工程设计企业电子档案的管理

吴东婷 石玥琪 刘 霁

(中国电子工程设计院，北京 100840)

1 引言

在工程设计领域，随着信息技术的飞速发展和CAD技术的广泛应用，工程项目各种相关电子文件已成为企业生产、经营和管理活动中的主要产出物之一，也是企业重要的技术资源和宝贵的知识财富。在新形势下，如何应用现代信息技术对电子档案进行规范化管理，使其能够完整收集、安全存储、有效利用，充分发挥其重复使用效率，这对设计企业档案管理部门和档案管理工作者来说，是一个新的挑战，也是设计企业面临的重大课题之一，本文将结合我院实际围绕这一课题展开讨论。

2 工程设计企业电子档案管理历程与普遍存在的主要问题

2．1 电子档案管理历程

电子档案管理从二十世纪九十年代中期在设计企业起步至今，经历了十多年的历程和大致两个发展阶段:第一阶段是档案管理的电子化阶段，这一阶段主要工作内容是引进图档管理系统软件，利用它完成档案信息的整编、录入，甩掉了档案手工检索卡片，实现了档案检索和借阅管理的网络化、电子化;第二阶段是电子化的档案管理阶段，这一阶段档案管理呈现出许多与以往不同的新特点，主要体现为:要管理的档案文件已经是电子化的文件，档案的信息也已经电子化，并存在于电子介质或者各种管理信息系统之中。对于电子档案管理出现的新特点、新变化，很多设计企业一直进行着有效管理的研究和探索。我院近年的实践经验是:通过引入光盘库存储系统，并将图档管理系统纳入企业综合管理信息系统平台，可从电子化设计文件产生之初即有效地管理这些文件，是解决设计企业电子化档案有效管理的一条可行之路。

2．2 电子档案管理普遍存在的主要问题

2．2．1 电子文件不能完整收集

与其他设计企业一样，我院在企业生产、经营和管理活动中产生最多的电子文件主要是以“．DWG”为后缀的图形文件和以“．DOC”与“．XLS”为后缀的文本文件及表格文件。随着企业业务的不断拓展，所做项目的逐年增多，各类电子文件的大量产生给企业电子文件的归档和管理带来很大困难。2009年以前，我院工程设计电子文件的归档主要采用以下两种方式:一是通过在网络协同工作平台上建立项目归档区，当项目完成后，由项目经理统一将各专业设计电子文件整理后放入归档区，再由档案管理人员从归档区取出完成移交归档;二是当项目完成后，由项目经理统一将各专业设计电子文件收集并向档案管理部门手工移交归档。由于采用这两种方式收集归档的电子文件均未经过规范化处理，也没有对电子文件进行有效分类和整理，存在同一电子文件名下有多个图形、图形主文件与所带外部参照文件大多数没有绑定甚至丢失、图形文件所用到的字型字体文件没有一并收集、纸介与电子文件也没有确定对应关系等问题。因此，很难保证电子文件的完整性和真实性，也很难判断归档文件是否为最终版电子文件。另外，对于大量含有多图形的电子文件需要手工拆分、所带外部参照文件需要逐一与主文件绑定、工程项目信息需要从图签中提取等，不仅耗时，而且很容易人为造成错误。面对成千上万份移交归档的电子文件，常常会出现一个项目的电子文件归档不完整、不是最终版本或因绑图和拆图失败造成电子文件内容严重失真等问题，从而导致一些电子文件只能作为资料而不能作为档案来保存。

2．2．2 电子档案数据不能安全存储

电子文件自身存在易更改，易丢失等特点，因此电子档案的安全存储问题就成为企业电子档案管理的重点内容之一。2009年以前，我院将日常归档的工程设计电子文件主要存放在图档管理系统服务器硬盘中，但随着我院对早期硫酸底图进行数字化扫描处理工作的开展，每年约有十几万张“．TIF”格式的历史电子档案也相继进入图档管理系统中，这不仅给服务器存储空间带来压力，而且存在重大数据安全隐患。一旦服务器硬盘损坏，或因操作不当等人为因素对服务器上的数据进行修改或删除，将会造成无法弥补的损失。所以，我们又对服务器硬盘上的档案数据同时作了进行光盘离线备份，形成大量光盘档案。虽然通过异质备份能够有效降低电子档案丢失损坏的风险，但因查找和读取光盘的速度慢，又影响了档案资源的利用。因此，我们必须寻求新的解决方法，在缓解服务器存储空间压力的同时，保证电子档案数据的长期有效保存。

2．2．3 电子档案不能有效利用

随着我院业务的不断发展，所属二级设计公司相继成立，并且分散在院外各地，而纸质图纸的借阅给设计师带来很大不便，设计人员利用企业图档管理系统浏览电子档案的需求也随之增加。但是，由于我院原企业图档管理系统是一个独立系统且版本较低，并受自带浏览器不能浏览高版本图形电子文件、跨地域访问的限制等原因，已经不能满足设计人员在线检索和利用电子档案的需求，极大影响了我院电子档案的重复使用效率和设计资源的共享利用。因此，解决我院电子档案利用瓶颈的关键问题在于升级改造原有系统，最大限度提高电子档案的重复使用效率。

3 工程设计企业电子档案管理新技术措施和方案

3．1 图档管理系统纳入企业综合管理信息系统平台

将图档管理系统纳入企业综合管理信息系统平台，是我院为实现电子文件完整收集以及提高电子档案重复使用效率而采取的重要技术措施和方案。

3．1．1 实现电子文件完整收集

2009年，我院在综合管理信息系统建设总体方案设计时，将图档管理系统纳入统一基础设施和数据库上的应用系统之一。到目前为止，我院综合管理信息系统平台建设任务已基本完成，该平台基于SOA(面向服务架构)技术、集成综合办公、人力资源管理、经营管理、项目管理、协同设计与出图打印管理、图档管理和知识管理等系统为一体，是实现设计协同与管理协同紧密结合的平台。通过该平台，可自动提取项目管理和工程设计中的相关信息，使从图形设计、校审到图纸打印归档过程更严谨条理、井然有序。在出图打印系统中，能自动完成拆图和拼图;自动收集外部引用文件、字型字体文件和打印样式文件;自动生成条形码，建立电子与纸介文件一一对应关系，保证了电子文件的有效性;在出图打印过程中，通过自动识别图签信息，对图纸进行自动分类整理，并按项目、子项、专业建立电子图纸目录结构;在纸质图纸归档时，通过扫描打印过程产生的唯一条形码，可将存储在服务器上与之相对应的电子文件直接收集到图档管理系统中，使电子档案数据结构一目了然。采用此种电子文件归档方式，不仅简化了电子文件归档流程，省略了图形电子文件的手工绑图与拆图作业，而且也解决了其最终版本的归档问题，真正实现了以项目为单位的电子档案数据的完整收集和自动分类与归档。

3．1．2 实现电子档案有效利用

在企业综合管理信息系统平台的网络环境下，我院新的图档管理系统既支持院内局域网的本地访问又支持院外广域网的异地访问，不论是在院内或院外，只要能上网，设计人员都可以利用系统中的文件查询功能，检索并浏览工程设计类、工程项目类和技术研发类电子档案资源。同时如有需要，经过相应的审批手续并获得授权后，设计人员也可利用系统的电子档案在线下载功能，下载已完成项目的设计文件，将充分利用和借鉴已有的设计知识运用于新设计项目中，从而简化设计过程，缩短项目设计周期，真正实现企业电子档案的有效利用和全院资源共享。

3．2 引入光盘库存储系统

引入光盘库存储系统，是我院为实现电子档案数据安全存储，有效管理光盘载体资源，在线利用光盘电子档案而采取的重要技术措施和方案。

3．2．1 实现电子档案数据安全存储

随着企业电子档案的日积月累，特别是对历史档案资料进行数字化处理而产生的大量电子化档案数据，给我院的图档管理服务器带来巨大存储容量压力和重大安全隐患。为了缓解服务器存储容量压力，实现电子档案数据安全存储。2009年，我院在建设综合管理信息系统以及企业数据中心的同时，引入了NETZON光盘库二级存储系统。该系统利用信息数据分级存储管理技术，采取了光盘与服务器存储相结合的方式，既能实现电子档案数据的安全存储，又能实现对光盘载体资源的有效管理和实时在线利用光盘库电子档案。

光盘库作为我院数据中心图档管理系统数据库服务器硬盘的下一级存储设备，通过管理软件可将硬盘中不变化、使用率较低的数据按照指定的策略自动迁移到光盘库存储设备上［1］。当需要使用这些数据时，分级存储管理系统会自动将这些数据从光盘库调回到服务器硬盘上。自动迁移到光盘库存储设备上的数据，我们按类进行整理、刻录，并给每一类数据建立一个卷组。同一卷组中的光盘可以看成是一张可以无限扩大容量的光盘，每格式化一张光盘到该卷组中，卷组的容量就会增加一张光盘的容量。利用光盘库存储设备具有容量无限扩充的优势，选择其作为服务器硬盘容量的扩充，既能缓解服务器存储容量压力，又能解决电子档案数据安全存储问题。因此，我们在服务器上只存放近10年的档案数据，其余早期的档案数据全部存放在光盘库中实现在线调阅。利用光盘库存储设备对电子档案数据进行备份，存储的数据一旦刻录，就形成只能读取不能更改的数据，安全系数增加，从而实现了电子档案数据的安全存储，也为服务器节省了大量的存储空间。

3．2．2 实现对光盘载体资源的有效管理

随着我院电子档案数据的逐年增加，存储电子档案的光盘数量也随之增加。单靠档案管理人员手工在盘片上做记号和做光盘数据刻录记录表，并在大量的光盘中来查找具体档案数据存放位置，工作效率很难提高。我院引入光盘库存储系统之后，档案管理人员和用户都可利用系统自带的POINT管理软件数据检索功能，通过设置卷标、目录、文件等检索条件快捷方便地找到存放到光盘库中的数据。即使光盘离线，软件的离线管理功能也可快速找到光盘。我院通过光盘库存储设备，实现了对光盘载体资源的有效管理。

3．2．3 实现对光盘电子档案的在线利用

利用光盘库中的电子档案数据有两种方式:光盘库共享和利用光盘库POINT管理软件。当用户访问光盘库时，可以像拥有本地硬盘一样来访问光盘库中的资源。但是，考虑到我院企业电子档案的保密要求，我们不采用光盘库共享方式，而采用光盘库POINT管理软件方式，实现对光盘库资源的在线利用。

由于存放在光盘库中的数据多为历史档案数据，为防止用户因操作方式不当而造成光盘库中数据的丢失或损坏，必须通过光盘库POINT管理软件的用户管理功能对访问光盘库的用户进行权限设置。除光盘库管理人员外，其他用户只可被赋予检索权限，即只能在光盘库中检索到数据的相关条目信息，但不能对数据进行在线浏览。如需借阅，可联系档案管理人员，经过相应的审批程序后，方可进行在线浏览和拷贝。

4 工程设计企业电子档案的备份

电子档案安全存储是档案真实、完整、可利用的前提条件。不论采用何种介质作为电子档案的载体，都可通过数据备份方式提高其存储安全性，从而降低数据丢失损坏的风险。

4．1 存放在服务器硬盘的电子档案数据备份

存放在硬盘上的电子档案数据将通过我院新建成的数据中心进行统一管理备份，由备份服务器根据设定好的计划定期发起备份，服务器向IX1500硬盘的数据区发出读取控制指令，待备的数据通过局域网传输至备份服务器，然后备份到服务器的磁盘阵列中。为了不影响各个业务系统的正常运行，我们采取每周一次的完全备份和每天的增量备份相结合的数据备份策略，以保证数据备份的效率［1］。

4．2 光盘库中电子档案数据备份

随着时间推移，光盘信息层的磁性会发生退化，加之使用次数的累计，最终导致光盘边缘处的磨损、光盘存储的信息不能再读取或不完整，为了保证光盘数据的有效存储与完整读取，光盘库中的数据会刻录两套，即为A、B套。A套放在光盘库中，为用户提供在线检索服务，B套将光盘连同光盘匣一起从光盘库中拿出，人工转移到异地离线保存。光盘匣在光盘库中可以直接进行热插拔操作，当光盘匣内的光盘写满数据而不再使用时，便可将光盘匣直接拔出，再将光盘匣放入光盘柜中，给予光盘双重保护，在有效地保护光盘寿命的同时实现灾难备份。

同时，对于光盘载体的存储备份，可以采取阶梯备份保存的方式。由于A、B两套光盘是同时刻录，光盘的有效存储期限相同。为了避免A、B两套光盘在同一时间段损坏，在刻录后的某个时间点，将其中一套再次刻录，从而形成阶梯式的备份数据。

5 工程设计企业电子档案载体的存放环境和定期检验

5．1 电子档案载体的存放环境

目前，工程设计企业存放电子档案的载体以光盘为主，而光盘载体大多采用聚碳酸酯作盘基，铝或其它金属质膜作反射层，聚丙烯酸脂作保护层制作而成。如果使用或保存不当，极易损坏。因此，需要为载体创造良好的保管环境，从而保证电子档案数据的安全。

光盘匣本身具有防磁、防尘、防光的功能。因此，将光盘放入光盘匣中保存可减少对光盘本身的磨损。光盘匣以正立放置，不被挤压为宜。周围环境的温度需保持在17℃ ～20℃之间，相对湿度保持在35% ～45%之间。存放地点做到防火、防虫、防鼠、防盗、防湿和防高温［2］。

5．2 电子档案载体的抽样检验

电子档案光盘载体的定期抽样检验，是为了防止光盘因外界环境因素的影响而出现错误，从而规避数据丢失的风险。我院每年会对存储电子档案的光盘载体进行一次抽样机读检验，如发现有无法读取的光盘，及时找出相应的备份光盘，做好数据的复制工作，以保证数据的有效存储。

6 结束语

工程设计企业电子档案是企业重要的技术资源和宝贵的知识财富，做好工程设计企业电子档案的管理，充分发挥电子档案的重复使用效率，使其更好地服务于企业的生产、经营、管理和科研业务建设等活动，真正实现档案管理工作的规范化和信息化，是企业档案管理部门的重要职责，也是档案工作的终极目标。

［1］张瑞祥等．设计企业信息数据集中存储系统平台建设［J］．土木建筑工程信息技术，2010，2(1):12-17．

［2］《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117－2007)