以档案达标为抓手 实现档案目标管理——以四川烹专档案管理为例

刘家国 夏红兵

(四川烹饪高等专科学校，四川 成都 610100)

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出：“高等学校档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案不仅记载着学校的办学历史、发展过程，而且是全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是历史、是学校发展的见证［1］。如今，档案管理已经提上议事日程，得到了高度重视。但是多数高职高专学校由于历史原因，档案管理工作相对较弱，多数学校档案管理尚未达标。本文拟以四川烹饪高等专科学校档案达标工作的实践为基础，对高职高专院校档案工作的规范化管理进行探讨。

1 加强组织领导，实现目标管理

根据四川省教育厅和四川省档案局的有关精神，要求在“十一五”期间四川省高校档案工作全部达到规范化管理的标准，因此四川烹专按照四川省档案工作规范化管理办法的要求，制定了《四川烹饪高等专科学校档案达标工作方案》，提出了全面提高档案工作管理水平，即到2009年档案工作达到省二级标准，争取达到省一级标准的工作目标。为了实现这一目标，学校党委定调、校长亲抓，成立了以校长为组长的档案工作领导小组;成立了档案达标领导小组，由学校校长任组长、党委副书记任副组长;并成立了以学校党委书记为组长的档案鉴定销毁工作领导小组。有了组织保障和必要的经费支持，通过两年半努力，特别是专兼职档案员的艰苦努力，四川烹专于2009年6月顺利通过了四川省档案达标专家组的考核认定，成为四川省首家通过“四川省档案工作规范化管理一级标准”认定的高职高专院校。

2 建立健全各项规章制度，是档案工作实现规范化管理的可靠保证

要顺利开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。四川烹专参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律规章制度文件，编写了《四川烹饪高等专科学校档案工作管理制度汇编》，其中包括《四川烹饪高等专科学校档案管理办法》《四川烹饪高等专科学校部门档案归档范围》《四川烹饪高等专科学校档案立卷整理办法》《四川烹饪高等专科学校档案人员职责》等16个文件，全面完善了学校档案管理工作制度，具有很强的可操作性，真正做到了有法可依、有章可循，以制度管人，凭规矩办事。如“归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施”等，都在细节上保证了档案管理工作的顺利开展，系统有序的管理制度，成为了档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。

3 完善专兼职档案员制度，努力提高专兼职档案人员素质

为了更好更快地开展档案管理工作，学校采取了责任到人的措施，即校长是学校档案管理工作责任人，系主任、各处室领导是系部处室档案管理工作责任人，学校综合档案室有专职档案员，各系部处室都设有兼职档案员。为了让专兼职档案员正常开展工作，学校制定了《四川烹饪高等专科学校档案工作人员职责》《四川烹饪高等专科学校兼职档案员职责》，力求做到：第一，领导重视，各级主要领导都是档案管理工作责任人，因此档案工作开展无障碍。第二，部门档案材料的收集、积累、保管、整理立卷和归档工作有专人管理，保障了档案材料来源的真实性和可靠性，提高了档案材料的可信度和利用价值。第三，为了提高专兼职档案员的业务素质，使他们尽快进入角色，正常开展档案工作，学校定期和不定期地对专兼职档案员进行业务培训(一年1次－2次)，还采取“走出去请进来”的方式，学习兄弟单位的经验和管理方法，走访了西南财大、西南石油大学、成都体育学院、成都电子机械高等专科学校等兄弟院校的档案馆，以及成都市规划局档案馆。同时，请档案专家来校讲课，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。第四，专兼职档案员要有良好的政治思想素质、良好的职业道德;热爱本职工作，忠于职守;具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神;要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务。

4 加快档案信息化步伐，做好电子信息档案管理工作

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位［2］。根据《中华人民共和国档案法》以及国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》《高等学校档案管理办法》的有关规定，学校制定了《四川烹饪高等专科学校电子文件归档与管理试行办法》，力图做到：第一，所有校内文件电子化，各系部和处室在交纸质文件的同时必须上交文件电子版;近五年来的上级文件和校外文件电子化，通过扫描的方式把近五年来的上级文件和校外文件输入“南大之星”档案网络管理系统。第二，图像、声像资料数字化，将近五年学校所有的图像、声像资料都刻入光盘，放入防磁柜保存。

5 档案库管理

为了对档案库进行科学规范的管理，学校制定了《四川烹饪高等专科学校档案库房管理制度》，并按要求购置了消毒柜、防磁柜、除湿机、空调等设备。同时，做好电子档案和纸质档案的安全防护工作，档案库房内做到存放有序、排列整齐，切实做好“十防”工作(即防盗、防火、防光、防虫、防潮、防水、防尘、防霉、防磁、防鼠)，室温控制在摄氏14度－24度，湿度控制在45%－60%。

6 档案信息资源的开发利用

档案是一种信息产品和人才信息资源库，合理利用，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，是档案管理的宗旨［3］。因此，学校制定了《四川烹饪高等专科学校档案借(查)阅制度》，学校领导和指定人员可直接在网上查阅档案，对内、对外全面提供非保密档案文件的查询、利用服务(秘密、机密、绝密档案应经相关领导同意，方可查阅)。而学校的综合档案室还为学校年鉴的编撰提供了大量资料，编辑了2006－2010年《四川烹饪高等专科学校党字号文件汇编》《四川烹饪高等专科学校校字号文件汇编》等，为教学和学校的建设发展作出了应有的贡献。

［1］郑登文，王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析［J］.北京教育(高教版)，2005(3)：30－31.

［2］卢清富.新形势下如何提高高校档案管理工作水平［J］.内蒙古科技与经济，2008(21)：90－91.

［3］赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求［J］.沿海企业与科技，2005(10)：195－196.