企业办公室工作中的精细化管理

陈宏伟

企业办公室工作的精细化管理，就是按照精细的要求对工作进行明确的分工，将企业办公室岗位落实下来，责任到每一个员工，注重工作中的薄弱环节，实施精细化的管理工作。办公室工作的精细化管理有利于办公室人员提高其工作效率，有利于促进整体组织目标的更好完成，促进企业目标的实现。

精细化管理的内涵

精细化管理源于发达国家的企业管理理念，是现代企业管理的必然要求，也是一种最大限度减少资源损耗，降低管理成本的管理方式。精细化管理要求管理责任的具体化和明确化，要求每一个工作人员都要把工作做到位，及时检查，发现问题并及时纠正。精细化管理就是以最经济的方式，实现管理上的可持续发展。服务是企业办公室在管理中的最大体现，因此，只有将小事做好，将平常事做出色，才能保证整个企业的正常运行和发展，细节决定成败。

精细化管理的原则

数据化原则。企业办公室管理要遵循严谨的原则，而严谨来自于详实的资料与数据，只有切实的数据才对员工具有说服力，才能让员工明白做的是否正确，做到了何种程度，也能够使企业明白如何分配资源和使用设备，查找出计划和实际完成工作的差距，找出管理中的不足，以便进行调整。

可操作性原则。企业办公室工作规则制定以后，就要实施规则的操作和检查，在具体的工作中，规则应当发挥实际的作用，而不是做表面文章。在企业办公室工作中，应当把规则考虑得尽量详细，使其容易操作和执行。在表述上也要减少无关的废话，做到直奔主题，明确细则。

人性化原则。虽然精细化管理需要相应的制度，但是也要坚持以人为本的思想，在管理上考虑实际情况，通过对员工进行有效的约束和鼓励，来促进员工最大限度地发挥工作积极性和主动性，最大程度地提高工作效率。

工作链原则。 企业办公室的每一项工作和任务都应该有一定明确的工作链，在平时的工作中，应当绘制工作流程图，做好过程控制，使每一个工作环节都能够精细化，保证企业办公室的整体管理水平，达到精细化管理的目标。

精益求精原则。注意在工作中创新管理的思路和观念，树立精益求精的严谨作风，培养员工的责任感和细致精神，不断促进员工的工作改善和管理改进。

简洁性考核原则。办公室工作目标的量化和具体化要采取科学简洁的方法，并针对不容易量化的目标任务，联系实际认定边界考核条件，以减少不确定因素的影响。

为什么企业办公室要实施精细化管理

企业办公室作为一个企业的综合性部门，是企业内部行政管理和事务性管理的重要组成部分，随着社会竞争的加强和企业的不断发展，企业办公室的工作也面临着前所未有的挑战。因此，办公室工作的管理应该与时俱进，在管理的观念和模式上都要采取更加适合、更加科学的。只有通过科学化、精细化的管理，才能全面提升企业办公室的工作水平，更好地发挥办公室的服务功能，促进企业的整体发展。精细化管理对于企业办公室工作有着很大意义，也是提高办公室管理效率的有效方式。

企业办公室的主要职能有政务决策、事务管理、服务基层、服务中心工作等等，看似是各种繁杂的工作，其实占有非常重要的地位。企业办公室职能发挥的状况直接影响着企业的整体工作成效。据有关调查，最近几年我国企业办公室参与政务和搞好服务的工作水平都得到了一定提高，但是也存在一些问题和不足。其中，工作流程不够精细是很多企业办公室工作的共同缺陷，这直接导致了岗责体系不全，责任不能落实到位，工作效率也由此不能提高。因此，企业办公室工作应该做到精细化管理，科学化管理。

如何实施精细化管理

企业办公室工作的精细化管理是提高办公室整体管理水平的重要途径，要做好办公室管理精细化，就要从管理观念、岗位设置、规章制度、绩效评价、人员素质等方面做起，人之对待每一个方面的建设与工作，全面实现企业办公室工作的精细化管理。

管理观念。建立科学的、与时俱进的管理观念，围绕企业发展来进行管理，为领导决策与基层工作服务。注重办公室职能的转变和执行能力的增强，同时，不可忽视工作中的细节问题。

人员培养。企业办公室的精细化管理的关键在于人，也就是说，要提高办公室干部队伍的管理能力。加强企业办公室管理人员的作风建设和素质培养，有利于推进办公室工作的科学化管理。办公室工作的综合性很强，要求相关人员不仅要具备过硬的理论水平，还需要较强的实际操作能力，因此，要加强办公室人员的学习和素质培养。

流程设置。明确各自的职责。企业办公室要分解工作内容，优化工作流程，引导员工按照规章制度开展工作，不越位，不缺位。在工作中还要建立监督与管理体系，例如调查研究、档案管理、信访、值班等工作，以确保工作环节顺畅，员工能够按规章办事。另外，还要做好相关协调工作，各个部门积极配合，将工作做好。

考核评价。岗位责任的落实需要依靠科学的考核评价体系，否则，岗位职责也形同虚设，互相推脱责任的现象也将出现。只有进行严格的监督与考核评价，才能使办公室的各项规章制度得以贯彻执行，促进办公室工作的科学、精细化管理。要保证企业办公室精细化管理有效实施，就必须认真检查实施效果，并建立回馈机制，以便及时发现实施过程中的问题，加以改善和提高。当然，考核内容和标准要科学化，要尽可能量化。可以运用多种多样的考核方式来反应真实客观的情况。办公室要努力形成精细文化，让每一位员工在工作过程中树立起精细化的意识。

运用科学技术。 企业办公室精细化管理会产生大量的信息和数据，还要时常面对资料的收集整理、加工分析等工作，这就要求促进办公室的信息化水平。因此，办公室管理工作也不能继续停留在以前的水平，加快信息化建设的脚步是现代办公室管理的必然趋势，也是提高办公效率，降低管理成本的有效措施。科学、准确的办公程序也促进了办公室工作的精细化管理。

不断创新。在办公室管理中，规范性方法是基本的、不可或缺的要求和手段，然而在规范性的基础上有所创新，才能够更好地切合实际情况，提高管理水平。创新的关键在于细节，办公室工作的不断改善可以通过对每一个细节的不断改善来实现，从而也可以取得巨大的成效。因此，细节创新是办公室管理创新的方向和动力，同时，注重细节的创新也是精细化管理的重要表现。

企业办公室精细化管理是一种科学的管理理念与管理技术，它全面落实了科学发展观，围绕企业的中心工作，把握企业办公室工作的内在规律，推进管理创新，实现工作流程的优化以及制度的科学严密。精细化管理是提高企业办公室工作水平的重要保障，有利于制度的完善性，有利于考核评价的科学性，还有利于工作责任的落实。因此，企业办公室工作中的精细化管理是具有客观必要性的。（作者供职于宁夏电力公司宁东供电局）