医院档案管理工作的现状与思考

邓 影

医院档案管理工作的现状与思考

邓 影

福建中医药大学附属人民医院综合档案室

阐述了医院档案在医院建设中的重要性和必要性，分析了医院档案管理中存在的问题，并提出做好医院档案工作现代化管理的具体措施。

医院档案管理 问题 创新思路

1 医院档案工作的重要意义

医院档案类别很多，其中包括医院在建设和发展中形成的公务文书、病案、科研、基建、设备、财务、人事、声像等各种载体、文件材料。这些资料都是医院历史发展过程中的原始记录和见证，覆盖着医院各个部门，也是医院工作中的重要组成部分。为了满足医疗、教学、科研工作的需要，有意识地积累完整、准确、有价值的档案，不断加强医院档案资料的管理工作，提高医院档案工作的服务水平和服务质量，对推动医院工作和医疗卫生事业的发展都有重要参考价值和借鉴作用。随着现代信息科学不断发展，医院管理工作将不断面对日益深化的医疗改革竞争的挑战，如何加强医院档案管理，充分认识医院档案工作重要性，提高档案工作效率和质量，是深化档案工作现代化管理的根本任务。

2 医院档案管理的现状

2.1 医院档案一体化管理的模式有待完善

由于医院存在着医疗用房紧张，致使档案用房不足，有些医院的档案门类分散，病案、科研、财务、人事等档案还由相关部门分散管理，不同的档案有不同的保管方式, 由于各部门档案库房设施不足，存放条件不一，达不到档案安全保管的标准，也未能按照规范管理进行必要的防范。再加上档案管理人员不是专职、且人员素质参差不齐，对档案的保存易造成缺失，甚至无法做到长期保存。由于分散管理，缺乏沟通，也不利于综合档案室对档案信息进行分析、研究、开发和利用。

2.2 档案文件材料归档难

医院是一所集医疗、教学、科研为一体，以病人为中心的医疗单位。在日常工作中，各部门产生的档案资料，由于归档制度和考核措施落实不够，有些该归档的材料和载体，仍然留在各部门手中，为已所用。认为档案材料一旦归档，平时利用不方便，致使档案滞留。或者这些办理完毕该归档的档案材料要催促多时，才能送交综合档案室，造成拖延归档、查找困难，甚至造成资料散失。

2.3 档案管理信息化仍存在弊端

随着计算机技术、通信技术和网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐步形成，使档案信息迅速向数字化方面发展，传统的档案管理方式和技术手段已越来越不适应信息化的发展潮流。但目前档案的计算机管理仅限于目录的输入、输出和检索，在档案信息数字化、管理现代化、利用网络化等方面应用较少。医院的档案信息化管理还存在着不尽人意的地方，例如利用电子文件归档，无论从载体形式、归档方法还是其本质属性、来源都与纸质文件有所不同，电子病案作为举证材料是否有法律凭证作用，电子文件的原始记录和凭证作用如何确定还有待认证，也有待进一步探讨。

2.4 重档案的收集整理，轻开发利用

医院的档案管理人员把大部分的精力放在档案的收集、整理、保管上，对档案信息的开发利用重视不够，很多价值珍贵的档案被束之高阁。档案管理人员也不积极主动地深入到临床一线了解需要，信息反馈不及时，编研“编”多“研”少，形式单一，大多都是一些文件汇编、目录汇编、数字汇编，重点不突出。而真正知识性、学术性、带有研究价值的编研成果较少，不能准确地对医疗、教学、科研工作起指导作用，档案的潜在价值也不能得到充分的发挥。

3 档案管理的创新思路

3.1 加强宣传，增强档案管理意识

领导重视是做好档案管理的前提，加强领导档案管理意识，强调档案管理的重要性，把档案工作纳入与医院建设同步发展，是对开展档案工作起决定性、关键性的保证作用。医院领导要把档案管理工作提上重要议事日程及明确岗位职责，共同分析、研究档案工作中遇到的问题，及时加以解决。并加强档案管理经费的投入，为档案工作提供良好的条件。档案管理人员要加大对档案工作的宣传，使档案工作在医院的管理中凸显出重要的作用，做到人人都关心档案工作的良好氛围。各专、兼职档案管理人员和各科室的文秘人员都应该不断学习新知识、新技术，强化档案管理现代化理念，从而进一步实现医院档案规范化、信息化、现代化管理。

3.2 实现综合管理，提高归档率

一体化的档案综合管理模式也是医院档案事业发展的必然趋势。因此，为保证档案归档的完整性，将各部门、各门类、各种载体的档案材料均交医院综合档案室统一管理，建立医院档案与其他信息管理一体化的管理模式是有必要的。医院档案材料的收集，是医院档案管理工作中的重要环节，档案材料收集不齐全，就会影响医院档案的质量。只有建立宏观性、整体性的档案信息，才能确保档案的归档率。

3.3 提高创新意识，强化服务理念

档案管理人员要更新与档案现代化管理不相适应的思想理念，增强创新意识，提高自己的综合能力，改变以往“重保管，轻利用”的封闭式和半封闭式的坐等服务。要随时掌握档案收集的主动权，及时了解科室对档案工作的要求，做到熟悉室藏，准确无误地提供档案信息。在服务方式上变被动服务为主动服务，在服务标准上要优质、便捷、及时和周到。档案管理人员必须充分利用档案管理和开发档案信息为平台，提高档案利用价值的开放式服务，树立起为全院服务的主导思想。

3.4 加快推进档案信息化进程

随着信息化的飞速发展，电子档案将成为档案的重要组成部分，计算机用于档案管理已不再仅限于档案目录的输入、输出和检索方面，档案数据资料存储和工作流程的信息化，也由传统的纸质转向计算机管理的数字形式。档案载体的多样性，在网络中的表现也呈现出形式的多样化，如复制技术、缩微技术、声像技术等。这些档案创新的载体应用于档案管理，大大提高了电子化管理水平。而档案管理现代化的趋势，是建立科学的档案管理模式，加速现代技术的应用。只有加强网络建设，应用计算机数据库建立档案信息系统，有计划地把缩微、光盘技术应用于档案的管理，达到电子化、网络化、动态化以及数字化的信息存储,才能大大提高档案的收集、存储、开发和利用，实现数据共享。同时在档案管理人员的人才培养中，既要使他们做到掌握档案专业知识，又要懂得信息化知识。

3.5 利用室藏，做好档案编研工作

档案编研工作是档案信息开发、利用的高级模式，是专业性和知识性较强的工作。档案管理人员要面向医院积极开展多种编研活动，原先仅限于全引目录、专题目录、案卷目录的汇编已越来越不能满足需求。档案管理人员必须结合医院医疗、教学、科研的实际需要，和各个时期的工作重点，把编研工作列入医院的工作计划，要把落实档案信息开发的专题汇编数据、检查编研成果的利用情况和利用效果，作为档案管理水平和开发利用成效的主要考核依据。通过查阅档案资料，对信息检索汇总、分析，制订出一个有目的、有步骤、有系统、可实施的编研选题，挖掘出档案的潜在价值。除了平时做好《发文汇编》、《论文汇编》、《规章制度汇编》等，利用医院发展历史编制《院志》、《大事记》、《年鉴》、《历任干部职务任免汇编》外，还可以利用现代化技术，对声像档案进行编研。有针对性地积极开发档案资源，努力开拓档案利用新途径，拓展编研深度和广度,多在“研”上下功夫，对室藏档案信息进行加工提炼、浓缩升华。编研的选题多体现独特性、新颖性，从而促进各项编研工作的进一步开展，使编研成果不仅能满足党政工作的需要，也能适应临床一线工作的需要，为医院的可持续性发展和医疗卫生事业提供更好的服务。

[1] 王晓红. 浅谈医院档案管理[J]. 当代医学, 2009, (2):12.

[2] 叶迎春. 浅谈医院档案管理工作的现状及对策[J]. 云南档案 2008,（9）: 30-31.

[3] 董毓贵. 医院综合档案管理的现状和对策[J]. 江苏卫生事业管理, 2009, 20（6）: 70-71.