

1.3 乡镇档案服务功能开发不足，限制了其社会影响的进一步扩大。大多数档案人员对乡镇档案管理的定位是重保管，轻利用，对档案信息资源的开发利用下功夫不深或者根本不愿下大气力去开发档案资源。乡镇档案管理不仅应当对全乡镇档案工作实行规划、协调、监督和指导，而且还应当是乡镇的综合信息利用中心，同时还应是彰显档案服务机关、服务群众、服务社会的重要场所，而目前的一些档案机构放弃了档案信息的开发，也就是放弃了档案与档案工作的正面宣传机会，间接地导致了乡镇档案管理工作地位的下降。

1.4 其他制约因素。乡镇档案管理工作受多种因素的制约，除以上一些原因外，最关键的还是档案意识淡薄，思想未到位。尽管现在把档案工作列入乡级责任制考核中，但部分人员对档案工作意识仍不够重视，一定程度上影响了档案工作的开展。二是档案收集不齐全。乡里许多召集会议布置工作往往只是口头形式，各办公室形成的文件材料各自存放，特别是一些专业档案和照片档案易散落在各个办公室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集完整率、归档率低。三是档案人员专业素质低，队伍不稳定。一直来没有专业档案员，而由办公室文秘人员兼任，由于人员频繁变动，档案工作缺乏连续性，档案管理人员没有经过档案管理的业务培训，所掌握的档案知识不够，致使档案管理质量不高。

2.加强基层档案管理工作的对策

2.1 营造良好的乡镇档案工作。档案管理工作是一项专业性、知识性很强的工作，要求档案人员要具有高度的政治观念、广博的知识层面、精深的业务素质，能够适应现代社会对档案管理的要求。要保障档案工作的正常开展，需要保持档案工作人员岗位的相对稳定，并通过提高待遇、正常晋升等方式增强档案管理岗位的吸引力。同时各乡镇档案员要定期接受档案业务培训，而且各乡镇要按工作规范、岗位职责对档案人员加以督查和考核。要让档案人员干起来有盼头、有劲头，从而进一步扩大档案工作的影响和提高档案机构的地位。

2.2 加强档案提供利用的针对性，提高档案利用效率。一是要适时修订档案保管期限表。档案保管期限表是机关内部科室收集归档和档案室鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据和标准。应该说，凡是保管期限表上列举的应该归档的文件都是有可能被今后工作所利用到的。保管期限表不规范、不完整，势必影响到今后档案的开发和利用。然而保管期限表不是一成不变的，它是动态发展的，不同时期的保管期限表内容都各不相同，尤其是在乡镇部门机构调整、职能改变等特殊情况下，要及时修订保管期限表，从而确保档案真正具有查考利用价值。二是要完善档案利用统计。一方面，要根据文件材料流转特征，建立能够及时掌握文件材料流转去向及利用情况的统计系统；另一方面，要在办公自动化系统或档案管理系统中，增设一个利用功能，加强对部门自行利用档案情况进行统计。三是要以信息化提高档案利用质量。要实现将所有的纸质文书全部录入计算机。四是要大力开展服务方式创新。一方面，要定期发布近期档案工作情况、信息等；另一方面，要变被动为主动，围绕乡镇中心工作，去挖掘、开发现有的档案资源，提供给领导及各站、办、所，以达到实质意义上的服务创新。

2.3 加强对职业教育和技能培训，提高档案管理人员素质。有为才有位。档案员要积极克服工作环境和自身心理上的困惑，与时俱进，紧跟时代步伐，刻苦钻研，摒弃过时的做法，努力在工作中建功立业，开创档案工作新局面，这是最为有效的被社会认可的方法和途径。改变大众思维定势，档案员要通过自身的不懈努力，力争以崭新的精神面貌和姿态进入人们的视线，档案员要充分利用“档案是信息”这一极好的抓手，把档案和人们的日常工作生活紧密联系起来，改变大众心目中遗留的固有思维定势和各种不良成见。树立新观念，档案员要逐步减弱进而勇于冲破档案界公认的“领导是关键”这一固有认识，辨证地看待这个问题，争取转换并树立起“档案工作者是关键”的新观念，并以自己的实际工作中贯彻这一理念。

2.4 做好档案宣传工作。加强宣传教育是做好档案工作的重要基础。只有通过广泛宣传活动，才能形成档案工作的社会共识和合力，才能从根本上体现乡镇档案的价值。开展各种形式的档案法律法规宣传和教育，使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来，促使群众形成良好的档案意识，为农村各项政策的贯彻执行打好扎实的社会基础。在此基础上，为解决农村土地纠纷、维护农民合法权益、稳定农村经济秩序等积极开展档案活动，以促进乡镇档案的长效管理，增强群众对档案的认识。