制药企业建立PMO的必要性

□文/李爱芳

制药行业的政府监管和行业规定，要求医药企业具有行业特性的标准化管理；制药行业的经营环境和市场竞争，要求企业具有适应性的项目管理；制药企业引入项目管理的战略行动和科学决策，使管理者的经营目标和发展目标都具有具体的管理载体和高效的执行基础，借力项目管理，有效规划企业各类项目，提高各类项目运作的效能与效率，项目管理已在制药行业被广泛应用。

制药企业项目类型较多，有研发项目、产品实现项目、生产工程项目、生产体系认证项目、管理体系改善项目、技术创新项目等，每一类项目依据企业的战略规划，又存在着数量不等的项目需求，各个项目可独为一体，却又有着千丝万缕的关联。面对不同的项目组合，企业如何从战略层面进行整体布局，全面把控，如何从项目筛选、立项、资源配置、项目实施、项目收尾等过程优化结构，整合资源，有效配置资源，减少项目重复与资源浪费，一个专业性的项目管理执行机构在制药企业显得尤为重要。

一、PMO建立的必要性

研发项目独为一体，仅从产品研发项目的角度进行设计，不考虑市场人员的市场调研信息，那么研发的产品否有卖点、是否有市场，企业所投入的人力、物力是否有成效？对于新产品的立项，前期的项目筛选及立项审批由谁来把控？研发产品的中试等环节与生产的排产计划是否充突，是原有上市产品的计划生产任务重要还是研发过程所需要的小样重要，谁为优先？GMP认证与生产是否冲突，工作如何有效安排，看似独立的项目，如何有效地搭接，提高效率与效能，协调工作由谁来完成？

部门墙和部门导向成为阻碍项目获得高绩效的最大障碍，保障多项目良性有效的同步运行，一个从项目规划层面开始对项目进行组合管理的机构会承载企业发展的需求，担当企业领导层及项目运作层的桥梁，为推动企业的发展而成立一个专业管理机构是必须且必要的。PMO的建立将有助于企业的发展。

二、PMO的作用

PMO（项目管理办公室），其主要任务是提供给不同项目团队一个能更有效运作的最佳环境与功能。它为项目提供技术与行政管理支持、建立工作规范、明确项目管理流程、制定考核机制、协助执行教育培训；支持许多不同的项目，资源可以充分共享，本质上它是一个整合与分配资源，协助项目管理委员会决策的神经中枢。

立足于企业的整体发展战略，整合企业范围内的所有项目资源。一方面它需要实施项目组合管理，将不同类型项目及项目组合的管控及协调与企业的发展方向紧密捆绑在一起，确保项目目标与企业目标的一致；另一方面作为企业内项目资源的协调中枢，项目知识资产的集中地，提升企业项目管理成熟度。

具体而言，PMO的作用表现在以下方面：（1）项目管理制度流程的制定；（2）组织对项目的评估，监控各项目的执行，整合多项目的信息，对领导决策提供支持；（3）项目管理专业人才梯队的培养；（4）项目管理的知识管理。

三、项目监督与项目监督指导

图1 项目管理专家委员会和PMO的组织关系

图2 PMO项目管理工作示意图

为了有效地推进项目管理在企业管理中的应用，一个必要的项目监督指导机构——项目管理专家委员会对PMO的工作有着重要的影响。项目管理专家委员会由项目管理的专家及各职能部门领导组成，一方面在项目立项及重大事件定论前，有专家的专业评估及不同部门的专业性意见作为基础，更有利于决策的科学性；同时，各部门领导能更有效地了解部门人员除职能工作，项目管理工作的内容及执行状态，更好地协调部门资源，有利于公司项目的顺利实施。

项目管理办公室是项目管理的组织及监督执行机构，项目管理专家委员会和PMO的组织关系，如图1所示。（图1）

PMO可以是一个专设的部门，也可以是一个管理部门的分支，但必须被明确其专业职能及职责，进行企业所有项目的组织协调管理，其成员可以由专职及兼职人员组成。

四、PMO的职能

PMO的职能主要是组织、协调、监控的职能，具体体现在：（1）协调组织公司相关职能部门人员，形成项目论证方案；（2）组织项目管理专家及相关人员，召开项目立项论证会议；（3）根据立项论证会议的结论意见，形成项目论证结论并报领导审批，获得审批后项目正式立项；（4）针对立项后的项目，提出职责性资源配置方案和协调不同项目之间的资源冲突，职责性资源配置编制在项目任务书中；（5）编制项目任务书，报领导批准后下发；（6）协助项目经理，组织项目团队和召开项目启动会议；（7）审核批准项目经理提交的初期项目总体计划和后续的阶段计划或报领导批准；（8）监督项目阶段结果的获得，组织阶段评审、差异分析和督促检查纠正措施；（9）根据项目进展状态，组织项目阶段结果评审会议和形成评审结论；（10）依据项目经理提出的验收申请，组织项目验收，或提交验收结论报总经理审批；（11）针对项目重大的基准变更，审批项目变更方案或报总经理批准；（12）根据年度项目计划制定公司项目奖励概算，项目在立项阶段确定项目等级，在项目阶段结束时根据绩效考核提出奖金数额并报总经理批准；（13）建立公司项目管理档案移交公司档案室，收集项目管理人员评价档案并移交人力资源部。不断积累公司的项目管理知识和经验，提高公司项目管理综合能力，等等。

五、PMO管理的内容

PMO对企业所有的项目进行管理，包括项目的立项筛选及定级，分配项目资源，核实项目进度、费用、风险，对所有项目的资料分类整理，对项目及人员的资料进行管理。

1、项目立项筛选。（1）组织项目管理专家委员会及各相关人员进行项目的论证；（2）负责依据公司文件进行项目等级的确定；（3）负责项目任务书的完成。

2、项目执行过程监控及项目绩效管理。（1）项目阶段监督与验收管理；（2）项目变更、中止、终止管理；（3）项目阶段考核、奖金额度确定与奖惩制度。

3、项目知识管理。（1）项目总结评价文件的归档管理；（2）项目技术文档的归档管理；（3）项目人员任免及考核文件的管理。

PMO所执行的项目管理工作，如图2所示。（图 2）

六、结语

PMO是企业内部项目管理的中心，是企业提高项目管理效率与效能的关键部门，是企业实现多项目管理与项目组合管理的必需。项目管理办公室作为项目管理体系的建设者、企业内外部资源的协调者、企业战略决策的支持者，为企业的发展提供有力的保障，本文仅从PMO在制药企业的建设必要性出发，简要分析了PMO的职能及作用，提出一些自己的观点以供探讨。

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