编好电子稿磁盘加工有技巧

石真珍 东北财经大学出版社，辽宁大连 116025

编好电子稿磁盘加工有技巧

石真珍 东北财经大学出版社，辽宁大连 116025

图书市场的激烈竞争和磁盘加工技术的普及趋势对电子版书稿的编辑质量和效率提出了更高的要求，编辑要充分发挥“人脑+电脑”的优势，既要积累经验、丰富知识，武装大脑，又要熟练掌握磁盘加工技巧；既要从大处着眼，把握书稿的特点和水平，控制书稿的结构质量，又要从小处着手，对具体问题具体分析、处理，控制书稿的基础质量。

电子版书稿；编辑加工；质量；效率

随着计算机和互联网技术的迅速普及，利用计算机创作书稿的作者越来越多，为提高图书编辑加工的质量和效率，利用计算机（一般采用微软公司的Word中文处理器）编辑稿件的做法也越来越普遍。随着图书市场的竞争日益激烈，对于出版单位而言，把好质量关、加快出版周期、提高编辑速度都非常重要。那么，如何兼顾质量和效率呢？在书稿已经过严格的编前三审环节的前提条件下，编辑需要充分发挥“人脑+电脑”的优势，改进、优化书稿的编辑流程，提高效率，高质量地完成书稿的编辑加工。

一、判断书稿的整体质量

拿到书稿后,不要急于从头开始加工，应从大处着眼，先了解、分析书稿的整体情况。通过编前三审表，编辑可以大致了解整部书稿的质量和审稿人提请注意的一些问题，如是否有知识性错误，前后文体例、格式等是否统一。

根据笔者这几年的工作经验，电子版书稿中存在的常见问题有以下几个方面：

1.体例前后不一致

一般而言，书稿的组稿人会为作者提供编写方案，对书稿的内容、体例等提出一些要求，但是由于种种原因，有很多作者并不会按照编写方案的要求规范写作，有的书稿是有多名作者合作完成，体例统一问题往往被忽视。体例不一致的问题主要包括：章名、节名等标题级次的格式如字体、字号、是否居中等不一致；图和表的格式如图题、标题的表达形式不一致；文中小栏目如学习目标、引例、思考题等的设置格式不一致；文下脚注、文后尾注和文中题注等的格式不一致；资料来源和参考文献等著录格式不一致；其他方面如公式、项目编号和符号、底纹等的格式不一致。

2.内容有错漏之处

“智者千虑，必有一失。”不管作者在写作时多么认真，书稿中的错漏之处在所难免。以笔者接触最多的财经类书稿为例：在会计类的书稿中，容易出现计算错误，还有与新会计准则衔接的问题；在翻译版书稿中，容易出现译错单词和句子的情况；在应用经济学类如国际贸易方面的书稿中，容易出现文字描述与图表分析不一致，规则、数据过时、没有及时更新等问题；在管理类书稿中，容易出现案例资料过时、缺乏说服力，部分章节中的内容重复等问题。

3.不符合规范的问题

由于不了解出版物的相关规定和规则，作者经常忽视语言规范、符号规范、数字规范、著录格式规范等内容。这些规范大多有国家公布的标准可供参照。对于没有国家标准的，有的出版单位也自行制定相关的操作指南。

4.知识产权问题

在当今的信息爆炸时代，人们需要的任何信息都可以在互联网上找到，信息的泛滥和滥用成为一大问题，这也为模仿和抄袭大开了方便之门，所以对书稿中是否存在侵犯他人知识产权的内容这一问题要格外重视。如同一枚硬币有不同的两面，互联网在带来海量信息的同时，也为我们证实书稿内容是否系抄袭而来提供了方便。通过网络，我们可以方便且快速地找到这一问题的答案。

5.其他具体问题

除了上述几大具有共同性的问题之外，每部书稿也会出现一些自身特有的问题，如由于作者采用五笔字型输入法而造出错字，由于所引用的相关书籍存在错误导致书稿也出现错误，隐藏在行文中不易被编前三审发现的涉及政治敏锐性的句子等。

二、用“分节符”为编辑加工做好准备

在开始加工之前，编辑应根据需要将书稿拆分成不同的“节”，为编辑加工做好准备。在默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，但编辑经常需要在一页之内或多页之间采用不同的版面，这时“分节符”就有了妙用。

编辑可以利用不同的分节符类型满足不同的需要：

1、下一页。插入“分节符”之后，新的“节”从下一页开始，适用于在不同页面上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，改变页面的纸张方向、纵向对齐方式等。

2、连续。插入“分节符”之后，新的“节”仍然在同一页，主要用于在同一页面上创建不同的分栏样式或设置不同的页边距。

3、奇数页。插入“分节符”之后，新的“节”从下一个奇数页面开始(以页码编号为准)，可用于将新的章节题目排在奇数页。

4、偶数页。它的功能与奇数页“分节符”类似。

“分节符”是排版的好帮手，它包含很多版式信息，可以为编辑工作带来诸多便利。

三、巧用Word菜单进行批量处理

对于书稿中部分不一致和不规范的问题，编辑可以利用Word“编辑”、“格式”、“插入”等菜单中的工具进行批量处理，快速、方便地解决一些统一问题。

1.利用“格式”菜单中的“样式和格式”子菜单统一标题级次及其他格式

在一般情况下，作者已经在书稿中设置了标题级次，但是其格式前后可能不一致，这时编辑可以在“样式和格式”中对各级标题分别进行统一处理。例如，在正文中，将光标放在任意一个一级标题上，“样式和格式”任务窗格中就会显示该级标题的格式，在其右侧点出下拉菜单后，把所有的一级标题选中，就可以在“新样式”或者常用工具栏中将其统一设置为目标格式。统一标题级次是一项很重要的工作，有利于自动插入目录，保证目录和正文标题的一致性，保持书稿整齐、协调。除了标题之外，编辑还可以利用“样式和格式”解决很多格式方面的统一问题。

2.利用“编辑”菜单中的“查找”和“替换”子菜单修改不规范的用法

针对书稿中常见的图形、表格、公式、标点符号、词汇、计量单位等不规范和不一致的问题，编辑可以利用“查找”和“替换”功能轻松解决。例如，书稿中的图形、表格和公式一般都采用阿拉伯数字分章编号，但其形式有多种，如“图1—1”和“图1．1”等，编辑可以利用“查找”和“替换”功能将不同的表述形式按本社的规范要求进行统一，如将“．”替换成“—”。值得一提的是，编辑还可以利用页面视图右下角的“选择浏览对象”这一工具来检查表格和图形的顺序是否正确、连续。再如，在会计书稿中，有的译者将“账户”写成“帐户”，对此编辑可以利用“替换”功能将“帐”替换成“账”。请注意，“替换”功能的用途非常广泛，适用于书稿中涵盖的各种内容，如格式、特殊符号等，但“全部替换”这一选项要慎用，以免将原本正确的内容改错。

3.利用“插入”菜单中的“引用”子菜单规范脚注格式、更新目录

书稿中的脚注格式经常不一致，如：编号格式有的是阿拉伯数字，有的是英文字母等；起始编号有的是“1”，有的是“a”等；编号方式有的是“连续编号”，有的是“每页重新编号”等。对此问题，编辑可以通过“插入”菜单中“引用”子菜单下的“脚注和尾注”对话框来解决：先在正文中选中任意一个脚注编号，然后打开“插入”菜单中“引用”子菜单下的“脚注和尾注”对话框，按照要求选择规范的编号格式、起始编号和编号方式，选择将更改应用于“整篇文档”，单击“应用”确定。有些书稿还缺少目录，编辑设置完标题级次之后，可以利用“引用”子菜单下的“索引和目录”对话框，在“目录”选项下根据需要进行设置，然后插入目录。“引用”子菜单包含的功能很多，上述两项是编辑加工时经常用到的。

四、对特殊问题具体分析、个别处理

在书稿中，各个章节还存在着自身特有的问题，这些问题无法通过Word菜单进行批量处理，而是需要从小处着眼，具体分析、个别处理。

对于书稿中的错字、别字和语法错误等问题，编辑需要认真、仔细地阅读整部书稿，争取不放过任何一处错误。对于书稿中提及的一些著名公司、组织、人物的名称等，编辑要注意其正确性，以免闹出笑话，危及书稿质量。书稿中的某些句子还可能涉及政治敏感问题，有的内容可能涉嫌抄袭，编辑尤其要注意，虽然编前三审环节已对此问题把关，但编辑在加工时也要时刻保持高度警觉，不可放松。

五、注意统稿和微调

编辑加工是一个动态的过程，阅读的书稿内容越多，对书稿质量和主题的了解就越深，编辑加工的重点和流程也就需要做出适当的调整。另外，编辑在加工过程中也会出现一些失误，如输入错别字、误删一些句子或词语等，因此在修改时要特别注意、仔细检查。加工过程大致完成之后，编辑还要统观全文，认真处理遗留问题，检查修改后的书稿结构是否完整、行文是否规范、格式是否统一、要件是否齐全，使书稿达到“齐、清、定”的发稿要求。

编辑在加工电子版书稿的过程中，要充分发挥“人脑+电脑”的优势，既要不断积累经验、丰富业务知识，武装自己的大脑，又要使电脑的强大功能为自己所用，熟练掌握编辑技巧，提高编辑工作的质量和效率；既要从宏观上把握书稿的质量水平和主要问题所在，选择合适的编辑流程，控制书稿的结构质量，又要从微观上对具体问题进行具体分析和处理，控制书稿的基础质量，力争做到“信、达、雅”。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.16.038