浅谈乡镇企业会计电算化的规范性

朱友红

据2009年第二次全国经济普查结果显示，我国乡镇企业数量呈现快速增长的趋势，但会计核算的规范性和电算化程度却不高。由于会计工作的重要性和特殊性决定了会计电算化工作的规范性。只有对乡镇企业会计电算化进行规范，才能保证其提供完整、准确的会计信息，提高会计工作的质量。会计电算化的规范性应着重从以下几个方面进行：

一、会计电算化单位内部管理制度要规范

（一）建立会计电算化责任制

为保证会计电算化信息系统的运行安全可靠，提高使用效率，使手工会计业务中的内部控制制度在会计电算化系统中更加完整、有效，采用会计电算化单位应完善会计电算化内部管理制度。建立会计电算化岗位责任制，定人定岗，明确分工，各司其职，有利于会计工作程序化、规范化，这样才有利于责任的落实，有利于提高工作效率和工作质量。建立岗位责任制是会计电算化工作顺利实施的保证，单位要明确各工作岗位职责、权限并与利益挂钩，建立健全岗位责任制。会计电算化工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位；电算化会计岗位包括：计算机及会计软件系统的有关管理、开发、操作、维护等工作岗位。要实施会计电算化，就必须保证会计电算化单位会计岗位的规范性。

（二）电算化会计工作岗位及职责划分

为了保证电算化工作的规范性，应对不相容职务进行分离：

1.电算主管。负责协调计算机和会计软件系统的运行工作。电算化主管一般可由会计主管兼任。

2.软件操作员。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据；输出记账凭证、会计账薄、报表；进行部分会计数据处理工作。可由会计人员兼任软件操作岗位的工作。

3.审核记账员。负责对计算机输入、输出的会计数据进行审核，以保证其合法性、正确性和完整性。应具备会计核算知识和计算机基础知识，运用会计软件登记账薄，对打印输出的账簿、报表进行确认，达到会计电算化初级知识水平。一般可由主管会计兼任，但不得由出纳人员兼任。

4.系统维护员。负责计算机硬件、软件系统的正常运行，保证会计信息的安全、完整。维护员一般不对实际会计数据进行操作。

5.电算审查员。负责监督计算机中会计核算正常运行，防止利用计算机进行舞弊。具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗位可由会计稽核人员兼任。

二、会计核算软件操作要规范

1.上机运行系统要规范。主要规范哪些人员能上机运行系统，哪些人员不能上机运行系统。上机运行系统的操作人员需持有会计证书和电算化培训合格证书，经培训合格后方可上机运行系统。非指定人员不能上机运行系统。

2.操作权限和规程要规范。上机操作人员要严格按照系统权限设置进行操作，不得随意越权串岗。在一些会计电算化单位，软件操作员和审核记账员互通口令，审核记账员为了避免麻烦，在审核记账凭证时，直接以软件操作人的名字和口令进入系统，直接对凭证进行修改，造成会计信息不真实。操作员必须以自己的真实姓名进入系统，工作完毕后要及时退出系统，以免他人进行操作。出纳人员不允许进入系统操作。操作规程是保证系统正确、安全运行，防止各种差错的有力措施，因此要规范。

3.会计业务处理要规范。操作人员要及时准确进行操作，不得拖延积压业务。一般当天发生的经济事项要当天输入计算机，打印出机制凭证。记账凭证的制作要规范，文字说明确切、数字真实。软件操作员在填制凭证时要准确录入经济业务所用支票的结算方式和结算号。记账凭证的摘要输入要简明扼要。审核员应及时对录入的凭证进行审核，内容包括：凭证的规范性、清晰性，会计分录和数据的准确性及账户间的平衡关系，确认无误后方可签章。审核员在审核过程中发现错误应及时纠正，由软件操作员进行修正后再审核，审核记账员无权直接对凭证进行修正。审核后的凭证经打印输出后交出纳员据以进行货币资金的结算，并签章确认。出纳员要及时将银行对账单录入计算机，每月要逐笔对账，并打印出未达账项和银行存款余额调节表。数据备份要及时，财务数据每月要做一次备份，备份一式两份，一份由电算审查员保存，一份由档案管理员保存。

综上所述，为了保证会计数据安全，提高会计工作质量，必须加强对乡镇企业会计电算化进行规范。