高校图书馆数字资源利用危机的4R管理分析

贺梅萍 吕 健

（广西工学院图书馆，广西 柳州 545006）

1 引言

数字资源已经成为高校图书馆重要的资源类型，据专家推测，到2025年，图书馆组织的数字资源将从2005年占总馆藏的10%增加到60%[1]，但国内学者调查显示，多数高校图书馆数字资源利用率低，只有少数重点大学图书馆电子文献的利用情况比较乐观，数字资源利用危机在国内高校中普遍存在，与数字资源利用危机相伴的现实情况则是大多数高校图书馆经费的捉襟见肘。笔者试图引入危机管理的4R理论，探索解决高校图书馆数字资源利用危机的途径和方法，为拓宽数字资源的发展空间提供参考。

2 数字资源利用危机因素分析

高校图书馆之所以不同程度存在数字资源利用危机，其原因是多方面的，主要表现在以下5个层面；

2.1 数字资源采购体制不完善

目前，我国高校数字图书馆资源采购与整体评估还不完善，没有相应的数字资源采购评估体系、标准和方法，为合理评价各类数字资源产品带来难度，因此，在引进资源时带有一定的盲目性，所引进的数字资源未能真正反映数字资源库建设与高校学科建设及读者需求间的关系，没有将有限资金购买效率最大化。

2.2 数字资源标准不统一引起的利用危机

我国的数字资源生产尚处于一种无序的竞争状态，各图书馆或数据库开发商各行其是，自由发展，在数据库建设的标准化和规范化方面处于比较混乱的状态，各系统有各自的标准。如我国现有的四大电子图书生产商（超星、书生、中数图、方正）提供的数字资源在存储格式、显示方式、阅读软件等基本上是各自为政，软件格式互不兼容，缺乏实用性与通用性，这显然使资源的共享、整合和利用大打折扣。

2.3 学院领导的重视程度不够

绝大多数院校领导都十分重视招生、就业和教学，至于图书馆，馆藏资源达到评估标准即可，而不是更加关注可使用资源量。与此并存的是高校图书馆在数字资源建设过程中主体地位的丧失。如高校图书馆在文献资源的招标工作中普遍存在一种不良倾向，即在招标小组成员构成中本应作为主体的图书馆专业人员所占的比率非常有限。一般而言，在招标小组中图书馆专业人员所占比例不应低于1/3，但实际上，能达到这一比例的非常少，造成在整个招标过程中图书馆的话语权无法得到有效保证。同时，在数字资源的采购中，还存在领导的长官意愿左右图书馆资源采购的现象。主要是指大学现存的过度行政化管理机制导致图书馆的所有采购项目必须得到领导的批准才能实施，而领导对于自己不熟悉的学科专业资源往往会由于经费的不足而不予考虑，而对与领导所学专业有关的资源往往会优先批准，不管其是否符合学校整体发展的需要。

2.4 观念陈旧落后

缺乏资源共享观念，只想分享他人的资源，不想把自有资源提供给他人的思想已经根深蒂固。无论是馆长、馆员，还是院领导，都还没有完全消除传统的“大而全”、“小而全”的资源建设观。不十分了解当今图书馆资源建设发展的趋势，也不了解获得资源的多种渠道，这种现象在一些小馆尤为突出。有文献指出，只要经费允许，许多高校馆就追求面面俱到，片面追求资源的长期拥有，结果就是镜像站以及其他硬件的重复建设，造成当前对文献信息资源低水平重复购置的局面，本来就很有限的经费未能发挥良好的效益[3]。

2.5 忽视对用户的宣传和培训

许多图书馆引进新数字资源后，只是在网页上进行推荐，很少再做深入的宣传推介，也很少开展用户信息能力的培养以及信息需求引导等方面的工作。甚至许多读者不知道图书馆有数字资源可以利用，不重视读者培训是高校图书馆普遍存在的问题[4]。从习卫妮的硕士学位论文《我国高校图书馆数字资源建设的调查研究》[5]调查所得的数据来看，有34.2%的用户几乎不使用图书馆的数字资源，秦皇岛市4所院校中有64.1%的受调查者不知道数字资源可以利用。孙秀丽在《高校图书馆数字资源建设与利用的调查分析》[6]一文中指出，尽管有55.5%的用户认为利用数字资源的能力相当重要，但他们并不倾向于接受图书馆的各类培训或向图书馆员咨询，他们更多地倾向于向身边的人请教或自己在实践中摸索。这其中一个重要的原因是图书馆的各种培训和讲座缺乏吸引力，图书馆现有的信息素质教育方式对用户的有效性明显不足。

3 引入4R理论的可行性分析

3.1 什么是4R理论

4R理论是一种危机管理理论，由美国危机管理专家罗伯特·希斯（Robrt Heath）于1994年在《危机管理》一书中率先提出。危机管理4R模式由缩减力（Reduction）、预备力（Readiness）、反应力（Response）、恢复力（Recovery）4 个阶段组成。4R管理框架是危机管理的基本框架之一，它是指企业领导者应该围绕危机管理的4个过程减少危机情境的攻击力和影响力，使企业做好处理危机情况的准备，尽力应对已发生的危机以及从中恢复。尽管该理论主要用于企业管理领域，但“他山之石，可以攻玉”。笔者认为把4R理论应用到高校数字资源利用危机的实践管理中，同样也能发挥重要作用。

3.2 如何利用4R理论应对高校图书馆数字资源利用危机

3.2.1 缩减阶段（Reduction）

缩减（Reduction）在4R中居于危机管理体系建设的核心位置，贯穿于危机发生之前、之中、之后，主要是预防危机发生和减少危机发生后的冲击程度。在缩减阶段进行风险评估，是危机管理的第一道防线。对于高校图书馆数字资源建设而言，缩减阶段不是主张缩减对数字资源的投入，而是应该完善图书馆采购机制，建立符合本馆实际情况的数字资源采购评估体系。一般而言，只有在数字化资源数量达到一定规模、质量达到一定水平，用户所需信息能够查全、查准的情况下，用户才能更主动地利用数字资源。因此，各高校图书馆在数字资源的购置过程中，要了解图书馆资源建设的方针、目标，了解用户的特点和需求，注重投入产出比的测算与衡量，对将要引进或已引进的数字资源的内容、利用效果、性价比及售后服务进行评估与比较研究，得出可能产生的负面结果，从而防患于未然。如徐俐华在《高校图书馆数字资源建设的再思考》中提到的数字资源建设6原则就值得参考与借鉴[7]。

于2015年3月至2016年2月对本地户籍儿童、本地居住但无户籍的省内外儿童进行调查;居住时间≥3个月,年龄3—10岁,儿童及其监护人均自愿接受调查。调查流动儿童共计760名,男412名,女348名。

在资源采购方式的选择上，可以加入文献集团采购，实现资源共享。实践证明，集团采购模式对于增强高校与数据库商的谈判能力，降低采购成本发挥了很大的作用，极大缩减了数字资源利用的危机。

此外，馆长、馆员、用户及校领导都要具备资源共享的理念，以形成正确的资源建设观，这就需要领导和用户积极主动了解图书馆数字资源建设发展的趋势，学习掌握目前资源共享开展的途径与可利用的资源，以促进我国高校图书馆数字资源的共建共享，维持高校图书馆之间利益的平衡，减少资源的重复建设，提高资源的利用率。

3.2.2 预备阶段（Readiness）

预备（Readiness）包括预警和监测两个方面，它们在危机管理中是一个整体。数字资源利用的危机与海啸、水灾、地震等自然灾害带来的危机有很大不同，它具有很强的隐蔽性，很难进行科学的计算与评估。但是可以进行预警和监测。信息收集就是很好的手段。只有对各种存在问题的相关信息进行系统扫描，才能收集其中可能导致危机产生的信息[8]，进而对危机实施预警。

3.2.2.1 读者需求信息问卷调查。问卷调查法是使用最广泛的监测方式。针对数字资源所作的调查主要用于以下几种情况：一是针对数字资源的内容和类型，主要适用于有意向购买或者准备停订的数据库，将调查得到的信息作为订购或停订的依据。二是针对某些学科所作的调查，主要是弄清这些学科的数字资源使用情况、需求情况以及各学科专业的馆藏与用户的专业知识结构是否相适应。三是全面调查，即在全校范围内针对所有数字资源所作的调查，主要了解图书馆数字资源配置及利用的整体情况，为各学科、各类型数字资源的平衡提供依据。读者调查方法除传统的座谈会和印刷型问卷调查法外，还可以采用网上问卷调查、E-mail问卷调查、BBS专题调查、利用视频技术进行虚拟读者座谈会等。

3.2.2.2 数据采集分析。数据采集源主要有两种途径：一是数字资源厂商提供的统计数据。目前，很多数字资料提供商能提供较为详细的访问统计数据。常见的数据指标有：检索次数、登录次数、下载全文或文摘次数等。二是图书馆自己采集的统计数据。将这些数据挖掘出来存储到分析系统中，使数字资源利用跟踪过程智能化，此种方式调查准确率高，对分析读者资源利用行为及规律非常有用。统计者要对所收集数据进行整理、比较、挖掘、分析，以保证统计结果的科学性。

3.2.2.3 图书馆工作人员日常服务监测。馆员在日常服务中应关注数字资源的使用情况，尤其是负责电子阅览室的馆员，在工作中随时为读者提供辅导，并留有记录，定期分析，为馆领导提出合理化建议，在数字资源推广和资源建设中做出应有的贡献。

3.2.3 反应阶段（Response）

反应（Response）是对于发生的危机在有限信息、有限资源和有限时间条件下寻求满意的处理方案，迅速从正常情况转换到紧急情况。数字资源利用危机一旦爆发，就有较强的破坏性，甚至可以引发图书馆的管理危机和服务危机等，所以必须建立快速反应机制，快速控制，查出原因，在最短的时间内把危机解决，并做好善后工作，笔者认为可从以下几个方面着手：

3.2.3.1 利用高校图书馆网站宣传。图书馆网站，尤其是图书馆网站的主页是宣传电子资源的最佳窗口。在图书馆网站主页上设置“电子资源宣传”等栏目。图书馆应根据资源特征和读者需求提供多种服务项目，如信息检索与浏览、用户教育和培训、使用帮助、用户交流、多种方式的数字参考服务，采用多媒体技术及时报道新购买或计划引进的电子资源，及时回答有关电子资源使用方面的问题。根据调查显示，有94.6%的用户喜欢阅读PPT，所以图书馆非常有必要做好这项工作。3.2.3.2 整合各类数字资源，提供集成信息检索服务。李作化指出，72%的用户认为检索和浏览功能是评价数字资源可用性的重要标准，几乎所有用户都将检索途径和检索效果作为数字资源评价标准[9]。为了使读者有效、快捷、便利地使用电子资源，图书馆就必须整合所订购的数字资源，将各个相对独立的资源系统中的数据按照一定学科体系组织融合新的有机整体。国内有少部分图书馆利用自身的技术力量，对各种异构的数据库资源进行整合，提供集成信息服务。但是有些集成服务系统只提供一种或者较少的检索途径，或者只是提供对所有数据库的集成检索，不能满足用户对特殊数据库信息检索的需求。因此，集成化检索平台需要提供更为人性化的集成服务。目前，许多高校图书馆都对此进行了一些有益的探索。如北京大学图书馆把购买的电子资源按文献类型分为数据库、电子图书、电子期刊，每一类提供音序和学科分类查询，并由CALIS和北京大学图书馆共同开发了资源统一检索平台。该系统提供了基于异构系统的资源跨库检索（一站式检索）服务，用户可按学科、数据库名称、文种输入一个检索式，便可以获得多个数据库的查询结果，方便使用。

3.2.3.3 做好网上免费资源的整合工作。高校图书馆担负着为教学科研服务的重任，图书馆技术人员可依照本校的科研课题、各系部不同阶段的教学重点和学校组织的各项活动等，有针对性地搜索相关网站或相应信息，通过技术手段进行整合，把它们链接到图书馆网站上。图书馆工作人员还应主动收集、组织、整理、筛选开放存取资源、“非正式”或灰色数字资源并以方便的平台提供用户使用。高校图书馆在这一方面也作了一定努力，许多图书馆网络都有求职招聘网站、各种搜索引擎、国内大学图书馆、免费信息资源等链接，但整合工作的广度和深度还需进一步加强。总之，我们需通过对网上数字资源的整合，使读者慢慢形成一种“思维定势”，一旦需要首先登录图书馆网站进行查找。

3.2.3.4 加强数字资源的宣传、读者培训工作。数字资源的宣传与读者培训工作密不可分，相辅相成，只宣传而不培训，读者依然不会利用；只培训而不宣传，培训也不可能收到很好的效果。所以最恰当的做法是宣传和培训相结合，图书馆可以通过图书馆网页、学校网页、重要位置的宣传栏等进行主动宣传，争取让更多的读者得知信息并接受培训。

要进一步加强对用户的培训以提高资源的利用率。对于学生而言，笔者认为图书馆要抓好新生入馆前培训和学期中的各种培训。如可以在校园网上开设在线服务讲座，将重要数据库的使用方法和技巧课件公布在图书馆网站上，将相关检索教学内容制成多媒体光盘供用户使用，还可以利用读者互相培训的方式。对于教师和科研人员而言，要及早安排时间避免与教学和实验冲突，然后分批、分层次、分学科在各院系进行专场培训和讲座；负责培训的馆员必须完成定量的任务，而且必须有受训教师的认可签名，这样才能真正保证培训达到预期的效果。

3.2.4 恢复阶段（Recovery）

恢复指对危机的影响和后果进行分析，然后有针对性地制定恢复计划，高校图书馆面对数字资源利用率低的困境，最关键的就是培养用户自主构建利用数字资源的意识和习惯。

培养用户自主构建利用数字资源的意识和习惯是一个比较漫长的过程，这就要求图书馆有计划、有步骤地对读者实施教育，逐步培养读者“自我构建”的意识。许多大学生自从踏入高校的大门，思想就松懈下来，图书馆的电子阅览室对他们来说就是上网休闲娱乐的场所，所以其利用数字资源意识和习惯的构建必须有他人的帮助和支持，这就要求图书馆员做好促进者和提问者，除了对学生进行入馆前培训，信息检索课的任课老师还可以给他们规定一些必须完成的作业，使他们多接触图书馆的数字资源，逐步构建自主学习的能力。对于教师和科研工作人员而言，图书馆可以尝试按照学科信息素质评价标准进行信息素养教育[12]。按照教学、科研创新的特征组织教学内容和教学管理体系，从而提高数字资源的利用率，使数字资源的利用从危机中恢复过来。

总之，笔者认为4R理论完全可以应用到高校图书馆数字资源利用危机的管理实践中，根据缩减力理论，图书馆可以对采购的数字资源进行风险评估，加入图书集团采购，尽可能多地购买数字资源，树立资源共享的理念，缩减危机带来的负面影响；应用预备力理论，在日常管理中运用危机监测和预警系统，关注数字资源的使用情况；应用反应力理论，发现危机并及时作出反应；最后根据恢复力理论，培养读者自主学习的意识和习惯，从根本上消除高校图书馆数字资源利用的危机。

[1]赵继海.学术环境的变迁与大学图书馆发展战略.[2010-05-07].http：//lib.zscas.edu.cn/libraryweb-m/BE-ed28/Upload-file/20081118112121478.pdf.

[2] 谢倩虹.高职高专图书馆数字资源建设策略研究.科技情报开发与经济，2007（18）：16-17.

[3] 钟翠娇.基于共建共享的高校图书馆信息资源配置策略.图书馆学研究，2010（11）：53.

[4] 黄晓玲.我国文献信息资源共建共享若干问题的思考.图书馆，2006（4）：56-60.

[5]习卫妮.我国高校图书馆数字资源建设的调查研究.武汉：华中师范大学，2008.

[6] 孙秀丽.高校图书馆数字资源建设与利用的调查分析.图书馆学报，2008（6）：45-46.

[7] 徐俐华.高校图书馆数字资源建设的再思考.图书馆，2006（6）：97-98，116.

[8]杜西红.图书馆危机管理中信息预警问题研究.河南图书馆学刊，2010（4）：24-26.

[9] 李作化.高校图书馆数字资源建设.情报科学，2009（7）：1046-1048.

[10] 焦阳.提高高职院校图书馆数字资源初探.科技情报开发与经济，2007（17）：37-41.

[11] 张新，蔡金中.高校图书馆文献信息需求调查与分析.津图学刊，2004（6）：59-61.

[12]张晓林.走向知识服务——21世纪中国学术信息服务的挑战与发展.成都：四川大学出版社，2001.

[13] 梁晓天.高校图书馆数字资源建设中的过度消费研究.图书情报工作，2010（19）：86-87.