招标和合同信息化管理的方法与成效

唐建生 蒋 睿 蒲莉蓉 周 兰

（中国石油西南油气田公司输气管理处，四川 成都 610213）

0 引言

随着中国石油西南油气田公司300亿大气区建设的加快，其下属单位输气管理处以管道为主体的工程建设资金投入不断增大，招投标及合同管理工作量与日俱增。按招标和合同法律制度要求，其监控环节多、审批审查繁琐、费时耗力大等问题与工程建设“时间紧、任务重”形成尖锐的矛盾。特别是招标及合同审签程序仍然停留在原始的手工签发的基础上，给基层单位的相关管理人员以及各级领导造成了很多不便。为解决管理人员为完善审签手续而疲于奔波的问题，同时也为领导审签提供便捷有效的方式，针对传统的招标和合同审签管理存在的问题，有必要建立一个招标及合同审签管理工作的协同工作平台，实现项目招标及合同的“审批规范化、操作透明化、过程网络化、监督实时化”，保证招标工作和合同审签工作的信息畅通、资源共享、优质高效，提高招标及合同审签管理的工作效率和管理水平。

1 系统构建方法

1.1 输气处招标审签系统

按“招标计划、招标申请及招标文件、可不招标申请、招标授权委托书、评委选定表、不良记录评标表单、开评标议程、评标及评标报告和定标审定、中标通知书、招标程序资料保管签认单、电子市场采购邀请函及审签表、招标项目台账”等内容，分别设计12大模块程序，具备录入、审核、查阅、下载、打印、统计等功能，实现信息化管理。

1）招标计划

各项目承办单位根据项目情况进入系统的“合同招标计划编辑”模块录入招标计划。录入完毕后自动转到“合同招标计划台账”模块，并可按照时间及类别对录入的计划进行筛选。系统可自动导出《输气管理处招标计划表》，招标管理部门可根据该表督促项目承办单位开展招标工作。

2）招标申请及招标文件

各项目承办单位根据项目实际情况进入系统的“招标申请”模块录入招标申请的基本信息，并将招标文件作为招标申请的附件上载。招标申请按照所选择的流程由各个相关业务部门审查，并经项目分管领导及招标分管领导审批。由输气处自行审批的限下项目，经项目分管领导及招标分管领导审批同意后即可开展招标工作。由分公司审批的限上项目，经输气处项目分管领导及招标分管领导审查同意后，报分公司手工审签。审查审批完结后，其扫描件可作为合同审查的附件向“股份公司合同系统”上传。

3）可不招标申请

各项目承办单位根据项目情况进入系统的“可不招标申请”模块录入基本信息。按照所选择的流程由各个相关业务部门审查，并经项目分管领导及招标分管领导审批。由输气处自行审批的限下项目，经项目分管领导及招标分管领导审批同意后即可开展可不招标工作。由分公司审批的限上项目，经输气处项目分管领导及招标分管领导审查同意后，报分公司手工审签。审查审批完结后，其扫描件可作为合同审查的附件向“股份公司合同系统”上传。

4）招标授权委托书

招标管理岗进入系统的“委托授权书”模块提出委托授权申请，由处长网上审批后，即可由委托人作为该项目招投标工作的负责人，全权负责该项目的招标工作及与中标人的签约事项。

5）评委选定表

招标管理岗进入系统的“评标评委审查”模块提出评标评委审查申请。项目承办单位可推荐不超过三分之一的评委，其余评委在评委库中根据评委抽取条件随机抽选产生。抽取人和监督人在系统中签认。招标管理部门负责人在系统中审查签认。处长在系统中审批签认。招标管理岗下载密封，并在评标会现场开封交评标负责人。

6）不良记录评标表单

招标管理岗进入系统的“不良记录审查”模块提出不良记录审查申请。招标管理部门负责人在系统中审查签认。招标管理岗下载密封送开标现场，与开标文件一起开封。

7）开评标议程

项目承办单位进入系统的“开评标议程审查”模块提出开评标议程审查申请。招标管理岗在系统中审查签认。

8）评标及评标报告和定标审定

项目承办单位根据评标负责人对评委的评标分工进入系统的“评委评标岗位确认”模块进行岗位确认。评委评标岗位确认完毕后，由项目承办单位进入系统的“评标报告”模块提出评标报告审查申请。各评委自设密码在系统中审查签认。招标管理部门负责人在系统中审查签认。处长在系统中审批签认。其电子版可作为合同审查的附件向“股份公司合同系统”上传。

9）中标通知书

处长未授权项目由项目承办单位进入系统的“评标报告”模块提出中标通知书审查申请。招标管理部门负责人在系统中审查签认。处长在系统中审批签认。项目承办单位下载并加盖输气处行政印章后向中标单位发送中标通知书。处长授权项目由承办单位进入系统的“评标报告”模块提出中标通知书审查申请。项目承办单位被授权人在系统中审批签认后，由招标管理岗在系统中核对确认。项目承办单位下载并加盖本单位行政印章后向中标单位发送中标通知书。审签完成后，其扫描件可作为合同审查的附件向“股份公司合同系统”上传。

10）招标程序资料保管签认单

项目承办单位进入系统的“招标程序资料保管签认单”模块提出招标程序资料保管签认单审查申请。招标管理岗在系统中审查签认。

11）电子市场采购邀请函及审签表

物资采购部进入系统的“电子市场采购邀请函”模块提出电子市场采购邀请函审查申请，相关业务部门负责人在系统中审查签认，处招标分管领导在系统中审批签认。招标管理岗进入系统的“评标评委审查”模块提出评标评委审查申请。物资采购部可推荐不超过三分之一的评委，其余评委由企管法规科招标岗在评委库中根据评委抽取条件随机抽选产生。物资采购部进入系统的“评标及评标报告和定标审定”模块提出评标报告及定标审定审查申请，各评委自设密码在系统中审查签认，招标管理部门负责人在系统中审查签认，处长在系统中审批签认。系统自动生成的上述表单电子版均可作为合同审查的附件向“股份公司合同系统”上传。

12）招标项目台账

招标管理岗进入系统的“招标项目台账”模块即可导出全处的招标项目台账。招标管理岗进入系统的“可不招标项目台账”模块即可导出全处的可不招标项目台账。

1.2 输气处合同审签系统

按“合同计划、合同选商及谈判记录单、重大合同谈判方案、补充谈判记录单、内部合同（责任书）谈判记录单、合同进度或完结验收单、合同履行检查记录单及抽样信息表、合同违约责任追究单、合同资料保管签认单、合同台账及用印登记、合同被授权代理人承诺书、合同订立授权委托书”等内容，分别设计12大模块程序，具备录入、审核、查阅、下载、打印、统计等功能，实现信息化管理。其运行方法与招标审签系统类似。

2 实践成效

2.1 创新效果

1）实现了招标和合同管理创新。股份公司开发有合同管理系统，而在招标管理上并无类似的业务管理系统，因此填补了西南油气田公司招标业务信息化管理的空白。而在合同管理方面，输气处招标和合同审签系统为合同签订前期各项程序表单的信息化处理提供了必要的手段和平台，是对股份公司合同管理系统前期及后期工作的完善和补充。系统以项目关联的程序表单中所涵盖的基本信息为基础数据源，项目管理机构为信息录入端，录入的信息通过计算机处理及网络传输，使项目管理机构与各业务部门实现信息共享，机关各职能部门为网上审签协作部门，合同招标部门为归口管理部门，达到既能分散操作，又能集中管理的目的。

2）提高了管理效率，节约了管理资源。采用先进的软件开发技术和网络技术实现了招标和合同审签流程的信息化管理，解决了业务兼职人员在程序表单办理过程中审签周期长、效率低的问题。该系统开发前，全凭人工管理，每一个招标项目从招标申请开始到合同签订完成，至少需要花费1个月的时间，特别是基层作业区需要往返输气处总部机关与作业区至少3 次，平均1 500 km 路程。该系统开发后，每个招标合同平均节省工作时间10天以上，并节约了各基层单位派车派人往返总部办理审签手续等的人力和财力（按输气处年均招标与非招标审签200 余项、合同审签1 300 余份计，年均节约管理成本超过200万元）。

3）强化了业务流程逻辑顺序，规范了法律制度执行方法。通过数据录入限制和法律制度硬性约束，将每项业务程序相互关联起来进行约束控制，已在4个方面产生了正向效应：一是杜绝了因“时间紧、任务重”而将项目招标转为非招标的情况再产生。二是避免了招标过程中的人为因素影响，提高了招标与合同廉政建设水平。三是规范了招标程序表单的填制，实现了整洁、便存、快检的功能。四是确保了招标与合同的程序合法、管理合规。

4）精细了汇总、统计、分析、查询功能。各类程序表单通过网络完成电子签认程序后即可作为实施证据表单完成合同签订工作，招标和合同签订信息自动汇总形成台账，提供查询、统计和分析功能。强化业务承办单位（部门）和业务主管部门对招标和合同管理业务的控制能力，实现项目招标及合同的“审批规范化、操作透明化、过程网络化、监督实时化”。

5）提升了招标综合管理能力，满足了内控管理体系运行。该系统的开发与运用满足了与国际上市企业接轨的中国石油内控管理体系运行“程序不能少”的高标准管理和控制要求，适应了输气专业化企业生产经营和管道建设“效率要提高”客观实际的迫切需要，促进了输气处招标综合管理能力的大幅度提升。2011 年7 月，西南油气田公司招标主管部门首次对输气处招标合同管理系统进行了测试检查并对招标管理能力进行了测评。在对数十项指标的测试和检查后，评定输气处招标管理能力为95.5分，取得A 级（90 分以上）资格。这为输气处正在实施的“创国内一流天然气运营企业”战略奠定了招标合同管理方面的坚实基础。

2.2 实践应用

系统在输气处成功运行，合同兼职人员通过系统填制招标及合同管理程序表单，并可以在系统上任意查询下载、打印历史单据，管理人员可对承办单位招标及合同业务流程进行跟踪与督促整改。截至2011 年11 月，该系统已完成972 个合同、140 次项目招标的运行。系统运行稳定、可靠、高效，实现了输气处招标及合同业务的信息化管理。