加快信息化建设提高档案管理现代化水平

魏志红

（黑龙江省科学院 黑龙江 哈尔滨 150001）

在当今社会，档案信息是各类信息中最集中、最丰富、数量最大的信息源。因此，加快档案信息化建设步伐，实现档案信息资源的社会共享，对于提高档案管理现代化水平，促进社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设，有着重要的作用。

一、加快档案信息化建设的必要性

（一）档案管理现代化离不开档案信息化建设。在信息时代，以现代通讯技术和计算机引起的信息革命正不断地冲击和推动信息业的变革和发展。档案部门作为社会信息业的重要组成部分，正面临着机遇和挑战。仅靠传统的手工管理的档案工作方式，已不能适应现代社会对档案信息资源的需求。档案工作必须要走现代化的道路，以现代化的管理方式和手段来提高档案管理的效率与质量。只有这样，档案工作才能获得应有的地位，档案事业才有发展前途。实现档案管理现代化，就是实现档案管理模式从实体管理向数字化信息服务的转变。因此，档案信息化建设也是适应档案工作自身发展而必须进行的一项工作。

（二）档案信息化建设是开发利用档案信息资源的需要。档案是一种重要的信息资源，原生性是它的最大特点。因此，档案也是信息加工的基础。现代信息技术的广泛应用，为档案信息资源的开发利用创造了条件。它可以将档案信息资源进行合理配置、科学管理，实现档案信息资源的数字化、系统化和网络化，满足社会各方面对档案信息的需求。实现档案管理信息化，有利于各级各类档案部门丰富的档案信息的开发利用，使其发挥应有的作用。

（三）电子文件的产生，要求实现档案管理现代化。计算机的普及和网络技术的发展，使得电子文件的产生和应用十分普遍。电子文件的出现是一场记录革命，是对传统的纸质档案管理的一种颠覆，传统的纸质档案的管理方式已不能适用于电子文件的管理，因此，档案工作必须采用现代化的技术建立新的管理模式。当前，电子文件的管理是档案信息资源建设的重点，各级各类档案部门必须加快实施档案信息化建设，才能与时俱进，满足社会的需求。

二、档案信息化建设中所存在的问题

（一）旧的传统思想观念是阻碍档案信息化建设的主要路障。档案信息化建设在各级政府部门的重视关心下，在各级档案部门的努力下，已经有了较大发展。然而，由于思想观念与经济发展等原因，各地发展水平不一，差距悬殊。一些地区和部门领导及档案部门工作人员对档案信息化建设的重要性、紧迫性认识不足，重视不够，严重地阻碍了档案信息化建设的步伐；一些档案部门还存在着传统的重收集保管、轻开发作用，重封闭管理、轻开放性服务的思想。

（二）档案信息化建设的基础不够完善。档案信息化建设需要有高性能的软硬件基础设施作保证，然而我们现有的信息化基础设施尚不能完全满足档案信息化建设的需求。目前，我国信息高速公路建设尚未全面完成，现有的数据宽带远远满足不了日益膨胀的网上流量。同时，各地档案部门计算机、网络设施普及率不高，虽然全国已建档案网站几百家，但未能形成行业体系，因此上网的一些档案网站主要是进行档案法律法规宣传和档案部门自身介绍，对档案业务信息交流、网上档案查询工作，还没有真正开展起来；同时，一些档案网站也还存在许多技术上的缺陷和不足。因此，档案信息化建设仍任重而道远。

（三）缺乏技术保证。档案信息化建设需要严格的技术作保证，这涉及到计算机技术、网络技术所需要解决的一些问题。加上档案信息的范围和种类处于不断的扩展和变化之中，使得技术保证难以把握，特别是一些技术难点难以解决。如网络安全问题、信息资源全民共享与信息有效控制两难均衡问题。要做到办公自动化系统、涉及大量国家机密的党政机关信息网与互联网的安全隔离，确保相关局域网和档案信息的安全，都需要相关的技术来支持。

（四）电子文档的标准体系不完善。电子文档的标准体系，是档案信息化建设的重要基础之一，但现有的相关标准尚不能满足档案信息化的快速发展，存在着软件繁多、数据输入方式不统一、软件兼容性差等问题。国内所颁布并执行的档案信息化建设标准，还有许多空白和不足之处，档案信息化的标准规范体系建设还需要快马加鞭。

三、加快档案信息化建设的切入点

（一）加强信息化建设的宏观管理，统一电子文件管理标准。为了改变档案信息化建设中各自为政、不规范的现象，国家档案局应对电子文件的管理、数字档案、纸质档案数字化等问题进行统一的规划和安排，应尽快制定档案信息数据输入规定、软件使用标准、数据编排细则、网络传输及信息使用法规等。通过制定法规和执行统一的标准，改变目前档案信息化建设中各自为政、互不沟通、自立标准的无序局面。

（二）加强基础设施投入，完善技术保障体系。各级档案部门要根据本地区和本部门的具体情况，以局域网为基础，连接计算机网络、数据库系统，加快完善档案管理现代化软硬件的开发，实放有效的管理和应用，提供完善的技术做保证。还可以借鉴已有的成果和经验，做好应用系统建设，确保档案信息的安全。

（三）加强对专门人才的培养和使用。人才是档案信息化建设的关键，档案部门要把培养和选用专门人才纳入档案工作的管理目标，有针对性地培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足信息化建设的需要。