浅析办公自动化与档案信息电子化

陈秀华 卢俏立 韩素贞

(山东建筑大学，山东济南 250101)

浅析办公自动化与档案信息电子化

陈秀华 卢俏立 韩素贞

(山东建筑大学，山东济南 250101)

随着信息技术的发展，如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到人们的重视。本文分析了办公自动化、档案管理的现状及发展趋势，并探讨了办公自动化的开发工具和实现技术。

办公自动化;档案管理;档案信息电子化

利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现本单位各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查询、借阅。

一、办公自动化的发展及现状

全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。回顾我国政务信息化的进程，大致可分为三个阶段:第一阶段以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率;第二阶段基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化;第三阶段基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨部委跨系统。

在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统(如OA和业务系统)集成的以及客户支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。

二、办公自动化的实现技术和系统结构

(一)开发工具与技术

OA技术主要分为三大类:基于C/S结构的应用程序开发;结合C/S结构和Web技术的复合应用程序;基于B/S结构的动态网页技术。

C/S结构系统:是传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加入中间件的三层或多层结构，在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代。

C/S+Web技术:是为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决。

B/S结构系统:是援用动态网页技术，加入OA的开发理念，完全适应网络办公和移动办公需求，也是现代办公自动化系统的首选技术。

(二)系统结构与通用型管理功能模块

现在的网络办公自动化系统可以说百家争鸣，各有所长，但是一般的B/S结构系统都做得比较固定。而且很多OA系统都具有相同的功能，只是表现手法和操作流程有所不同罢了，所以，他们的基本是一致的，是有共性的，是可以统一的。系统结构的基础是一个底层的通用型OA平台，在此平台下实现OA系统的主要功能模块的底层操作，这样方便该系统的二次开发，也方便于针对不通性质部门单位的OA系统的定制。针对这个底层模块，我们可以将其按不同的功能细分为八大功能子模块，即公文管理、邮件管理、表单管理、档案管理、人事管理、日程安排、公共信息管理、会议管理。这八大功能子模块都是OA系统的基础，在此之上我们还可以创建更多的功能和辅助，使得OA的定制变得轻松而丰富。

三、档案管理的现状与发展趋势

随着计算机技术在日常工作生活中的普及应用，除已有的书面档案外，电子档案已在档案工作中占了相当大的比例。应用计算机技术对现有档案进行管理和操作大大提高了管理效率，减轻了管理工作强度。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。计算机技术在档案管理的应用比手工管理更加规范化、系统化及效率化，但并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

(一)档案信息电子化的现状

1．档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2．在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3．标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆、室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4．档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5．档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。

(二)档案信息电子化的优势

1．可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆、室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2．缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3．档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事。

4．档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5．档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”打下基础。

(三)档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。

G27

］A

1003－4145［2011］专辑－0045－02

2011－11－12

陈秀华，女，山东建筑大学实验师。

(责任编辑:栾晓平)