水利档案开发利用的思考

郑建民

水利是我国国民经济和社会发展的命脉。水利档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果，为水利事业乃至整个经济社会发展提供了重要依据，具有很高价值。因此，必须开发利用好水利档案，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务。

1 加强宣传，提高对水利档案开发利用重要性的认识

水利工程档案产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。真实地反映和记录了这种智力创造和劳动的全过程，对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考作用。因此要结合水利工作实际情况，加大对水利档案开发利用的宣传力度。一是构建宣传档案工作重要性的平台，开展信息咨询、编制专刊、举办讲座、科普画廊等活动，借助广播、电视、网站等宣传媒体进行宣传；二是把档案宣传工作纳入目标管理，更新观念，强化意识，用现代水利思想、现代管理思想武装水利科技档案工作，大力宣传水利档案利用工作的重要性，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围，并真正把水利档案利用工作摆到水利事业发展的突出位置，努力将水利档案转化为现实生产力，使其在现代水利工作中发挥重要作用。

2 整合信息资源，激发水利档案开发利用的活力

随着信息化社会的到来，信息资源的“孤岛”现象已经很难满足服务的需要，整合资源为一体，是水利档案的发展方向。一是加强规划。水利是一个多专业的体系，包括水文地质、水土保持、水工建筑、机电设施等专业，其规模又分为大型、中型和小型工程，因而形成了水利档案内容上的多样性、复杂性、专业性的特点，因此，必须通过完善各科室、各部门、各单位的分工协作，积极组织他们参与此项工作。二是优化整合。针对水利档案不但是水利活动真实、完整、准确记载的规律性，是水利工程建设、管理的理论的实效性，而且能创造新的经济和社会效益的现实性的特点，对所保存的档案进行深层次加工，根据每个主题要求，收集整理工程资料，归纳分析，积极挖掘档案内在价值，总结规律或借鉴相关材料、技术等，编辑多专题、多形式的编研成果，对档案进行提炼，使档案信息不断增值，使分散的档案信息资源得以整合，及时、准确地为利用者提供决策参考，提高档案的利用价值，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，将“死”资料变成“活”资源。三是将整合的资源信息与电子网络相结合，充分利用现代化方式，以确保档案信息资源整合后，能够以有效手段为本单位、本系统和社会提供便捷、高效的档案信息服务，实现档案信息资源的互补和共享共用，提高水利档案的利用效率。

3 创新服务机制，强化水利档案开发利用的服务效能

对于水利档案工作而言，服务是立业之本，是发展之源，档案工作的重心已经由重“保管”向重“服务”方向转变，所以在工作中只有提高档案的服务意识，把服务放在首位，创新服务机制，拓宽服务领域，提高服务水平，才能推进水利档案事业的发展。一是在服务的内容和方式上，加大归档力度，加快归档速度，提高归档率，及时、准确入库，以最快、最好、最全的档案资料为使用者提供查看、借阅的条件，同时改变以前检索工具简单、不统一、不配套等的不足，充分利用图档管理系统，建立现代化的检索手段和电子数据库，形成一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系，以满足不同使用者的要求。二是在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”、“看摊守库”的旧观念和旧习惯，建立主动服务的理念，本着为使用者着想，变被动服务为主动服务、跟踪服务、现场咨询、积极主动参与，尽力保持档案信息随机供应的态势，为各项工作提供翔实的档案信息。三是建立不同层次的数据库，严格限定使用者的使用权限，采取必要的安全措施，加强对计算机、网络硬件和软件系统的管理，并实行档案身份认证和密级双重控制机制，确保档案信息系统的安全、可靠。

4 注重人才培养，提高水利档案人员整体素质

发展水利档案事业，必须牢固树立人才是第一资源的观念，坚持以人为本，不断提高档案管理者素质，全面加强队伍建设，培养出一批政治素质强、热爱档案事业、甘于清苦、无私奉献、具有专门知识和技能的档案人才。一要加强学习，提高素质，做学习型人才，学习档案工作所需要的各种新理论、新知识、新技能，精通档案业务，学习水利专业知识，不断优化自己的知识结构，提高自身综合素质。二要爱岗敬业，脚踏实地，做奉献型人才，大力弘扬认真负责、严谨细致、甘于寂寞、乐于奉献的档案工作优良传统，使水利档案人员人人都热爱档案工作，安心档案工作，倾全力投入档案工作。三要与时俱进，不断创新，做现代新型人才，进一步改进思想作风，解放思想，自觉摒弃不合时宜的观念、做法，努力实现水利科技档案工作在理论上、体制上和机制上的创新，成为合格的档案管理人员，更好地为水利建设服务。

5 与时俱进，以信息化建设加快水利档案开发利用进程

水利档案信息化建设就是将现代计算机技术、通讯技术、网络技术充分运用于档案信息资源的形成、收集、整理、保存、管理和开发利用等活动中，以实现档案的最大经济价值和社会价值。随着信息技术不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，水利档案的信息化建设已经是必然趋势。一是建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案系统内部的连接与地区网、国内网和国际互联网的连接，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化。二是积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化。三是全面收集、安全管理、有效利用水利档案，使档案管理向着信息化方向发展，为档案的开发利用提供更为广阔的空间。

总之，收集、管理是水利档案工作的基础，利用才是根本目的，如果不充分开发利用水利档案，其结果只是一文不值。所以应在开发利用上做文章，为水利建设事业发挥其应有的经济作用和社会作用。