环境研究与做好档案工作的意义

李宝华

（黑龙江省富裕县公证处 黑龙江 齐齐哈尔 161200）

档案管理工作就是对各种档案进行收集、征集，分类、立卷，保管、保护，开发利用。档案收集、征集工作是对现行文件、历史档案进行收集归档，是文件由分散到集中的过程。分类、立卷则是将收集到的档案按一定的分类办法分门别类组成一个个保管单位，以利于档案的保管、保密和提供利用。档案的保管是通过采取各种保护措施，保证其完整与齐全，尽量延长其寿命。档案的开发利用是档案工作的目的和归宿，包括档案的检索、编研、提供利用等环节。

一、了解社会环境需求，更好地服务社会大众

传统的档案资源服务更多地站在历史的角度上。当今的社会环境往往与资源配置有着密切的关系，市场经济的建立形成了一套激烈竞争的机制从而追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。要想实现这一目的的首要条件是档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，大胆地进行设备更新、进行环境分析研究、努力学习现代化设备的应用技术。档案部门目前正面临着市场经济、信息社会，特别是知识经济的大潮与挑战，以及高新技术的应用与渗透。我国的档案工作是建立在过去计划经济基础上，长期的经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论和工作方式与当今社会发展需要有许多不相适应之处。因而档案利用，一定要强调现实，要了解利用者的需求。从对近几年来访者利用需求的调查，除了工作查考外，更多的是查找和社会大众利益相关的文件，例如：有关的政策、法规、产权问题等一系列与老百姓密切联系的文件，另外也有企业查找政府的优惠政策，特别是对外实行的特别优惠政策。我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些做法已不再适应当前社会发展的需要。档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会、面向公众所具有的档案服务功能。因此，发挥档案馆社会功能，创造社会效益，是档案馆的生命力之所在。良好的档案信息提供服务环境应建立在及时、准确、适用、经济的前提下。目前已开展的档案提供利用的服务方式有两种一是提供文件实体进行服务，一种是提供网上查询服务。提供文件实体的方法可由利用者自己查询，档案馆编制有关现行文件的目录，利用者依靠目录可自行手工查询所需文件。网上查询方便快捷，现在大多档案馆已建立自己的网站，利用者无需到档案馆，只要进入档案馆网页，即可对所需文件进行查询。

利用计算机网络提供利用是传统手工查询无法比拟的。计算机网络环境的形成和发展，使人们有条件通过网络获取信息，同样档案工作也需要运用计算机网络实现网上查询、网上发布最新信息、网上与利用者进行沟通等。由此可见，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，通过计算机网络可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

二、加强档案收集工作和广泛宣传，使档案利用公开化

目前档案工作没有很好的开展和推广，一个很重要的原因就是缺乏宣传，应该通过媒体和报刊等进行广泛宣传报道，档案工作人员还应定期下社区宣讲档案知识，加强社区公众对档案工作的认知，让更多的人知道档案是与我们生活息息相关的。开展档案提供利用服务是顺应时代发展和人们意识进步的举措，档案馆要开拓服务领域，说白了就是要打开为机关服务这个小圈子，开辟为老百姓服务的新天地。为了更好的提供利用服务，我们要广泛的收集与社会大众息息相关的政策、法规等文件，这就要求政府的支持和各机关、单位、直属部门的配合，向档案馆提供最新、最准、最全的现行文件，从而提高了政府办事的透明度，为档案馆解开禁锢，为社会服务，在提高自己地位的同时，找到了新的出路。因此，环境的研究为档案工作的提供利用服务进行了可行性分析、开辟了新领域。

三、档案信息化资源网络开发和利用

传统的信息管理阶段以信息资源管理为核心，以图书馆为象征，同时也包含档案管理和其他文献资料管理。虽然人类对知识信息的保存与管理早已有之，但作为专门的工作和事业则是在图书馆出现之后才兴起发展和规范化的。档案信息网络化的发展趋势使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程通过计算机、网络进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘等为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来，就是档案信息资源网络的广泛利用。档案信息资源的开发与利用必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得档案信息资源的利用更具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。档案管理手段应与企业信息化进程相适应。我国实行的是以信息化带动工业化，以工业化促进信息化的方针。在这个进程中，企业信息化水平参差不齐，档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、网络管理会同时并存。脱离企业管理技术形态单纯追求档案管理手段的更新是没有基础的，不能盲目追求情息化。由此看来，档案信息网络化是档案利用工作发展的必然趋势。在档案网络信息资源管理活动中，数据库技术具有非常广泛的应用领域，它是实现资源共享，节省开支，提供系统的反映能力，工作质量和服务水平的重要手段和技术保证。世界提供的大型数据库有万余个，总记录数几十亿，这些数据库通过发达的网络向机关、团体、学校、公司以及个人提供各类档案信息、科技信息、金融信息、商业信息、文化信息等。从目前的状况看，我国可供服务的档案信息资源显得比较匮乏。良好的档案信息提供服务环境应建立在及时、准确、适用、经济的前提下，针对目前的档案提供服务来说，目前已开展的档案提供利用的方式有两种，一是提供文件实体进行服务，一种是提供网上查询服务。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意此方面的发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

信息和知识经济时代，给档案工作带来机遇，同时也提出了挑战。我们档案工作者是否已经具备了迎接挑战的能力与素质，是否已掌提了先进的科技知识、理论与技术，是否已能够作为专门人才或业务骨干去完成档案学术研究的课题，解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题。我们要清醒地认识自己，清醒地认识现状，清醒地认识未来，把责任感、使命感与时代的脉博联系起来，适应市场经济的大潮流，不断探索、分析、研究当今社会的需求，为档案工作的发展和不断努力创新。

[1]代春娜，柴亚娟.对档案管理创新的几点认识.黑龙江档案.2009年第4期.

[2]李明丽.浅谈企业科技档案管理创新.安徽科技.2009年第8期.